In dit blog praat ik vaak over het project prioritering proces en de beste methode om het te implementeren. In dit artikel wil ik graag enkele ideeën delen over hoe je de prioritering matrix kunt gebruiken om projecten te prioriteren op een manier die je een kans geeft om te slagen.

Wat is prioritering Matrix?

een prioriteitsmatrix is een eenvoudig hulpmiddel waarmee u een reeks criteria maakt (die moeten worden afgestemd op uw bedrijfsdoelstellingen) en deze gebruikt om uw projecten te scoren. Waarom? Je probeert uit te zoeken welke projecten het belangrijkst zijn, zodat je ze kunt prioriteren.

Het is vrij eenvoudig in concept, maar het kan echt moeilijk zijn om goed te doen.

Het is niet de wiskunde die moeilijk is (en dat is waar de meeste artikelen over prioritering matrices zich richten), het is al het menselijke materiaal…

voordelen van Prioriteitsmatrix

in principe is een prioriteitsmatrix eenvoudig te gebruiken en te gebruiken om beslissingen te nemen. De meeste business managers kunnen het concept van een gewogen score in een spreadsheet begrijpen.

zodra u uw spreadsheet hebt, is het gemakkelijk om criteria gewichten aan te passen en het effect op uw ranking onmiddellijk te zien.

uw prioriteitsmatrix spuugt ook een schoon, eenduidig getal uit voor”priority”. Dit is iets dat iedereen kan begrijpen en betrekking hebben op.

Prioriteitsmatrix voor projecten

laten we een minuut besteden aan het bekijken hoe de prioriteitsmatrix van het project gewoonlijk wordt geïmplementeerd.

eerst definieert u een set criteria die u zult gebruiken om projecten te scoren. Deze criteria moeten uw bedrijfsdoelstellingen weerspiegelen. Je moet dan gewicht deze criteria-meestal mensen geven elk een percentage-gebaseerde weging.

vervolgens scoort u uw projecten. Je moet elk project scoren tegen elk criterium, maar je moet met een geschikte schaal komen.

in decision-science spreken we over het normaliseren van scores. Dit betekent ofwel het gebruik van dezelfde schaal (bijvoorbeeld 1-5 schaal) voor alle criteria of het doen van wat wiskunde om scores om te zetten in “genormaliseerde scores” – Ik zal niet ingaan op hoe je dit hier doet, maar wees bewust van deze stap – veel mensen missen het en het veroorzaakt problemen.

nu u uw gewogen criteria en uw scores voor elk project hebt, kunt u de gewogen score voor elk project berekenen door een vrij eenvoudige berekening uit te voeren:

(gewicht van criterium 1 x Score van criterium 1) + (Gewicht van criterium 2 x Score van criterium 2) + (Gewicht van criterium 3 x Score van criterium 3)+…..

Ga door totdat je de gewogen scores hebt opgeteld voor alle criteria… en dat is het. Je hebt een prioriteitsscore voor je project … en je kunt doorgaan met dezelfde berekening voor het volgende project.

natuurlijk wilt u dit waarschijnlijk in een spreadsheet doen. Dit voorbeeld (dat je hier kunt downloaden) zal je laten zien hoe de wiskunde eruit ziet.

problemen met Project prioritering Matrix

het kernprobleem wordt veroorzaakt door de belangrijkste voordelen – de prioritering matrix is een hulpmiddel ontworpen om snel en eenvoudig te gebruiken… wat niet erg is als beslissingen niet erg belangrijk zijn. Als je prioriteit geeft aan korte taken, dingen die niet veel impact hebben op de lange termijn, dan is dit prima.

maar projecten zijn geen taken.

projecten zijn groter en de gevolgen van het kiezen van de verkeerde kunnen spectaculair zijn.

bijvoorbeeld, het kiezen van de verkeerde projecten kan het aantal mislukte projecten met ongeveer 30% verhogen. Dat lijkt een vrij belangrijk gevolg (bekijk deze infographic om de impact van het afstemmen van projecten op de strategie te zien).

dus laten we eens kijken waarom de project prioritering matrix faalt en wat we kunnen doen om het te repareren.

1. Geen afstemming op criteria

heel vaak zal een team dat “resources bezit” een prioriteitsmatrix samenstellen om te helpen uitzoeken wat het eerst moet aanpakken.

het probleem is dat dit team niet de “klant”is. Deze projecten bestaan om uw “klant – stakeholders” te ondersteunen en zij moeten degenen zijn om de criteria te selecteren.>

natuurlijk kunt u het “proces” van het selecteren van criteria bezitten – voer bijvoorbeeld een brainstormworkshop uit – maar uw stakeholders moeten de selectie van criteria bezitten.

2. Geen proces om gewichten

vast te stellen uw criteria zijn niet allemaal even belangrijk.

wat meer is, als je 5 stakeholders vraagt welk gewicht aan de criteria moet worden toegekend, krijg je waarschijnlijk 10 antwoorden!

zonder overeenstemming hierover is uw projectprioriteitsmatrix zinloos.

zeker, het geeft je een aantal nummers, maar die nummers zullen niet worden vertrouwd (of zelfs relevant) aan uw stakeholders. Dus ja, je zult in staat zijn om prioriteitsbeslissingen te nemen, maar je zult geen beslissingen nemen die je stakeholders daadwerkelijk helpen.

Dit is fundamenteel waarom onderzoekers hebben ontdekt dat methoden zoals de prioritering matrix niet echt werken. In feite zijn er slechts twee methoden om prioriteit te geven aan projecten die werken – AHP en DEA. Lees meer: de beste methoden en technieken voor Projectprioritering

u kunt dit probleem oplossen door de software voor projectprioritering te gebruiken om AHP (wat staat voor het analytisch Hiërarchieproces) toe te voegen aan de front-end van de prioritering matrixmath.met

AHP kunt u een sterke en duidelijke consensus tussen stakeholders opbouwen. Dit resulteert in een reeks gewogen criteria die de stakeholders bezitten, die ze vertrouwen, die ze waarderen.

3. Gebroken samenwerking bij het scoren

wanneer je een project scoort aan de hand van een criterium als “Impact op klanttevredenheid”, moet je een subjectief oordeel vellen. Sommige mensen zouden de “impact” van het project als “groot” kunnen zien en anderen zouden het als “onbeduidend”kunnen beschouwen.

als je geen mechanisme hebt om dit op te lossen, om verschillende stakeholders samen te brengen om subjectieve oordelen te maken, dan zullen je scores uiteindelijk totaal zinloos zijn… tenminste, ze zullen betekenisloos zijn voor je stakeholders.

sommige van uw scores zullen “hard numbers”zijn. Bijvoorbeeld, de” netto contante waarde “of” aantal systemen beïnvloed “zijn harde nummers, maar een of andere manier moet je die gegevens te krijgen van de” onderwerp expert ” die hen houdt. Dit gaat meestal om veel jagen en vervolgens snijden-en-plakken in spreadsheets.

dit kost niet alleen tijd, maar staat open voor fouten wanneer u gegevens van de ene plaats naar de andere kopieert. Het is ook gebruikelijk dat gegevens verouderd zijn.

Online bewegen, met behulp van een systeem als Transparantchoice, kan echt helpen.met

TransparentChoice kunt u samenwerken met uw stakeholders om consensus te bereiken over subjectieve oordelen (zoals “Impact op klanttevredenheid”). Door verschillende stakeholders erbij te betrekken en een deel van deze samenwerking te automatiseren, kunt u snel en eenvoudig deze consensus opbouwen.

over het algemeen, als u niet effectief samenwerkt bij het scoren van projecten, zullen uw geprioriteerde scores niet “vertrouwd”zijn.

4. Score-based beslissingen

wanneer u prioriteit geeft aan kleine, tactische items (taken, onderhoud items, enz.), kunt u meestal gebruik maken van de “score” van uw matrix om prioriteit te geven aan het werk. Het nemen van de taak met de hoogste score is meestal een goede regel.

projecten zijn verschillend.

projecten bestaan om u te helpen meer strategische zakelijke doelen te bereiken. Ze strijden om middelen en om budget. Soms zijn er afhankelijkheden tussen projecten en de hele beslissing is meestal vrij politiek. Dit betekent dat je nodig hebt om de middelen in evenwicht over verschillende afdelingen, verschillende zakelijke doelen, enz…. en dit alles terwijl het bijhouden van uw verschillende resource beperkingen en budget.

je kunt dit doen in spreadsheets, maar als je meer dan 5 of 10 projecten hebt, zal het heel snel erg ingewikkeld worden.

goede software, zoals Transparantchoice, laat je niet alleen de scores maar ook de kosten voor elk project bijhouden. Hiermee kunt u de balans van de projecten over zakelijke stuurprogramma ‘ s, terwijl het bijhouden van uw verschillende resource beperkingen. Het traceert zelfs Project afhankelijkheden voor u (zodat u nooit een project goed te keuren zonder eerst de goedkeuring van de “voorgangers”).

en u kunt het allemaal in één handig dashboard doen.

samenvatting

de prioritering Matrix is een populaire manier om beslissingen te nemen, maar het gebruik ervan voor projectprioritering en selectie is misschien niet erg effectief.

de concepten erachter zijn goed – we willen de afstemming met onze doelen maximaliseren en daarvoor gewogen scores gebruiken – maar de praktijk schiet meestal tekort op gebieden zoals:

• Het definiëren van de juiste criteria voor het gebruik van
• weging van deze criteria (met stakeholder buy-in)
• samenwerken om projecten snel en “accuraat”te scoren
• Balanceringsfactoren anders dan “score”

Software zoals Transparantchoice kan u helpen de ideeën voor de prioriteitsmatrix van het project naar een nieuw niveau te tillen, wat leidt tot een portefeuille van projecten die een sterkere stakeholderondersteuning genieten en op hun beurt een hoger succespercentage hebben.

meer informatie

als u meer wilt weten over het prioriteren van projecten als een pro, dan is deze blog een goede plek om te beginnen: hoe u projecten prioriteert. Ook hebben we deze Ultieme Gids Voor Projectprioritering en selectie voor u gemaakt.