DEEL 13 – VEREENVOUDIGDE OVERNAME PROCEDURES
(Herziene versie oktober 1, 2020 door PROCLTR 2020-18)
INHOUDSOPGAVE
13.003 Beleid.
subdeel 13.1 – PROCEDURES
13.106 verzoeken om mededinging, beoordeling van offertes of aanbiedingen, gunning en documentatie.
13.106-3 Toekenning en documentatie.
subdeel 13.2-acties op of onder de micro-aankoopdrempel
13.201 acties op of onder de micro-aankoopdrempel.
subdeel 13.3-SIMPLIFIED ACQUISITION METHODS
13.301 Governmentwide commercial purchase card.
13.303 Blanket purchase agreements (BPA ‘ s).
13.303-2 Vaststelling van BPAs.
13.303-3 bereiding van BPAs.
13.390 leveringscontracten voor onbepaalde duur onder de vereenvoudigde aankoopdrempel (SAT). Subdeel 13.4-snelle betalingsprocedure
13.402 Gebruiksvoorwaarden.
13.404 Contractclausule.
subdeel 13.5-vereenvoudigde PROCEDURES voor bepaalde commerciële posten
13.501 bijzondere documentatievereisten.
13.003 beleid.
(e) (1) Alle items zijn kandidaten voor geautomatiseerde werving, behalve dat aankopen voor diensten, voor niet-NSN items en voor vereisten gekocht met behulp van leveringsorders tegen leveringscontracten voor onbepaalde tijd zijn uitgesloten. De criteria voor uitsluiting van items voor geautomatiseerde evaluatie of gunning zijn opgenomen in de functionele specificaties en worden beheerd door middel van geautomatiseerde interne controles van het aanbestedingssysteem. De eigenaar van het aanbestedingsproces is de goedkeuringsinstantie voor systeemwijzigingen in de mogelijkheden voor geautomatiseerde uitsluiting van aanbestedingen. De HCA is de goedkeuringsinstantie voor uitsluitingen voor individuele aankoopaanvragen of materialen van geautomatiseerde aanvraag, evaluatie of toekenning voor elke toeleveringsketen. Individuele aankoopaanvraag of materiële uitsluitingen worden geregistreerd met een reden voor uitsluiting en maandelijks gerapporteerd aan dla Acquisitieprogramma ‘ s door elke inkooporganisatie. De HCA moet de vaststelling aan de dla Acquisition Procurement Process en Systems Division Chief voor de toegang tot het geautomatiseerde systeem.
(S-90) zie 18.270 voor drempels in verband met flexibiliteit bij acquisitie in noodsituaties.
subdeel 13.1-PROCEDURES
(herzien op 1 oktober 2020 tot en met PROCLTR 2020-18)
13.106 verzoeken om mededinging, evaluatie van offertes of aanbiedingen, gunning en documentatie.
(a) grondslag voor de toekenning.
(1)(S-90) de aanbestedende diensten gebruiken de in 15.406-3(a)(11) vermelde codes van de VRC. Contractanten van DLA Aviation, dla Land and Maritime en dla Troop Support documenteren de PRC in het Simplified Acquisition Award Documentation (Saad) – formaat op 53.9013 (a). Contracting officers bij DLA Distribution, dla Disposition Services, dla Contracting Services Office, dla Strategic Materials en DLA Energy documenteren de VRC in het alternatieve SAAD-formaat op 53.9013 (c).
(S-91) bij de beoordeling van de prijs van een item met één productiebron (ook wel original equipment manufacturer (OEM) genoemd), kan de contractant bepalen dat de prijs concurrerend is voor prijzen die niet hoger zijn dan de SAT wanneer—
(a) Er aanbiedingen zijn van ten minste twee distributeurs voor hetzelfde OEM—item uit dezelfde bron; en
(B) de contractant bepaalt-
(1) de aangeboden prijzen onafhankelijk zijn (zie 13.106-3(a)(1)(s-92); en
(2) de prijs van de bieder is niet onredelijk.
(S-92) de contractanten houden rekening met de OEM-strategie voor de verkoop of distributie van producten bij het bepalen of de prijzen onafhankelijk zijn.
A) de volgende OEM-strategieën geven aan dat de prijs niet onafhankelijk is:
(1) rechtstreeks verkopen aan alle klanten wanneer de OEM rechtstreeks concurreert met een dealer of distributeur;
(2) verkopen via zijn eigen financieel verbonden netwerk van dealers of distributeurs; of
(3) Een exclusieve dealer-of distributeurrelatie aangaan.
(B) indien de OEM verkoopt aan meerdere onafhankelijke dealers of distributeurs die niet Financieel zijn verbonden, kan dit erop wijzen dat de prijs onafhankelijk is.
(S-93) de contractant gebruikt “B” in de tweede positie van de Volksrepubliek China (zie 15.406-3 a) (11)) voor opdrachten die de SAT niet overschrijden wanneer er één productiebron is en de contractant de vaststelling van de redelijkheid van de prijs op onafhankelijke prijsconcurrentie heeft gebaseerd.
(b) documentatie en behoud van bestanden. De aanbestedende diensten documenteren de grondslag voor de gunning van alle vereenvoudigde verwervingen. Contractanten van DLA Aviation, dla Land and Maritime en dla Troop Support gebruiken het Saad-formaat op 53.9013 (a). Contracting officers bij DLA Distribution, dla Disposition Services, dla Contracting Services Office, dla Strategic Materials en DLA Energy gebruiken het alternatieve Saad-formaat op 53.9013 (c). De basis voor de toekenning omvat de beste afweging die vereist is bij het toekennen aan een andere dan de laagste prijs/Hoogste SPRS-rating (of aan een andere dan de laagste prijs/Hoogste score bij gebruik van FAR 13.5 of wanneer andere beoordelingsfactoren van toepassing zijn).; en de prijs redelijkheid bepaling. Elke aanbestedingsorganisatie kan gestandaardiseerde aanvullende informatie alleen toevoegen door deze aan het einde van de SAAD of het alternatieve Saad-formaat toe te voegen, teneinde een uniforme presentatie in het hele Agentschap te bevorderen. De contractanten bevestigen ook dat de kandidaat-begunstigde niet wordt ontheven, geschorst of voor schorsing/onttrekking wordt voorgesteld. De contractanten bewaren het Saad of het vervangende saad in het contractdossier.
subdeel 13.2-acties op of onder de MICRO-aankoopdrempel
(herzien 14 augustus 2019 tot en met PROCLTR 2019-18)
13.201 Algemeen.
(g)(1) voor andere aankopen dan aankopen van kaarten heeft de dla-Acquisitiedirecteur deze bevoegdheid gedelegeerd aan de contractant (zie 18.270). Voor aankoop kaart acquisities, de determination authority is de HCA.
subdeel 13.3-SIMPLIFIED ACQUISITION METHODS
(herziene versie van 14 augustus 2019 tot en met PROCLTR 2019-18)
13.301 Governmentwide commercial purchase card.
a) de dla-directeur heeft de benoemingsautoriteit van de coördinator van het niveau 4-agentschap/organisatieprogramma gedelegeerd aan de HCA ‘ s. HCA ‘ s mogen deze autoriteit niet lager delegeren dan de CCO.
(b) Overheidswijde commerciële aankoopkaarthouders volgen DLAM 5025.07, Government Purchase Card (GPC) Program (https://issue-p.dla.mil/Published_Issuances/DLAM_GPC_6 Apr 2016.pdf ).
c) voor alle producten op de lijst van AbilityOne mag niet worden afgezien van de eis om AbilityOne items te kopen, maar kan worden voldaan door te bestellen bij On-Base abilityone stores, AbilityOne.com, Abilityeen deelnemende non-profit agentschappen, of DoD FedMall.
(d) van de eis om Dod FedMall te gebruiken kan worden afgezien wanneer het gebruik van DoD FedMall niet aan de leveringsvereisten zal voldoen of zal leiden tot onredelijke of buitensporige kosten voor de vereiste activiteit.
(e) Gebruik de volgende rangorde om aan de aankoopvereisten van AbilityOne te voldoen:
(1) on-Base AbilityOne stores, AbilityOne.com, of een aantal deelnemende non-profit agentschappen.
(2) DoD FedMall.
(3) commerciële bronnen.
13.303 Blanket purchase agreements (BPA ‘ s).
(c) (3) (S-90) bpas met FSS-contractanten (federal supply schedule) voor niet-FSS-items vermelden de BPA exclusief alle items op FSSs.
13.303-3 bereiding van BPAs.
(a)(1) HCAs bepalen het maximale totale bedrag, indien van toepassing, van alle oproepen die tegen één BPA moeten worden gedaan.
13.390 leveringscontracten voor onbepaalde duur onder de vereenvoudigde aankoopdrempel (SAT).
a) IDC ‘ s Onder de SAT gebruiken vereenvoudigde procedures om een onbeperkte hoeveelheid leveringen te verwerven in bedragen die de vereenvoudigde aankoopdrempel voor de totale contractperiode niet mogen overschrijden. In het basiscontract worden de voorwaarden van het IDC onder de SAT vastgelegd. IDC ‘ s Onder de SAT zijn nuttig wanneer repetitieve lage dollar waarde aankopen worden gedaan voor hetzelfde item, de prijs van het item wordt verwacht stabiel te zijn, en verwachte jaarlijkse of andere lange termijn eisen zijn niet voldoende om een onbepaalde levering contract met behulp van FAR Deel 15 procedures vast te stellen. Een gegarandeerd minimum (GM) moet worden vastgesteld voor de basisperiode en is facultatief voor alle optieperioden. Om aan de GM te voldoen, wordt bij de eerste leveringsopdracht het basiscontract gevoegd of wordt een GM-rekening opgesteld.
b) contractanten coördineren de verwachte duur en frequentie met de materiaalplanner alvorens te besluiten een IDC onder de SAT te gebruiken.
(c) per item wordt slechts één IDC onder de SAT vastgesteld; behalve dat meerdere IDC ‘ s Onder de SAT voor hetzelfde item kunnen worden toegekend als de prestatie van de begunstigde onder elke IDC onder de SAT beperkt is tot een afzonderlijke en afzonderlijke regio of fysieke locatie.
(d) IDC ‘ s Onder de SAT kunnen unilateraal of bilateraal zijn, afhankelijk van het risico dat verbonden is aan het item en de contractant.
(e) aanbestedende diensten moeten aanbestedingsnota ’s H05 of H06 in IDC’ s Onder de SAT RFQ ‘ s opnemen.
****
H05 bilateraal contract voor onbepaalde duur (IDC) onder de vereenvoudigde Acquisitiedrempel (Sat) (SEP 2017)
(1) de overheid zal een bilaterale IDC toekennen onder de SAT die voortvloeit uit dit offerteverzoek aan de verantwoordelijke aanbieder wiens aanbod conform de voorwaarden in het offerteverzoek het voordeligst zal zijn voor de overheid, de prijs en andere in aanmerking genomen factoren. De bieder die de gunning ontvangt, moet het basiscontract ondertekenen en het ondertekende contract aan de contractant teruggeven.
(2) De Prijsbeoordeling wordt gebaseerd op de prijs die in het schema voor de geraamde jaarlijkse vraag wordt vermeld.
(3) Zodra de gegarandeerde minimumhoeveelheid voor de IDC is bereikt, is de regering niet verplicht aanvullende bestellingen te plaatsen. De overheid kan aanvullende opdrachten plaatsen voor de in het basiscontract vermelde periode van uitvoering, die ingaat op de datum van de basisopdracht. Alle bijkomende bestellingen verwijzen naar het basiscontract, waarin de Algemene voorwaarden van het IDC worden vastgelegd. De maximale geaggregeerde waarde van orders onder de IDC onder de SAT wordt vermeld in het basiscontract; de geaggregeerde waarde van alle orders zal niet hoger zijn dan de vereenvoudigde acquisitiedrempel of, voor IDC ‘ s Onder de SAT met gebruikmaking van FAR subdeel 13.5, de drempels onder 13.500(a).
(4) prijsstelling van orders. De eenheidsprijs voor bestellingen is gebaseerd op de prijs voor het hoeveelheidsbereik dat de totale hoeveelheid op de bestelling dekt, ongeacht de bestemming, indien van toepassing.
****
H06 unilateraal contract voor onbepaalde duur (IDC) onder de vereenvoudigde Acquisitiedrempel (Sat) (SEP 2017)
(1) de overheid zal een IDC toekennen onder de SAT die voortvloeit uit dit offerteverzoek aan de verantwoordelijke aanbieder wiens aanbod in overeenstemming met de voorwaarden in het offerteverzoek het voordeligst zal zijn voor de overheid, de prijs en andere in aanmerking genomen factoren.
(2) De Prijsbeoordeling wordt gebaseerd op de prijs die in het schema voor de geraamde jaarlijkse vraag wordt vermeld.
(3) aanvaardbare prestaties van de opdrachtnemer op de oorspronkelijke leveringsopdracht creëert de IDC onder de SAT, en stemt de opdrachtnemer ermee in aanvullende bestellingen te aanvaarden onder dezelfde voorwaarden als die welke in de basisopdracht zijn vermeld.
(4) Zodra de gegarandeerde minimumhoeveelheid voor de IDC is bereikt, is de regering niet verplicht aanvullende bestellingen te plaatsen. De overheid kan aanvullende bestellingen plaatsen voor de in de basisinschrijving vermelde periode van uitvoering, die ingaat op de datum van toekenning. Alle bijkomende bestellingen zullen verwijzen naar de basic award, die de Algemene voorwaarden van de IDC documenteert. De maximale geaggregeerde waarde van orders onder de IDC onder de SAT wordt vermeld in de basisopdracht; de geaggregeerde waarde van alle orders zal niet hoger zijn dan de vereenvoudigde acquisitiedrempel of, voor IDC ‘ s Onder de SAT met gebruikmaking van FAR subdeel 13.5, de drempels onder 13.500(a).
(5) prijsstelling van orders. De eenheidsprijs voor bestellingen is gebaseerd op de prijs voor het hoeveelheidsbereik dat de totale hoeveelheid op de bestelling dekt, ongeacht de bestemming, indien van toepassing.
*****
subdeel 13.4-snelle betalingsprocedure
(herziene versie van 1 September 2017 tot en met PROCLTR 2017-14)
13.402 Gebruiksvoorwaarden.
(a) dla Troop Support Construction and Equipment Prime Vendor programs and dla Aviation Chemicals and packed Petroleum, Oils, and Lubricants requirements for OCONUS zijn authorised to use fast payment procedures on individual orders up to $150.000. (Zie PROCLTR 16-03.) Dla Troop Support Construction and Equipment is bevoegd om snelle betalingsprocedures te gebruiken voor zijn op maat gemaakte logistieke ondersteuning van FSG 80-vereisten op individuele bestellingen met een maximumdrempel van $35.000 voor CONUS en $150.000 voor OCONUS. Maatwerk logistieke ondersteuning contracting initiatieven (zie 17.9500) zijn prime vendor programma ‘ s voor de doeleinden van deze autoriteiten.
(f) interne controles voor het toezicht op contractacties met behulp van snelle betalingsprocedures zijn:
(1) naleving van Clausule. Dla Acquisition Compliance, Policy and Pricing Division zal maandelijkse awards voor compliance beoordelen.
(2) Ontvangstvalidatie. Dla Operations Order Management identificeert en verkrijgt ontbrekende materiële ontvangstbevestigingen (MRA ‘ s).
(3) verschillen in verzending. Dla Operations Order Management zal discrepante orders identificeren en actie ondernemen.
driemaandelijkse rapportage aan de SPE moet statistieken, tekortkomingen en corrigerende Actieplannen bevatten.
(S-90) snelle betalingsprocedures kunnen worden gebruikt voor—
(1) OCONUS dla Direct supporting Forward Stock Locations (FSL) initiatieven wanneer inspectie en acceptatie zich op de plaats van bestemming bevinden.
(2) Oconus klant Direct wanneer inspectie en acceptatie op de bestemming.
(3) directe zendingen van klanten naar geconsolideerde Containerisatiepunten (CTP ‘ s) wanneer inspectie en acceptatie op de plaats van bestemming zijn.
13.404 Contractclausule.
(S-90) afwijking 20-05 doet afstand van de vereisten in FAR 52.213-1(c)(2) voor het FDT-programma.
subdeel 13.5 – SIMPLIFIED PROCEDURES FOR CERTAIN COMMERCIAL ITEMS
(Revised October 1, 2020 through PROCLTR 2020-18)
13.501 Special documentation requirements.
(b) documentatie van het Contractbestand.
(3) contractanten gebruiken het Market Research for Commercial Items and Commerciality Determination Memorandum (MRCICDM) – formaat op 53.9013(b) om het marktonderzoek te documenteren dat de aanbestedende organisatie heeft uitgevoerd om te bepalen of het item commercieel is. Elke aanbestedingsorganisatie mag gestandaardiseerde aanvullende informatie alleen toevoegen door deze aan het einde van het MRCICDM-formaat toe te voegen, teneinde een uniforme presentatie in het hele Agentschap te bevorderen. Contractanten worden aangemoedigd, maar zijn niet verplicht, om het SAAD-formaat op 53.9013(a) of het alternatieve SAAD-formaat op 53 te gebruiken.9013 (c), zoals voorgeschreven in 13.106-3(b) en 15.406-1(b) (1), in plaats van een PNM, om de grondslag te documenteren voor de toekenning van acties waarvan de waarde binnen de drempels van ver 13.500(a) wordt geschat.
