organisatorische communicatie is een proces waarbij mensen gedrag en symbolen (verbaal of non-verbaal) construeren, beheren en interpreteren, zowel opzettelijk als onbedoeld, door middel van interactie (gemedieerd of direct), binnen en tussen bepaalde organisatorische contexten.

een zoekopdracht In oktober 2000 naar publicaties met “Organization-“en “communicat-” leverde meer dan 2.000 boeken of tijdschriften op in de online library of Congress catalog en meer dan 630 proefschriften in de Dissertations Abstract database. ABI / Inform, de online business andorganisations database, omvatte bijna 1,300 artikelen die werden geïndexeerd met ofwel “organisatorische” en “communicatie” als onderwerp woorden en bijna 200 artikelen met de twee woorden in de titel van het artikel. Bovendien blijkt uit veel enquêtes dat managers communicatie rangschikken onder de meest waardevolle vaardigheden die nieuwe en ervaren werknemers zouden moeten hebben.

organisatorische communicatie kan plaatsvinden op verschillende niveaus, waarbij interpersoonlijke en dyadische interactie, kleine groepen of teams, grote vergaderingen, en binnen of over organisatorische afdelingen of eenheden, hele organisaties, industriële sectoren en nationale grenzen. Deze mededeling kan specifieke inhoud benadrukken (zoals een memo die informatie verstrekt) of kan de aard van de relatie benadrukken, wat “metacommunicatie” wordt genoemd (zoals diezelfde memo die benadrukt dat de persoon die de informatie verstrekt duidelijk de deskundige is en de lezer orders moet opvolgen). De nadruk van de mededeling kan liggen op taken of sociale aspecten, op administratieve of operationele functies en op verspreiding of ontvangst.

Organisatietheorieën en de rol van communicatie

verschillende theorieën over organisaties omvatten verschillende aannames over communicatie. Ontwikkeld in het begin van de jaren 1900, “klassieke management theorie”—met inbegrip van wetenschappelijke management theorie, administratief management theorie, en formele bureaucratie theorie—ontstond als reactie op de groei van grote organisaties die gestandaardiseerde procedures uitvoeren om vervaardigde materialen te produceren, een resultaat van de industriële revolutie. De klassieke managementtheorie stelde over het algemeen voor dat organisaties efficiënt en succesvol zouden kunnen zijn door middel van hiërarchische structuren, neerwaartse stroom van taakinformatie van managers naar werknemers, erkenning van monetaire en veiligheidsmotivaties van werknemers terwijl ze sociale relaties en persoonlijke doelen negeren, vermijden van dubbelzinnigheid of subjectiviteit van informatie, vooral in regels en procedures, optimaal ontwerp van het werkproces, autoriteit en legitimiteit gelegen in hiërarchische positie in plaats van in persoonlijke en politieke invloed, het aannemen en belonen van werknemers op basis van technische competentie en taakprestaties, taakverdeling om de efficiëntie en specialisatie te verhogen, faciliteren van horizontale communicatie indien nodig, maar alleen met goedkeuring van de relevante superieuren, en een voortdurende focus op organisatorische doelen. In de klassieke managementtheorie is communicatie zeer gestructureerd en hiërarchisch, onpersoonlijk en alleen gericht op de doelen van de organisatie.

Human relations theory ontstond niet zozeer als een afwijzing van de klassieke managementtheorie, maar als een middel om relaties binnen hiërarchische organisaties te beheren. Echter, de beroemde Hawthorne Studies in de jaren 1920 en 1930 gevonden dat mensen waarde sociale interactie en aandacht. Zo moet organisatorische communicatie de ontwikkeling van groepscohesie en-samenwerking, relaties binnen en tussen werknemers en management, werktevredenheid, managementvaardigheden en bewustzijn van de gemeenschap van de organisatie mogelijk maken.tegen het einde van de Tweede Wereldoorlog breidde de human resource theory de aandacht uit naar sociale aspecten, door het belang van echte participatie en betrokkenheid van de leden te benadrukken. Andere onderdelen ontstonden, zoals de Autoriteit-communicatie theorie, die stelde dat organisatorische autoriteit wordt ontwikkeld, onderhouden en geaccepteerd door middel van eerlijke en open communicatie.

in de jaren zestig stelde de systeemtheorie systemen voor als ingebed in grotere systemen en bestaande uit kleinere subsystemen, elk onderling afhankelijk, elk creërend iets groter dan de som van de delen, en elk betrokken bij algemene processen. Organisatorische omgevingen bestaan uit andere organisaties die input leveren aan, outputs gebruiken van en beperkingen creëren op de focale organisatie. Organisaties kunnen niet langer worden beheerd als vaste, efficiënte machines; ze moeten eerder worden beschouwd als organische, adaptieve en voortdurend uitgedaagde processen die constante communicatie vereisen binnen en over systeemgrenzen heen.

gerelateerde concepten omvatten organisatorische communicatienetwerken en rollen, zoals poortwachters (die de communicatie filteren naar een specifieke manager of omhoog via de organisatie), liaisons (die interactie tussen twee groepen bemiddelen), bridges (een groepslid die interactie bemiddelt met externe individuen), cosmopolite of boundary spanner (iemand die de omgeving bewaakt en nieuwe informatie in de organisatie brengt), kliekjes (leden die meer met elkaar communiceren dan met andere leden), andgrapevines en rumor netwerken (waar leden communiceren via informele en informele en sociale netwerken over opvallende, tijdgevoelige onderwerpen).

communicatiestructuren beïnvloeden resultaten (bijvoorbeeld gecentraliseerde of gedecentraliseerde netwerken zijn differentieel geschikt voor verschillende soorten taken), worden beïnvloed door andere factoren( bijvoorbeeld, nauwkeurigheid van opwaartse communicatie wordt gematigd door het niveau van vertrouwen tussen superieure en ondergeschikte), matige andere relaties (bijv. het vermogen van organisaties om goed te reageren op crises), en zijn zowel positieve als negatieve invloeden op, en worden zowel positief als negatief beïnvloed door organisatorische veranderingen zoals de implementatie van nieuwe media (Johnson and Rice, 1987). Evaluatie en gebruik van nieuwe organisatiemedia kunnen worden beïnvloed door het gedrag en de houding van anderen in het communicatienetwerk (Fulk en Steinfield, 1990).

enigszins gerelateerd aan de systeemtheorie, evenals aan meer recente noties van de interpretatieve en interactieve aard van organisatorische communicatie, is de theorie van organisatorische zingeving (Weick, 1979). Het doel van organiseren is het verminderen van dubbelzinnigheid, of de mate waarin meerdere interpretaties van een situatie mogelijk zijn. De aard van de omgeving is grotendeels geconstrueerd door wat mensen in staat zijn, of kiezen om, “uit te voeren.”In de mate dat wat wordt geselecteerd uit deze omgeving is dubbelzinnig, mensen moeten ofwel verwijzen naar interpretaties en reacties behouden van eerdere activiteiten, of zin van de situatie door middel van interacties met anderen. Gezamenlijk, door middel van overeengekomen patronen van enactment, interactie en interpretatie, organisatorische leden “zinvol” van hun wereld, zodat ze kunnen deelnemen aan Gedrag. Vaak moeten mensen echter eerst actie ondernemen voordat ze de situatie kunnen begrijpen, wat bekend staat als “retrospective sense-making”.”

meer interpretatieve en culturele conceptualisaties zien organisaties als gevormd en gestructureerd niet door formele stromen van neerwaartse of horizontale communicatie, maar door en in de vorm van verhalen, mythen, rituelen, artefacten, waarden, logo ‘ s, handelsmerken, aangenomen gedrag, kledingstijlen en kantoorlandschappen. Dat wil zeggen, deze culturele symbolen zijn zowel het resultaat van en invloed op betekenissen en gedrag, zowel positief als negatief, en komen organisch uit door de communicatie van leden. Een krachtig voorbeeld van een interpretatief of cultureel perspectief is de organisatorische metafoor. Leden kunnen worden geleid, vaak impliciet, door de “wortel” metafoor van de organisatie-zoals business als ” oorlog.”Deze metaforen vormen de waarden en interpretaties van de leden en dus ook hun beslissingen en gedrag. Metaforen communiceren ook het imago van de organisatie aan haar leden, publiek, onderzoekers, leidinggevenden en beleidsmakers—zoals machine, organisme, hersenen/computer, cultuur, politiek systeem, gevangenissen, zelf-producerende systemen, of instrumenten van overheersing (Morgan, 1986). Sommige theoretici, zoals Stanley Deetz (1992), Michel Foucault (1995), en Dennis Mumby (1988), beweren dat alle organisatorische macht is ingebed in het discours—wie controleert wat overdraagbaar is binnen de organisatorische context. Communicatie is dus niet alleen een middel om macht uit te oefenen; het is de vorm zelf van macht.

meer recente ontwikkelingen in de Organisatietheorie richten zich op kwaliteitsmanagement (waar communicatie met huidige en potentiële klanten de cruciale bron van feedback is die nodig is om de organisatie te sturen en te verbeteren), chaostheorie en lerende organisaties( waar organisaties complexe, adaptieve, zelforganiserende systemen zijn die afhankelijk zijn van rijke communicatie die samenwerking, gedeelde kennis en constante feedback op verschillende niveaus bevordert), en netwerkorganisaties (waar organisatorische grenzen vervagen naarmate entiteiten tijdelijke relaties aangaan voor bepaalde producten of Markten, af te stoten of uit te besteden volledige divisies om te profiteren van de markt resources, of zelfs virtuele organisaties die alleen bestaan op het Internet te creëren).motivatietheorieën beweren dat mensen kunnen worden beïnvloed om actie te ondernemen door opvallende behoeften waaraan momenteel niet wordt voldaan (Maslow, 1970), door verwachtingen van de waarschijnlijkheid en waarde van resultaten (Vroom, 1982), of door algemene percepties van verwachtingen, kansen, vervulling en prestaties (Pace and Faules, 1994). Elk van deze processen wordt gemodereerd door of gemanifesteerd in communicatie; bijvoorbeeld, verwachtingen kunnen worden veranderd door communicatie over vaardigheden en resultaten.

organisatorisch klimaat-een macro—, organisatorisch-niveau perceptie van de omgeving op basis van iemands ervaringen met en percepties van organisatorische elementen (zoals werk en managementpraktijken) – beïnvloedt een verscheidenheid aan communicatieresultaten (zoals open en nauwkeurige informatie naar beneden, en niveau van raadpleging bij de besluitvorming). Communicatietevredenheid-een micro—evaluatie op individueel niveau-vertegenwoordigt de mate waarin fundamentele communicatieprocessen (zoals het vermogen om verbeteringen voor te stellen, de kwaliteit van de media en de adequaatheid van informatie) aanvaardbaar zijn. Zowel het klimaat als de tevredenheid beïnvloeden de houding en het gedrag van individuen (Pace and Faules, 1994).

het concept van leiderschap is veranderd van een hiërarchische rol die beslissingen neemt en werknemers bewaakt, naar een persoon die helpt bij het construeren van gedeelde betekenissen en normen, ondersteuning en motivatie biedt en de grenzen van de eenheid beheert. Verschillende studies van leiderschapsstijlen benadrukken verschillende communicatieaspecten, van de juiste balans tussen taken en persoonlijke relaties, tot de mate waarin alle leden kunnen deelnemen aan besluitvorming en zelfregulering.

een andere verschuiving is van vaste organisatorische posities en gespecialiseerde taken naar soepele teams en samenwerkingsprojecten. Teams zijn vaak tijdelijke groepen die specifieke expertise voor een specifiek project samenbrengen, hun taak uitvoeren en vervolgens demonteren om nieuwe teams te vormen. Deze teams kunnen zelfs “virtueel” zijn, waarbij het team bestaat uit leden van verschillende organisaties die misschien slechts een deel van hun tijd besteden aan elk van verschillende teams, en die hun teamleden niet eens face-to-face ontmoeten, in plaats daarvan samenwerken en communiceren via nieuwe communicatietechnologieën. Systemen ter ondersteuning van groepsbeslissingen en andere vormen van groupware kunnen worden gebruikt om de groepscommunicatie te verbeteren (Bijvoorbeeld door anoniem te brainstormen), om deelname in tijd en ruimte mogelijk te maken en om verschillende beslissingsinstrumenten te bieden, zoals stemmen of rangschikking. Zelfs traditionele teams moeten goed communiceren om zich door de verschillende ontwikkelingsfasen van groepen te ontwikkelen en de nodige sociale ondersteuning en taakcoördinatie te bieden. De noodzakelijke communicatieve vaardigheden voor verspreide en virtuele teams zijn groter, vooral omdat teamleden steeds diverser zullen zijn-van verschillende locaties, organisaties, beroepen en culturen—en omdat leden vaker tussen teams moeten wisselen en zich aan nieuwe teams moeten aanpassen.

conflictbeheersing en-onderhandeling zijn fundamenteel communicatieprocessen, aangezien zij diep ingebed zijn in de taal, informatie en interpretaties die beschikbaar zijn voor en gewaardeerd worden door elk van de deelnemers. Er zijn formele en strategische communicatiestijlen die ervaren onderhandelaars toepassen in verschillende contexten, voor verschillende doelen.

schrijven, publiek en groep spreken, kritisch denken, gebruik maken van nieuwe media, en het presenteren van rapporten en resultaten worden steeds belangrijker. Samenwerken met anderen, met name in management-en leiderschapsrollen, vereist goede luister-en non-verbale communicatievaardigheden, inzicht in overtuigende boodschappen, vertrouwdheid met nieuwe interactieve multimedia, interviewen, voorbereiden en evalueren van CV ‘ s, lezen en beoordelen van onderzoeksrapporten, inzicht in het gebruik en de evaluatie van online informatie en databases, en beheer van gemedieerde interacties, zoals via videoconferenties of online discussiegroepen.andere gebieden van organisatorische communicatie zijn public relations, interculturele interactie, prestatiebeoordeling, training, socialisatie, besluitvorming, innovatie, globalisering, emoties, kledingontwerp en-selectie, en kantoordecoratie. Bijna alle organisatorische communicatie heeft ethische en juridische implicaties met betrekking tot zaken als intimidatie, discriminatie, gelijkheid, culturele diversiteit, genderrollen, racisme, vooringenomenheid bij indienstneming en promotie, valse of misleidende reclame, en zelfs beëindiging en pensionering.

zie ook:Verspreiding van innovaties en communicatie; Internet en het World Wide Web; netwerken en communicatie; organisatorische communicatie, carrières in; Public Relations.

Bibliografie

Barnard, Chester. (1968). De functies van de uitvoerende macht. Cambridge, MA: Harvard University Press.

Choo, Chun Wei. (1995). Informatiebeheer voor de intelligente organisatie: de kunst van het scannen van de omgeving. Medford, NJ: informatie Vandaag.

Deetz, Stanley. (1992). Democratie in een tijdperk van Corporate kolonisatie. Albany: State University of New York Press.

Eisenberg, Eric, and Goodall, H. Lloyd (1999). Organisatorische communicatie, 3e editie. New York: Bedford / St. Martin ‘ s.

Fayol, Henri. (1984). Algemeen en industrieel Management, herzien door Irwin Gray. New York: Institute of Electrical and Electronics Engineers.

Foucault, Michel. (1995). Discipline and Punish: the Birth of the Prison, 2nd edition, vertaald uit het Frans door Alan Sheridan. New York: Vintage Books.

Fulk, Janet, and Steinfield, Charles, eds. (1990). Organisaties en communicatietechnologie. Newbury Park, CA: Sage Publications.

Gleick, James. (1987). Chaos: het maken van een nieuwe wetenschap. New York: Viking.

Jablin, Fred, and Putnam, Linda, eds. (2000). Handboek voor organisatorische communicatie. Thousand Oaks, CA: Sage Publications.Johnson, Bonnie, and Rice, Ronald E. (1987). Beheer van organisatorische innovatie: de evolutie van tekstverwerking naar Kantoorinformatiesystemen. New York: Columbia University Press.

Katz, Daniel, and Kahn, Robert. (1978). De Sociale Psychologie van organisaties. New York: Wiley.

Likert, Rensis. (1961). Nieuwe Managementpatronen. New York: McGraw-Hill.

Maslow, Abraham. (1970). Motivatie en persoonlijkheid, 2e editie. New York: Harper & Row.

Mayo, Elton. (1986). De menselijke problemen van een industriële beschaving. Salem, NH: Ayer.

Mintzberg, Henry. (1973). De aard van leidinggevend werk. New York: Harper & Row.

Morgan, Gareth. (1986). Beelden van organisatie. Newbury Park, CA: Sage Publications.

Mumby, Dennis. (1988). Communicatie en macht in organisaties: discours, ideologie en overheersing. Norwood, NJ: Ablex.

Nohria, Nitin, and Eccles, Robert, eds. (1992). Netwerken en organisaties: structuur, vorm en actie. Boston, MA: Harvard Business School Press.

Pace, R. Wayne, and Faules, Don. (1994). Organisatorische communicatie, 3e editie. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall.Richmond, Virginia, and McCroskey, James. (2000). Organizational Communication for Survival: Making Work, Work, 2nd edition. Boston, MA: Allyn & Bacon.

Senge, Peter. (1990). De vijfde Discipline: de kunst en de praktijk van de lerende organisatie. New York: Doubleday.

Spencer, Barbara. (1994). “Modellen van organisatie en Total Quality Management: een vergelijking en kritische evaluatie.”Academy of Management Review 19 (3): 446-471.Taylor, James, and van Every, Elizabeth. (1993). Het kwetsbare Fort: bureaucratische organisaties en Management in het informatietijdperk. Toronto: University of Toronto Press.

von Bertalanffy, Ludwig. (1968). Algemene Systeemtheorie: Funderingen, Ontwikkeling, Toepassingen. New York: George Braziller.

Vroom, Victor. (1982). Werk en motivatie. Malabar, FL: R. E. Kreiger.

Weber, Max. (1947). The Theory of Social and Economic Organization, ed. Talcott Parsons. Glencoe, IL: Free Press.

Weick, Karl. (1979). The Social Psychology of Organizing, 2nd edition. Reading, MA: Addison-Wesley.

Ronald E. Rice