deze notities komen uit vijf succesvolle jaren van Open Data Day DC en andere civic hackathons die ik heb uitgevoerd, gesponsord, of deelgenomen aan.de ideeën zijn geïnspireerd door vele individuen, met name mijn Open Data Day DC co-organisatoren Eric Mill, Sam Lee, Katherine Townsend, en Julia Bezgacheva, evenals Justin Grimes, Matt Bailey, Leah Bannon, Laurenellen McCann, en Greg Bloom.

Wat is een hackathon?

gedefinieerd

ik definieer “hackathon” zeer breed:

• hacken is creatief probleemoplossend. (Het hoeft geen technologie te betrekken.)
• een hackathon is een gebeurtenis van elke duur waarin mensen samenkomen om problemen op te lossen. De meeste hackathons die ik run hebben ook een parallel parcours voor workshops.

deelnemers vormen meestal groepen van ongeveer 2-5 personen, nemen hun laptops (als het evenement een technologiethema heeft) en duiken in problemen. Trainingsworkshops zijn een geweldig parallel parcours, vooral voor nieuwkomers maar ook voor alle deelnemers.

positieve energie

Hackathons hebben een slechte rap gekregen vanwege sommige met een ongezonde, concurrerende structuur, en voor het stellen van onrealistische verwachtingen. Als je zo ‘ n hackathon niet leidt, ben je op het juiste spoor. Hier zijn de doelen die ik in gedachten Houd:

• Versterk de gemeenschap waar de hackathon voor is.
• welkom zijn bij nieuwkomers in de gemeenschap.
• een kans bieden voor deelnemers om iets nieuws te leren.
• geef deelnemers ruimte en tijd om vooruitgang te boeken bij de problemen waarin zij geïnteresseerd zijn.

verwacht niet daadwerkelijk een probleem opgelost te hebben tegen het einde van de hackathon. Echte problemen zijn moeilijk! Denk aan de hackathon als een pitstop op een lange reis om problemen op te lossen of als een trainingssessie om deelnemers voor te bereiden op het oplossen van problemen.

omdat u een probleem niet gaat oplossen, zet dan geen onrealistische (en ongezonde) druk op uw deelnemers. Blijf niet de hele nacht op, pomp deelnemers niet met cafeïne, en maak geen winnaars en verliezers. Er is nog nooit bier, wedstrijden of tijdsdruk geweest bij mijn hackathons. Deelnemers moeten energiek komen en worden begroet met positieve energie.

wacht-misschien is een hackathon niet het juiste

Mijn notities hieronder zijn meestal logistiek en gaan uit van een technologiegerichte aanpak. Ik neem aan dat je een hackathon wilt runnen. Maar lees dus je denkt dat je een Hackathon wilt runnen? Denk opnieuw door Laurenellen McCann voor gedachten over andere (en soms betere) manieren om een gemeenschap te betrekken.

overweeg ook om uw evenement geen “hackathon”te noemen. Niet iedereen zal weten wat je bedoelt, en “hacken” zou kunnen maken het minder waarschijnlijk dat alle groepen zich welkom voelen.

als het doel van uw hackathon is om een product op de markt te brengen, stop dan hier en lees een andere handleiding. Jouw en mijn doelen zijn niet hetzelfde.

welkom nieuwkomers

het moeilijkste aan het runnen van een succesvolle hackathon is om nieuwkomers welkom te heten en hen te helpen betrokken te raken bij een activiteit.

nieuwkomers hebben vaak last van” bedriegers syndroom”, het gevoel dat ze er niet bij horen omdat ze geen vaardigheden hebben, niet slim genoeg zijn, enz. Ze hebben het mis, natuurlijk, maar totdat ze het gevoel hebben dat ze erbij horen zullen ze niet in staat zijn om een vervullende ervaring te hebben. Het is de taak van de hackathon organisator om hen te helpen beseffen dat ze iets bij te dragen.

de eerste keer dat hackathon deelnemers worden vaak overweldigd als het tijd is om een project te vinden om aan te werken. Ze weten misschien nog niet hoe ze hun eigen vaardigheden moeten relateren aan het soort projecten waaraan wordt gewerkt. Weten hoe nuttig te zijn is een vaardigheid op zich. Je moet hen begeleiden naar een project en door middel van een proces voor hen om te beseffen hoe ze kunnen bijdragen. Als je te veel verloren deelnemers en niet genoeg hulp in het krijgen van hen begonnen op een project, zullen ze vertrekken — proberen te voorkomen dat.

de hackathon organisator moet ervoor zorgen dat iedereen iets te doen heeft. Een manier om dit te doen is om een lijst van projectleiders van tevoren te hebben: mensen die je kent komen met bepaalde projecten die je andere deelnemers kunt begeleiden. En u kunt werken om ervoor te zorgen dat uw hacking projecten zijn klaar om nieuwkomers te accepteren. U kunt ook niet-projectactiviteiten houden-workshops, die hieronder worden beschreven — die gemakkelijker zijn voor nieuwkomers om mee te doen.

je zou ook kunnen overwegen om nieuwkomers met mentoren te koppelen of een pre-event sessie te houden alleen voor nieuwkomers, zoals Wikimedia onlangs deed.

Hacking

De hacking track is voor deelnemers om in problemen te duiken. Vaak vormen groepen van 2-5 individuen zich rond een project, zoals het bouwen van een nieuwe datavisualisatie, het schrijven van een document, of het gezamenlijk onderzoeken van een probleem. Deelnemers nemen hun laptops, maken verbinding met stroom en wifi en gaan aan de slag.

hacken begint met projectintroducties. Deelnemers die projecten naar het evenement brengen hebben de mogelijkheid om kort (maximaal 1 minuut) uit te leggen waar ze aan werken aan het begin van het evenement, zodat andere deelnemers aan dat project kunnen deelnemen. Aan het einde van het evenement, een wrap-up sessie geeft elk project een kans om een aantal prestaties te demonstreren.

het cultiveren van goede projecten

niet elk project maakt een goed hackathon-project. Het is uiterst belangrijk om de volgende kwaliteiten in de projecten tijdens uw evenement te maximaliseren:

• duidelijk gearticuleerd. Projecten moeten een duidelijke vraag of probleem hebben dat ze proberen op te lossen plus een redelijk specifieke voorgestelde oplossing.
• haalbaar. De meeste projecten zullen ongeveer 25% bereiken van wat ze denken te kunnen bereiken in de beperkte tijd die ze hebben. Beheer de doelstellingen van elk project, zodat de deelnemers zich aan het einde van de sessie voltrokken voelen, niet onderbroken.
• gemakkelijk aan boord van nieuwkomers. Projecten moeten kant-en-klare taken hebben voor nieuwkomers met uiteenlopende vaardigheden en op verschillende vaardigheidsniveaus. Voor het coderen van projecten, kunnen deze taken geen intieme kennis van de code base vereisen, en zorg ervoor dat de bouwomgeving kan worden gesponnen in minder dan 20 minuten. Maak een lijst met taken of maak github problemen van tevoren!
• geleid door een stakeholder. Een stakeholder (of” vakexpert”) begeleidt een project naar relevantie in de echte wereld. Projecten zonder stakeholder kunnen een probleem “oplossen” dat niet bestaat. Idealiter is de leider (of een van de leiders) een stakeholder, of een goede proxy voor een stakeholder. Ik beveel het beoordelen van Laurenellen McCann ‘ s Build met, niet voor de serie over het betrekken van belanghebbenden in alle civic tech werk. Bovendien is het nooit genoeg voor een projectleider om gewoon een ideeënpersoon te zijn. Pas op als de leider een stakeholder is, maar niet kan voorzien hoe hij of zij samen met de rest van het team zou kunnen implementeren.
• georganiseerd. Voor projecten met vier of meer leden, met name nieuwkomers, moet de rol van de projectleider zijn om te coördineren, ervoor te zorgen dat elk teamlid iets heeft om aan te werken en nieuwe teamleden te helpen verwelkomen.

behandel deze opsommingstekens als een checklist. Projecten die over zichzelf denken in termen van deze kwaliteiten hebben de neiging om gelukkiger en productiever te zijn.

Als u weet aan welke projecten tijdens het evenement zal worden gewerkt, hoe eerder u die projecten hierover kunt laten nadenken, hoe beter. Ontmoet projectleiders en praat indien mogelijk van tevoren over deze onderdelen van hun project. Als organisator kan het hebben van deze informatie over projecten u ook helpen deelnemers te leiden naar projecten waar ze misschien aan willen werken.

bij Hackathons met een thema

een hackathon met een thema is er een waarin de projecten beperkt zijn tot een bepaald probleem: zoals duurzaamheid van voedsel of terugkerende Burgers. Thema hackathons zijn in staat om onderwerpen experts aan te trekken (iets dat open-ended hackathons zoals Open Data Day DC zijn niet goed in), en projecten draaien meestal rond problemen die de onderwerpen experts brengen aan de tafel.

wanneer thema hackathons ook technologie hackathons zijn, is er een veel voorkomend probleem: Deskundigen op het gebied van onderwerpen kunnen gemakkelijk problemen in hun vakgebied identificeren, maar kunnen deze problemen niet altijd omzetten in werkbare technologieprojecten. Andere deelnemers kunnen klaar zijn om hun vaardigheden toe te passen, maar weten niets over het thema van de hackathon. Het overbruggen van die kloof vereist een zorgvuldige planning van tevoren.

wat vaak resulteert is een indeling van de ruimte in drie groepen:

1. thematische deskundigen en andere deelnemers die succesvol samenwerken.
2. thematische deskundigen die met andere thematische deskundigen werken aan probleemonderzoek, maar niet aan uitvoering.
3. andere deelnemers die moeite hebben om iets te vinden dat relevant is voor het werken aan / implementeren van een oplossing van minimale waarde voor het oplossen van de werkelijke problemen van het thema.

#1 is groot. #2 is prima als de groep gelukkig is. Maar # 3 is slecht: deelnemers zonder onderwerpbegeleiding voelen zich verloren. Om dit te voorkomen, zorg ervoor dat je genoeg werkbare projecten voor iedereen voorafgaand aan het evenement. Werk voorafgaand aan het evenement samen met de vakdeskundigen om hun problemen om te zetten in projecten. Zie het hoofdstuk “goede projecten cultiveren” hierboven om ervoor te zorgen dat er een samenhangende vraag is, dat de nodige middelen beschikbaar zijn (bijvoorbeeld datasets) en dat de vaardigheden die nodig zijn voor het project overeenkomen met de vaardigheden die naar verwachting door andere deelnemers zullen worden gebracht (en in voldoende hoeveelheid).

bovendien kan een expert op het gebied van onderwerpen veel ideeën voorstellen, maar hij of zij kan slechts effectief deelnemen aan één project tijdens het evenement, dus zorg ervoor dat er ten minste één expert op het gebied van onderwerpen + werkbaar project is voor ongeveer elke vier niet-deskundige deelnemers.

het plaatsen van nieuwkomers in nieuwe projecten

deelnemers aan bestaande projecten kan zeer moeilijk zijn. Het is een van de moeilijkste onderdelen van hacken. Dus heb ideeën voor nieuwe projecten die vooral gemakkelijk zijn voor deelnemers om mee te beginnen als ze niet kunnen deelnemen aan een bestaand project. Het hebben van projectideeën klaar is vooral belangrijk als je niet verwacht dat veel deelnemers om projecten te brengen! En sta altijd open voor projectideeën van deelnemers. Een project van één, dus iemand die alleen werkt, is ook goed!

andere Tips

staan niemand toe om een idee te pitchen waar ze niet aan zullen werken op de gebeurtenis, tenzij er echt niet genoeg ideeën zijn om rond te gaan. Anders is dit een verspilling van ieders kostbare tijd.

onderbreek de hackers niet zodra het hacken is begonnen, behalve om ervoor te zorgen dat het hacken soepel verloopt, om te controleren of iedereen iets te doen heeft, en om mensen op het algemene schema te houden. Mid-day activiteiten zoals lunch-time speakers en videogesprekken met mensen off-site zijn ongelooflijk afleidend voor deelnemers die nu staan te popelen om te werken aan een probleem.

Training

een succesvolle hackathon kan gewoon hacking zijn, gewoon training, of zowel hacking als training.

als je een aanzienlijk aantal nieuwkomers hebt, is het geven van trainings workshops een geweldige manier om hen iets te geven waar ze zich prettiger bij voelen dan in hacking duiken. U kunt workshops geven om deelnemers kennis te laten maken met het onderwerp van de hackathon of met bepaalde technische vaardigheden die nuttig zijn voor de hackathon. Workshops kunnen ook plaatsen zijn om een discussie te voeren over onderwerpen op het gebied van de hackathon. Workshops moeten zoveel mogelijk interactief zijn

Kies uw workshop leiders zorgvuldig. Idealiter hebben de leiders al eerder dezelfde workshop gehouden, zodat ze goed geoefend zijn. Ze moeten ook zo divers zijn als de deelnemers die je wilt zien op het evenement (geslacht, ras, leeftijd, enz.). Lees de tips van de hopper Conference Diversity Guide over het selecteren van sprekers.

Voer de workshops uit in een tweede ruimte indien mogelijk. 45-90 minuten workshops zijn een goede lengte. Als u meer dan een workshop, laat 15-30 minuten vrij tussen de workshops om de eerste leider te sluiten en de tweede leider op te zetten.

op Open Data Day DC hebben we gedurende twee dagen zes workshops gehouden over een introductie tot open data en API ‘ s, een introductie tot samenwerking met behulp van github, open mapping, een introductie tot Python en community engagement.

locatie & datum

basisvereisten

zoek een locatie om uw evenement te hosten en reserveer de datum. Dit is het enige wat je nodig hebt om aanzienlijk te doen voorafgaand aan het evenement. Hoe eerder u ruimte kunt reserveren, hoe beter.

zoek een locatie die kan voorzien in:

• juiste zitplaatsen (zie hieronder)
• Eén stekkerdoos per tabel
• Wifi (is het snel en betrouwbaar? kan het al uw Deelnemers verbinden? blokkeert het poorten?)
• Projector
• een microfoon, ten minste in grote ruimten
• toegankelijke ingangen en rolstoelvriendelijke zitruimte (en als er een podium is, controleer of het toegankelijk is, indien van toepassing)
• genderneutraal, éénpersoonsbezetting, toegankelijke badkamers

(Als u een groot evenement organiseert, lees dan ook alle hier vermelde toegankelijkheidskwesties door.)

zitplaatsen

zitplaatsen zijn verschillend voor hacking en workshops. Voor hacking, wilt u een banket-stijl setup met grote ronde tafels die plaats over 10 personen elk. Kamers in banket-setup houden het minste aantal mensen in vergelijking met andere tafel/stoel arrangementen, dus houd daar rekening mee bij het berekenen van de capaciteit. Voor workshops wil je stoelen in klaslokaalstijl, dat wil zeggen rechthoekige tafels met stoelen aan één kant.

wanneer

kies de datum van uw evenement zorgvuldig. Vermijd de zomer, vakantie, en andere belangrijke evenementen in uw vakgebied. Weekends zijn moeilijk voor mensen die in hun professionele hoedanigheid aanwezig zijn. Doordeweekse avonden zijn moeilijk voor ouders.

vraag uw locatie naar toegestane begin-en eindtijden. Stel tijden in voor wanneer je aankomt/vertrekt en voor wanneer deelnemers aankomen / vertrekken. Plan ten minste 30 minuten voor en na het evenement voor u op te zetten en tear-down/cleanup.

zorg ervoor dat u kunt krijgen in en dat uw deelnemers kunnen krijgen in. Als de voordeur van het gebouw op slot is, zorg er dan voor dat je een sleutel hebt en dat je iemand bij de deur hebt geplaatst om deelnemers binnen te laten (je hebt mogelijk een team van mensen nodig om de hele dag bij de voordeur te roteren).

controleer ook…

Controleer of de locatie u toestaat om voedsel in de kamer te hebben.

indien het evenement buiten kantooruren wordt gehouden, controleer dan of de locatie voorzien is van airconditioning/verwarming.

budgettering van uw locatie

professionele locaties kosten nogal wat geld, dus u moet iets vinden dat past bij uw budget. Hopelijk vindt u wat vrije ruimte met goede wifi (uw lokale bibliotheek, het bedrijf van een vriend, enz.).

voor een groot evenement van één hele dag in een grote stad, verwacht je dat locaties veranderen in de duizenden dollars per dag. Het hangt af van hoeveel ruimte je nodig hebt, en er is geen rijm of reden om de prijzen, maar het komt meestal uit op ongeveer $10-$30 per persoon.

sponsoring

voor grote evenementen hebt u waarschijnlijk sponsors nodig om de kosten te dekken.

Sponsors geven je iets-geld, ruimte, eten, t-shirts — met de verwachting dat ze iets uit hun steun voor je evenement krijgen. Ze kunnen werven / inhuren en zijn op zoek naar Scouting uit uw deelnemers, of ze kunnen de marketing van een product dat ze willen promoten.

denk na over wat je bereid bent om sponsors te geven in ruil voor hun steun. U zult zeker uw sponsors bedanken, bij naam, tijdens uw openings-en sluitingssessie, en u zult waarschijnlijk ook uw Dank willen twitteren. Daarnaast, wil je hen een tijd geven op een podium om met je bezoekers te spreken? Of een tafel achterin om met hun spullen te pronken? Het is aan u, en u moet het juiste evenwicht tussen het binnenhalen van genoeg sponsorschappen met niet het mengen in de doelstellingen van uw gebeurtenis vinden.

bereken eerst uw budget — uw plaats en voedselkosten, vooral—, zodat weet u hoeveel in sponsoring u nodig hebt. Maar begin dan vroeg met het veiligstellen van sponsors.

voedsel

idealiter moet u koffie en lichte maaltijden aanbieden voor ontbijt en dranken gedurende de dag (vooral water). Eten is verrassend duur, dus doe wat je kunt.

wat te kopen

als u voedsel verstrekt, moet u vegetarische en zuivelvrije opties aanbieden omdat deze dieetbeperkingen zeer gebruikelijk zijn. Vegetariër worden is geen slecht idee. Houd daarna rekening met andere beperkingen die je deelnemers kunnen hebben (vegan, koosjer, glutenvrij) en doe je best.

wees verantwoordelijk met uw voedsel. Denk als een ouder. Bestel voedsel dat relatief gezond is. Vermijd zware voedingsmiddelen die mensen slaperig maken (zoals brood) of ineffectief (zoals alcohol). Cafeïne en suiker zijn prima (energie is belangrijk), maar hebben ook echte voeding..

budgettering en logistiek

bedragen $7 tot $ 15 per persoon. Pizza is het goedkoopste voedsel om te krijgen, maar het is ook in principe het ergste wat je eventueel iemand kunt voeden (en niet iedereen eet het) — Vermijd pizza als je kunt.

Als u voedsel bestelt, plaatst u de bestelling waarschijnlijk minstens drie dagen voor het evenement.

Swag

sommige gebeurtenissen geven swag graag, zoals t-shirts of stickers. Persoonlijk denk ik dat er veel betere manieren zijn om uw budget te besteden, maar als u echt swag wilt bieden, houd dan in gedachten–

krijg geen one-size-fits-all t-shirts omdat mensen niet allemaal hetzelfde zijn. In feite, lees Hopper Conference Diversity Guide ‘ s sectie over t-shirts.

Gedragscode

Technologiegebeurtenissen hebben een geschiedenis van niet altijd welkom zijn voor vrouwen en minderheden. Dat moeten we veranderen. U kunt deel uitmaken van die verandering door het aannemen van een gedragscode voor het evenement. Een gedragscode gaat niet alleen over het handhaven van regels. Het stelt communautaire normen en stuurt een signaal naar would-be deelnemers dat u probeert om een gastvrije omgeving te creëren. En, natuurlijk, als er een probleem op uw evenement met een code of conduct van tevoren zal u helpen het probleem op te lossen.

zoek naar gedragscodes die worden gebruikt op evenementen die u bewondert, of kopieer deze van Code for DC ’s code of Tech Lady Hackathon + Training Day’ s code of conduct. Lees hier ook het gedeelte van de hopper Conference Diversity Guide over.

Happy hours

een voorafgaand happy hour de avond ervoor helpt deelnemers om elkaar te leren kennen in een ontspannen omgeving. Een post-event happy hour de avond na de hackathon wraps up geeft deelnemers een kans om te socialiseren nu ze elkaar kennen.

voor grote evenementen, kies een balk van tevoren en praat met de balk en zorg ervoor dat het goed is voor u om een grote groep mee te nemen. U kunt een gedeelte van de bar reserveren (ze kunnen vragen om een betaling van tevoren of een gegarandeerde minimale uitgaven die ze u in rekening brengen na als uw mensen niet genoeg bestellen).

Als u alcohol serveert houd in gedachten: niet iedereen drinkt (mensen jonger dan 21 jaar, zwangere vrouwen en vele andere mensen om verschillende redenen); alcohol kan leiden tot een onveilige of ongemakkelijke omgeving; degenen die drinken hebben het openbaar vervoer nodig om thuis te komen. Dus daarom: zorg voor niet-alcoholische dranken; toezicht op het milieu om ervoor te zorgen dat het professioneel en comfortabel blijft voor iedereen; wees in de buurt van het openbaar vervoer.

registratie

een Eventbrite-registratieformulier instellen.

Registratielimiet

Bepaal uw maximale capaciteit. Voor een evenement met parallelle tracks, in gedachten houden dat de deelnemers zullen allemaal verzamelen in een kamer aan het begin van het evenement, zodat uw maximale capaciteit is een beetje groter dan de capaciteit van uw belangrijkste kamer (sommige mensen kunnen knijpen/staan aan het begin).

voor een vrije gebeurtenis zal ongeveer 65% van degenen die zich registreren daadwerkelijk verschijnen. Dit aantal wordt zeer consequent gezien in alle gebeurtenissen. Dus cap registratie op 150% van uw werkelijke maximale capaciteit.

informatie verzamelen

gebruik het inschrijfformulier om informatie te verzamelen over deelnemers:

• naam (en mogelijk andere informatie zoals vereist door de beveiliging van de locatie)
• e-mailadres
• functietitel
• zijn ze nieuw bij hackathons?
• wat voor hacker zijn ze? Voorbeelden: Ontwikkelaar. Ontwerper. Data Wetenschapper. Domein Expert. Overheidspersoneel. Communicator. projectleider. Advocaat.
• waarop willen ze hacken? (free form question)
• zijn zij geïnteresseerd in een van de workshops?
• hoe ze over de gebeurtenis hoorden
• speciale behoeften/Verzoeken

hoe meer informatie je van tevoren kunt verzamelen, hoe beter je kunt plannen. U kunt beginnen na te denken over wie zal werken aan wat zodra de inschrijvingen beginnen te komen. Probeer je letterlijk voor te stellen hoe elke geregistreerde deelnemer bezig zal houden op het evenement op basis van welke informatie je over hen weet.

tien dagen voor

zoek projectleiders

kijk wie er komt en als u weet dat sommige van deze mensen met bepaalde projecten komen, identificeer projectleiders. U kunt ze ook op dit moment ontmoeten om:

• hen te begeleiden over hoe ze vooruitgang kunnen boeken met hun projecten
• identificeren hoe ze nieuwkomers kunnen aannemen, welke taken voor nieuwkomers kunnen worden uitgevoerd
• identificeren wat voor soort hulp hun project nodig heeft

zie de sectie cultiveren van goede projecten hierboven.

zoek helpers

Als u interactieve workshops houdt waarbij de deelnemers op hun laptops volgen en veel deelnemers verwachten, wilt u misschien werkplaatshelpers hebben om deelnemers te helpen die vast komen te zitten. Plan voor ten minste één helper voor elke 10-20 deelnemers.

vind ook helpers om een registratietabel en de voordeur van het gebouw te draaien als het is vergrendeld, en u kunt ook overwegen vrijwilligers te identificeren om de leiding te nemen over fotografie, het beheren van sociale media, en documenteren wat er gebeurt op het evenement voor het vertellen van verhalen daarna.

e-mail deelnemers

mogelijk wilt u de geregistreerde deelnemers op dit moment mailen met zoveel logistieke informatie als u weet, zodat ze vooruit kunnen plannen. Zie” de dag ervoor ” hieronder voor wat op te nemen in de e-mail.

drie dagen voor

groepscommunicatie instellen

een manier instellen voor uw deelnemers om digitaal te communiceren en contact te houden na het evenement. Sommige opties zijn:

• een chatroom, zoals Slack
• een sociaal mediakanaal, zoals een hashtag op Twitter of een Facebook-groep
• een gedeelde documentruimte, zoals Google Docs of Dropbox Paper
• een e-maillijst, zoals een Google-groep

denk na over hoe je je verhaal vertelt

een deel van de blijvende impact van je evenement is hoe mensen het zullen onthouden:

• kies een hashtag.
• Stel een tumblr of andere openbare gedeelde documentruimte in (zie hierboven) voor projecten om voortgang vast te leggen en links te plaatsen.
• denk na over hoe je foto ‘ s van je hackathon kunt maken die zijn verhaal vertellen.lees Nathan Matias en Willow Brugh ‘ s media-making strategies voor hackathons.

benodigdheden verwerven

u moet naar het evenement brengen:

• papier, markers en tape om borden te schrijven en te plaatsen met
• Naambordstickers en markers voor mensen om hun namen op hun naambordje te schrijven
• Notitiekaarten, pennen, papier en andere benodigdheden om projectplanning te vergemakkelijken
• Plastic bekers, papieren borden en wegwerpbenodigdheden als u voedsel levert

ook…

• plaats voedselbestellingen
• e-mail journalisten die mogelijk geïnteresseerd zijn in het evenement
• Laad uw camera op zodat u klaar bent om foto ‘ s te maken
• sommige locaties vereisen een lijst van deelnemers voor de beveiliging. Als u een lijst moet indienen, zorg er dan voor dat u deze alfabetiseert! Beveiliging zal waarschijnlijk afdrukken wat je hebt als-is en dingen worden snel ingewikkeld als de lijst niet in orde is.

e-mail deelnemers opnieuw

u kunt de geregistreerde deelnemers op dit punt opnieuw e-mailen met zoveel logistieke informatie als u weet, zodat ze vooruit kunnen plannen. Zie” de dag ervoor ” hieronder voor wat op te nemen in de e-mail.

de dag ervoor

Walk-through

doe een walk-through van uw locatie. Zorg ervoor dat je:

• bankettafels voor hacking, rechthoekige tabellen voor workshops
• genoeg stoelen hebt (tel ze!)
• Een stekkerdoos per tabel
• was
• Werken projector en een VGA-dongle (misschien zelfs de computer testen)
• Een microfoon, ten minste in grote kamers

Als u twee parallelle sporen:

• Ga via de bovenstaande lijst nadat voor het hacken van de kamer en weer voor de training room
• zorg Ervoor dat u genoeg ruimte om iedereen in één kamer, omdat de deelnemers verzamelen in een kamer op de eerste voor de gezellige sessie

e-Mail blast

het Verzenden van een logistiek e-mail aan geregistreerde deelnemers. Zijn:

• Uw contact informatie, met inbegrip van uw mobiele telefoon nummer, zodat de deelnemers kunnen bellen/sms-je als ze niet kunnen vinden van de locatie
• Een pre-event en na het evenement happy hour informatie: locatie, datum en tijd
• Start-en einddatum en tijden van het evenement
• Locatie van het evenement (adres en de naam van het gebouw), exacte locatie van de ingang, routebeschrijvingen, en kaart
• Herinnering te brengen ID als de locatie heeft een beveiliging check-in
• Herinnering te brengen, een laptop en lader
• Wat voedsel/dranken worden verstrekt en wanneer (ontbijt, lunch, diner?), en welke beperkingen zullen worden ondergebracht (vegetarisch, enz.)
• schema van workshops, indien van toepassing
• uw gedragscode (of een link)
• als er problemen zijn met de toegankelijkheid van de locatie voor gehandicapten, voeg dan toe dat
• alle vooruitlezen materialen om ze voor te bereiden op het onderwerp van het evenement
• namen van de organisatoren en ontvangstbevestiging/dankbetuiging aan sponsors

Handouts

Print handouts voor deelnemers met inbegrip van:

• WiFi info (SSID en wachtwoord)
• hashtag en URL
• het schema (starttijd, lunch, eindtijd, en workshop schema indien van toepassing)
• een lijst van breakout rooms
• beveel nabijgelegen locaties aan voor lunch/diner (en voeg indien mogelijk een kaart toe)
• een korte URL (bijv. bitly) naar de tumblr of hackpad pagina

één kopie per tabel afdrukken (d.w.z. één kopie voor elke ~5-10 deelnemers).

ook

• dia ‘ s voorbereiden voor de welkomstsessie (als u wilt)
• Laad uw telefoon op. Het wordt morgen een lange dag.

Hackathon schedule

wanneer u vroeg aankomt

• zorg ervoor dat alles in orde is: tafels/stoelen zijn er, de projector werkt, toiletten zijn in werkende staat
• plaats borden vanaf de hoofdingang van het gebouw naar de plaats waar de deelnemers eerst moeten gaan
• plaats borden naar toiletten en alle andere kamers deelnemers moeten mogelijk naar
• gaan Geef de naambadges op. Als ze zijn gedrukt met namen, lay-out alfabetisch en als er veel groep ze door een deel van het alfabet en post borden.

verwelkoming sessie

begin met een korte sessie iedereen welkom heten en de dag opmaken:

• introduceer de organisatoren
• Dank de locatie en sponsors (vergeet niemand — dit is de reden waarom ze u gesponsord hebben)
• leg de geschiedenis en het doel van het evenement uit
• vermeld de Gedragscode (ook hier is het vaak belangrijk om normen vast te stellen, niet alleen om regels af te dwingen)
• vraag Wie niet eerder naar een hackathon is geweest, of naar uw specifieke evenement; geef een applaus
• : de Tumblr, het schema van workshops, lunch, eindtijd
• moedigen mensen aan om sessienotities te maken en te delen en om de voortgang van projecten vast te leggen (zie de notities hierboven over het vertellen van het verhaal van de hackathon)

In een klein evenement (tot ongeveer 30 personen) kunt u alle deelnemers zichzelf laten voorstellen.

Iedereen die een project aan het werk heeft gebracht, moet het project dan aan iedereen voorstellen. Dit wordt ook wel ” Project pitches.”Houd elke pitch kort: de naam en aansluiting van de leider, een probleemverklaring, de oplossing en de vaardigheden/hulp die nodig zijn. Projectleiders hebben de neiging om zo lang als ze kunnen te praten, dus je kan nodig zijn om ze af te snijden na een minuut om respect te hebben voor de tijd van het publiek. Moedig leiders aan om dit niet te zien als rekruteren, maar als opscheppen hoe geweldig hun dag gaat worden.

gedurende de dag

laat iemand de hacking room beheren. Ga rond om te controleren of elk project soepel verloopt. Kijk of iemand iets nodig heeft of niets kan vinden om aan te werken. Houd mensen op het algemene schema. Waarschuw iedereen als het tijd is voor de lunch en een uur voor de afsluitende sessie. Voorafgaand aan de afronding, zorg ervoor dat elk project is bereid om uit te leggen wat ze deden. Laat ze hun voortgang op de tumblr vastleggen.

laat iemand workshops beheren. Zorg ervoor dat de workshops op schema blijven, dat de deelnemers de leider begrijpen, de leider kunnen horen vanuit de achterkant van de kamer, enz. Wees er om ervoor te zorgen dat de workshopleider geen technologische problemen heeft. Er moet altijd een organisator aanwezig zijn bij de workshops.

Wrap-up

De wrap-up sessie geeft iedereen de kans om te horen waaraan iedereen gedurende de dag heeft gewerkt. Voor een kleine groep, vraag vrijwilligers om te melden wat ze bereikt hebben of wat ze geleerd hebben (vooral voor deelnemers aan de workshop). Geef de mensen een applaus.

in grote groepen moet elk project verslag uitbrengen over zijn prestaties. Laat ze, indien mogelijk, hun werk aan de projector tonen. Maar hou het kort. Op dit punt projecten kunnen veel te zeggen hebben. Houd elk project op 1 of 2 minuten, en als ze iets op de projector gaan laten zien, zorg ervoor dat het klaar is voordat de wrap-up sessie begint.

eindelijk:

• bedank de locatie en sponsors
• bedank de deelnemers en medeorganisatoren
• als er een post-event is, leid mensen ernaar of Vraag een vrijwilliger om mensen over

Tear-down

ten slotte, als alle deelnemers weg zijn, zorg er dan voor dat de locatie weer in zijn oorspronkelijke staat is:

• opruimen
• verwijder borden

/li>

• controle op verloren voorwerpen

Postmortem

na de gebeurtenis:

• schrijf alles op wat goed ging, zodat u het de volgende keer kunt herhalen
• schrijf alles op wat fout ging, zodat u het de volgende keer kunt vermijden
• bereken hoeveel het evenement in totaal en per deelnemer kostte, alleen om te weten
• enquête de deelnemers over wat ze wel en niet leuk vonden
• Blog over het evenement