De vez en cuando, me encuentro aconsejando a un empleador que no tiene una política FMLA o que carece completamente de detalles significativos. A menudo, estas políticas no incluyen disposiciones clave para proteger contra la responsabilidad.
Tomemos, por ejemplo, el período de 12 meses de la FMLA.
Como saben los empleadores, un empleado elegible tiene derecho a 12 semanas de licencia FMLA en un período de 12 meses. En particular, el empleador define este «período de 12 meses». ¿Qué sucede cuando un empleador no revela el período de 12 meses en su póliza de FMLA? Pueden terminar como el Departamento de Correcciones (IDOC).
IDOC aparentemente mantuvo una política de FMLA, pero no informó a los empleados cómo se definió el período de 12 meses de FMLA. Cuando eso sucede, se utiliza la opción de 12 meses que proporciona el resultado más beneficioso para el empleado. IDOC aprendió esto de la manera difícil. Uno de sus empleados, Mike, se despidió de la FMLA y aparentemente agotada. Más tarde fue despedido por tres ausencias injustificadas.Al encontrar que IDOC no informó a los empleados de lo que estaba utilizando como el período de FMLA de 12 meses, el tribunal determinó que se debía usar el resultado «más beneficioso» para Mike, lo que le devolvió dos semanas de licencia de FMLA que podría haber utilizado en este caso. Caggiano c. Illinois Dept. de Correcciones (pdf)
Ouch. Eso pica.
¿Cuántas Formas hay de Contar hasta 12?
Utilicemos la pérdida de IDOC como una oportunidad para discutir qué período de FMLA de 12 meses debe usar para su fuerza laboral. Las regulaciones de FMLA permiten a los empleadores utilizar cualquiera de los cuatro métodos diferentes para calcular la cantidad de licencia FMLA que usa un empleado dentro de un período de 12 meses. Según las regulaciones, un empleador puede elegir cualquiera de los siguientes períodos de 12 meses:
- El año calendario
- Cualquier «año de licencia» fijo de 12 meses, como un año fiscal, un año requerido por la ley estatal o un año que comienza en la fecha de «aniversario» de un empleado
- El período de 12 meses medido hacia adelante a partir de la fecha en que comienza la primera licencia FMLA de un empleado
- Un período «continuo» de 12 meses medido hacia atrás a partir de la fecha en que un empleado usa Período particular de 12 meses
Los empleadores pueden seleccionar cualquiera de estos cuatro métodos de conteo, siempre que el método se aplique de manera consistente y uniforme para todos empleado. Sin embargo, una vez que el empleador elige un período de 12 meses en particular, no puede cambiar a otro período de 12 meses sin notificar primero el cambio a todos los empleados con al menos 60 días de anticipación. 29 CFR 825.200 (d) (1) Como mencioné anteriormente, si el empleador no selecciona uno de los períodos de 12 meses anteriores, o si el empleador ha cambiado el método pero está dentro del período de 60 días, el empleador debe usar el período de 12 meses que proporcione el resultado más beneficioso para ese empleado.
Claramente, hay pros y contras con cada uno de estos cuatro métodos. Pero un método se destaca por encima del resto: el período de 12 meses «continuo» medido hacia atrás a partir de la fecha en que un empleado usa cualquier licencia FMLA.
Déjame explicarte.
Métodos Uno y Dos
Los dos primeros métodos son materialmente los mismos en que establecen un punto fijo en el tiempo para comenzar a calcular la salida FMLA. Aunque estas dos opciones son, con mucho, las más fáciles de administrar, permiten que los empleados «acumulen» períodos de FMLA de 12 semanas consecutivos, lo que potencialmente proporciona más licencias de las necesarias. «Apilamiento» significa tomar licencia FMLA para un año de licencia FMLA posterior justo después de la licencia tomada durante el año anterior.
Tomemos a Jane, por ejemplo. Bajo el método de «año calendario» de su empleador, Jane toma cuatro semanas de licencia FMLA la primera vez el 1 de febrero. Más tarde, en noviembre, toma otras ocho semanas de licencia, que la llevan hasta el final del año calendario. En teoría, a partir del 1 de enero, Jane podría utilizar otras 12 semanas de licencia de FMLA. En este ejemplo, este método de cálculo le permite a Jane un total de 20 semanas consecutivas de licencia FMLA. (Podría haber sido peor: Jane podría haber tomado 12 semanas al final del año y otras 12 al comienzo del siguiente año calendario, para un total de 24 semanas laborales consecutivas de licencia FMLA.) Para los empleadores que buscan una continuidad de las operaciones comerciales, este resultado no deseado puede ser una píldora difícil de tragar.
Método Tres
El tercer método no es completamente diferente de los dos anteriores, pero ofrece un equilibrio ligeramente mejor entre la protección de la continuidad de las operaciones comerciales y la facilidad de administración. Con arreglo a este método, un empleado tendría derecho a 12 semanas de licencia durante el año que comienza en la primera fecha en que se toma la licencia FMLA. Desde una perspectiva administrativa, esto es más fácil de entender: el empleado comienza la licencia el 1 de febrero, por lo que el año de licencia del empleado comienza el 1 de febrero. Sin embargo, este método no evita el enigma de «apilamiento» identificado anteriormente. Aquí, los empleadores no pueden evitar una situación en la que un empleado toma la licencia FMLA más tarde en el año de licencia FMLA, que es seguida consecutivamente por hasta 12 semanas tomadas al comienzo del siguiente año FMLA (el 1 de febrero).
Notablemente, bajo las regulaciones de la FMLA, los empleadores deben usar este método al calcular la licencia para un empleado que está cuidando a un miembro del servicio cubierto con una lesión o enfermedad grave. 29 C. F. R. 825.200 (f)
Método Cuatro
El método más común (pero claramente el más confuso) que usan los empleadores se conoce como el método «rodante». Bajo el método de «rotación», conocido también en los círculos de recursos humanos como el método de «mirar hacia atrás», el empleador» mira hacia atrás » en los últimos 12 meses, suma todo el tiempo de FMLA que el empleado ha utilizado durante los 12 meses anteriores y resta ese total de la asignación de licencia de 12 semanas del empleado. Por lo tanto, al calcular la licencia FMLA disponible de un empleado, el saldo disponible restante del empleado es de 12 semanas menos la parte de la licencia FMLA que el empleado utilizó durante los 12 meses anteriores a ese día.
Las regulaciones proporcionan un ejemplo bastante sencillo de cómo el empleador calcularía la licencia utilizando este método:
Si un empleado utilizara cuatro semanas a partir del 1 de febrero de 2008, cuatro semanas a partir del 1 de junio de 2008 y cuatro semanas a partir del 1 de diciembre de 2008, el empleado no tendría derecho a ninguna licencia adicional hasta el 1 de febrero de 2009. Sin embargo, a partir del 1 de febrero de 2009, el empleado volvería a ser elegible para tomar la licencia FMLA, recuperando el derecho a tomar la licencia de la misma manera y cantidades en que se utilizó en el año anterior. Por lo tanto, el empleado recuperaría (y tendría derecho a usar) un día adicional de licencia de FMLA cada día durante cuatro semanas, a partir del 1 de febrero de 2009. El empleado también comenzaría a recuperar días adicionales a partir del 1 de junio de 2009 y días adicionales a partir del 1 de diciembre de 2009. En consecuencia, es posible que los empleadores que utilicen el período de 12 meses consecutivos tengan que calcular si el empleado tiene derecho a tomar una licencia FMLA cada vez que se solicite, y los empleados que tomen una licencia FMLA sobre esa base pueden entrar y salir de la protección FMLA en función de su uso de FMLA en los 12 meses anteriores. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, si el empleado necesita seis semanas de licencia por una condición de salud grave a partir del 1 de febrero de 2009, solo las primeras cuatro semanas de la licencia estarían protegidas por la FMLA.
El Ganador
Cuando se utiliza el calendario móvil o el período retrospectivo, la licencia FMLA de un empleado que permanece en su derecho de licencia FMLA de 12 semanas literalmente puede cambiar diariamente, ya que el empleador debe agregar días (u horas) utilizados en el aniversario de 12 meses de una ausencia FMLA. Aunque este método puede ser confuso de administrar (como calcular la licencia disponible de diferentes fechas de FMLA para cada empleado, y hacerlo cada vez que se solicita la licencia de FMLA), es el único método disponible bajo las regulaciones para garantizar que un empleado no tome un bloque de licencia de FMLA durante más de 12 semanas consecutivas. Implementar este método es la mejor defensa de un empleador contra el abuso de FMLA, y tiende a ahorrar costos a largo plazo. Además, desalienta el uso por parte de los empleados de períodos prolongados de licencia en períodos consecutivos de 12 meses. Cuando se compara con los demás, este método a menudo es la mejor opción para los empleadores.
Trabaje con su asesor de empleo para asegurarse de que está utilizando un año de FMLA que satisfaga sus necesidades operativas y comerciales.
¡Pero RECUERDA!
No cometas el mismo error que hizo IDOC anteriormente. Independientemente del período de FMLA de 12 meses que elija, asegúrese de que esté claramente definido en su póliza de FMLA.