af en toe, vind ik mezelf counseling een werkgever met ofwel geen FMLA beleid of een volledig ontbreekt enige zinvolle details. Vaak ontbreken in dit beleid belangrijke bepalingen ter bescherming tegen aansprakelijkheid.

Neem bijvoorbeeld de FMLA-periode van 12 maanden.

zoals de werkgevers weten, heeft een anders in aanmerking komende werknemer recht op 12 weken FMLA-verlof in een periode van 12 maanden. Deze “periode van twaalf maanden” wordt met name door de werkgever bepaald. Wat gebeurt er als een werkgever de periode van 12 maanden niet bekendmaakt in zijn FMLA-beleid? Ze kunnen eindigen als de Illinois Department of Corrections (IDOC).

IDOC handhaafde blijkbaar een FMLA-beleid, maar het informeerde de werknemers niet hoe de FMLA-periode van 12 maanden was gedefinieerd. Wanneer dat gebeurt, de 12-maanden optie die het meest gunstige resultaat voor de werknemer biedt wordt gebruikt. IDOC leerde dit op de harde manier. Een van zijn medewerkers, Mike, nam en schijnbaar uitgeput FMLA verlaten. Later werd hij ontslagen voor drie niet-gebruikte afwezigheden.aangezien het IDOC de werknemers niet informeerde over wat het als de 12 maanden durende FMLA-periode gebruikte, besloot het Hof dat de “meest gunstige” uitkomst voor Mike moest worden gebruikt, waardoor hij in feite twee weken FMLA-verlof terugkreeg dat hij in dit geval had kunnen gebruiken. Caggiano V. Illinois Dept. van correcties (pdf)

Ouch. Dat prikt.

hoeveel manieren zijn er om tot 12 te tellen?

laten we IDOC ‘ s loss gebruiken als een kans om te bespreken welke 12 maanden FMLA periode u moet gebruiken voor uw personeel. De FMLA-regelgeving staat werkgevers toe om een van de vier verschillende methoden te gebruiken om het bedrag van FMLA verlaten een werknemer gebruikt binnen een periode van 12 maanden te berekenen. Volgens de regeling kan een werkgever een van de volgende perioden van 12 maanden kiezen:

1. Het kalenderjaar
2. Een vaste 12-maand “laat het jaar,” zoals een boekjaar, een jaar vereist door de wetgeving van een lidstaat of een jaar, te rekenen op een medewerker van de “verjaardag” date
3. De periode van 12 maanden, gemeten naar voren van de datum waarop een werknemer in de eerste FMLA laat begint
4. Een “rolling” periode van 12 maanden gemeten terug vanaf de datum waarop een werknemer gebruik maakt van een FMLA verlaten

voor-en Nadelen in het Kiezen van een Bepaalde Periode van 12 Maanden

Werkgevers kunnen kiezen een van deze vier berekeningsmethoden, zo lang als de methode wordt toegepast consequent en uniform voor alle medewerkers. Zodra de werkgever een bepaalde periode van 12 maanden kiest, kan hij echter niet naar een andere periode van 12 maanden veranderen zonder eerst alle werknemers ten minste 60 dagen van tevoren van de verandering in kennis te stellen. 29 CFR 825.200 (d) (1) zoals hierboven vermeld, moet de werkgever, indien de werkgever geen van de bovengenoemde perioden van twaalf maanden selecteert, of indien de werkgever de methode heeft gewijzigd, maar deze binnen de periode van zestig dagen valt, de periode van twaalf maanden gebruiken die de werknemer het meest gunstige resultaat oplevert.

duidelijk zijn er voors en tegens met elk van deze vier methoden. Maar één methode onderscheidt zich boven de rest: de “rollende” periode van 12 maanden, gemeten achterwaarts vanaf de datum waarop een werknemer een FMLA-verlof gebruikt.

laat het me uitleggen.

methoden één en twee

de eerste twee methoden zijn materieel gelijk in die zin dat ze een vast punt in de tijd instellen waarmee de berekening van FMLA-verlof wordt gestart. Hoewel deze twee opties veruit het makkelijkst te beheren zijn, zorgen ze ervoor dat werknemers 12-weekse FMLA-perioden achter elkaar kunnen “stapelen”, waardoor mogelijk meer verlof wordt verleend dan nodig is. “Stapelen” betekent het nemen van FMLA verlof voor een volgend FMLA verlof jaar direct na verlof genomen in het voorgaande jaar.

Neem bijvoorbeeld Jane. Onder haar werkgever “kalenderjaar” methode, Jane neemt vier weken van FMLA verlof de eerste keer op 1 februari. Later in November neemt ze nog eens acht weken verlof, wat haar tot het einde van het kalenderjaar brengt. In theorie kan Jane vanaf 1 januari nog 12 weken FMLA verlof gebruiken. In dit voorbeeld, deze berekeningsmethode maakt Jane een totaal van 20 opeenvolgende weken van FMLA verlof. (Het had erger kunnen zijn — Jane had 12 weken kunnen nemen aan het einde van het jaar en nog eens 12 aan het begin van het volgende kalenderjaar, voor een totaal van 24 opeenvolgende werkweken van FMLA verlof.) Voor werkgevers die op zoek zijn naar een continuïteit van de bedrijfsvoering, kan dit onbedoelde resultaat een moeilijke pil zijn om te slikken.

methode drie

de derde methode is niet geheel anders dan de twee hierboven genoemde, maar biedt een iets beter evenwicht tussen het beschermen van de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten en het gemak van administratie. Volgens deze methode zou een werknemer recht hebben op 12 weken verlof gedurende het jaar dat begint op de eerste dag dat FMLA verlof wordt opgenomen. Vanuit administratief oogpunt is dit makkelijker te begrijpen: de werknemer begint verlof op 1 februari, dus het verlof van de werknemer begint op 1 februari. Echter, deze methode niet voorkomen dat de “stapelen” raadsel hierboven geà dentificeerd. Hier kunnen werkgevers niet voorkomen dat een werknemer later in het FMLA verlof opneemt, wat wordt gevolgd door maar liefst 12 weken aan het begin van het volgende FMLA jaar (op 1 februari).

Op grond van de FMLA-regeling moeten werkgevers deze methode gebruiken bij de berekening van het verlof voor een werknemer die zorgt voor een onder de regeling vallende medewerker met een ernstig letsel of ziekte. 29 C. F. R. 825.200 (f)

methode vier

de meest gebruikelijke (maar duidelijk de meest verwarrende) methode die werkgevers gebruiken wordt de “rollende” methode genoemd. Onder de “rollende” methode, ook in HR-kringen bekend als de” look-back “methode, de werkgever” kijkt terug ” over de afgelopen 12 maanden, telt alle FMLA tijd die de werknemer heeft gebruikt in de afgelopen 12 maanden en trekt dat totaal van de werknemer 12 weken verlof toewijzing. Daarom is bij het berekenen van het beschikbare FMLA-verlof van een werknemer het resterende beschikbare saldo van de werknemer 12 weken minus het gedeelte van het FMLA-verlof dat de werknemer heeft gebruikt gedurende de 12 maanden voorafgaand aan die dag.

de voorschriften geven een vrij eenvoudig voorbeeld van hoe de werkgever verlof zou berekenen met behulp van deze methode:

als een werknemer vier weken vanaf 1 februari 2008, vier weken vanaf 1 juni 2008 en vier weken vanaf 1 December 2008 zou gebruiken, zou de werknemer geen recht hebben op aanvullend verlof tot 1 februari 2009. Vanaf 1 februari 2009 zou de werknemer echter opnieuw in aanmerking komen voor FMLA-verlof, waarbij hij het recht terugkreeg om het verlof op dezelfde wijze en op dezelfde bedragen op te nemen als in het voorgaande jaar. Zo zou de werknemer terug te verdienen (en het recht hebben om te gebruiken) een extra dag van FMLA verlof elke dag voor vier weken, te beginnen op 1 februari 2009. De werknemer zou ook beginnen om extra dagen te verdienen die beginnen op 1 juni 2009, en extra dagen die beginnen op 1 December 2009. Werkgevers die de voortschrijdende periode van 12 maanden gebruiken, moeten dan ook mogelijk berekenen of de werknemer recht heeft op FMLA-verlof elke keer dat verlof wordt aangevraagd, en werknemers die op een dergelijke basis FMLA-verlof nemen, kunnen in en uit de FMLA-bescherming vallen op basis van hun FMLA-gebruik in de voorafgaande 12 maanden. Bijvoorbeeld, in het bovenstaande voorbeeld, als de werknemer zes weken verlof nodig heeft voor een ernstige gezondheidstoestand die begint op 1 februari 2009, zouden alleen de eerste vier weken van het verlof FMLA-beschermd zijn.

De winnaar

bij gebruik van de voortschrijdende kalender of terugkijkperiode kan het FMLA-verlof van een werknemer dat in zijn of haar 12 weken FMLA-verlof blijft, letterlijk dagelijks veranderen, aangezien de werkgever dagen (of uren) moet toevoegen die worden gebruikt op de 12 maanden verjaardag van een FMLA-afwezigheid. Hoewel deze methode verwarrend kan zijn om te beheren (zoals het berekenen van het verlof beschikbaar vanaf verschillende FMLA data voor elke werknemer, en om dit te doen elke keer dat FMLA verlof wordt aangevraagd), is het de enige methode beschikbaar op grond van de regelgeving om ervoor te zorgen dat een werknemer geen blok van FMLA verlof voor meer dan 12 opeenvolgende weken zal nemen. Het implementeren van deze methode is de beste verdediging van een werkgever tegen FMLA misbruik, en het heeft de neiging om kosten te besparen op de lange termijn. Bovendien ontmoedigt het het gebruik door werknemers van langere verlofperioden gedurende opeenvolgende perioden van twaalf maanden. Wanneer afgewogen tegen de anderen, is deze methode vaak de beste keuze voor werkgevers.

werk samen met uw employment counsel om ervoor te zorgen dat u een FMLA-jaar gebruikt dat voldoet aan uw operationele en zakelijke behoeften.

maar onthoud!

maak niet dezelfde fout als hierboven. Ongeacht welke FMLA-periode van 12 maanden u kiest, zorg ervoor dat deze duidelijk is gedefinieerd in uw FMLA-beleid.