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Rôle clé – Parlementaire

• Aide le président à gérer les réunions et conseille sur la procédure parlementaire
• Préside le comité des règlements administratifs pour examiner les règlements administratifs de l’unité chaque année et réviser les règlements administratifs tous les trois ans
• Organise la première réunion du comité des candidatures, fournissant des informations sur le processus de nomination et d’élection

Mise en route

Préparation – Pour en savoir plus sur votre nouveau poste, examinez les dossiers du dernier mandat, y compris les règlements administratifs de votre unité et Règles permanentes. Il vaut également la peine de parler au parlementaire sortant pour obtenir des conseils et des conseils sur votre nouveau rôle.

Visitez l’État de Californie PTA – capta.org – et en savoir plus sur:

• Ressources et modèles d’APT sur les bases parlementaires pour les réunions
• Processus d’examen des règlements administratifs
• Programme gratuit de règlements administratifs électroniques en ligne pour réviser et mettre à jour les règlements administratifs de l’unité
• Règles d’ordre de Robert Nouvellement révisées

Réunions – Rencontrez le nouveau président pour identifier des moyens de travailler ensemble pour rendre les réunions du conseil et de l’association encore plus efficaces.

Lors de la première réunion du conseil d’administration, distribuez des copies des règlements et passez-les ensemble. Cela aide tout le monde à en apprendre davantage sur la PTA.

Pour que les réunions du conseil se déroulent sans heurts, fournissez des informations sur les bases parlementaires, telles que la façon de présenter une motion.

Tâches importantes – Contactez votre conseil / district de la ZEP pour vérifier qu’il a une copie de vos règlements administratifs actuels dans ses dossiers. Et n’oubliez pas de mettre à jour le nom d’utilisateur et le mot de passe pour accéder au programme de règlements électroniques de la California State PTA en ligne.

Modalités

Les parlementaires agissent en tant que facilitateur pour les règlements administratifs, consultant pour gérer les réunions et mentor pour les députés sur la procédure parlementaire.

Voici quelques conseils rapides pour vous aider à démarrer.

Facilitateur – Les règlements administratifs sont le document juridiquement contraignant de votre PTA en tant qu’organisation à but non lucratif 501(c)(3). Ils fournissent le cadre de base de votre unité et son fonctionnement.

Les informations sur votre conseil d’administration, vos comités, vos membres, vos réunions et vos élections figurent dans les règlements administratifs.

Des détails sur les politiques de la ZEP et les procédures requises pour les listes de conseils, les rapports financiers, les audits, les cotisations et l’examen des règlements administratifs sont également fournis.

En outre, le nom légal et les numéros d’identification de votre unité – délivrés par la PTA nationale et étatique ainsi que par les agences gouvernementales fédérales et étatiques pour les déclarations fiscales – sont énumérés dans les règlements administratifs.

En tant que facilitateur, soyez prêt à en savoir plus sur la façon dont les règlements administratifs façonnent votre unité et son fonctionnement en tant qu’organisation à but non lucratif.

Une bonne première étape consiste à créer un guide de référence rapide des règlements administratifs à utiliser tout au long du terme.

Aller en ligne – capta.org – et téléchargez la ressource, En exécutant Votre PTA En Toute Simplicité. Vous trouverez ici la Fiche récapitulative de l’information sur les statuts de l’Unité: un pager à imprimer et à remplir avec les détails de votre PTA.

Au cours de l’année, vous prenez également les devants dans la révision des règlements.

Si des changements sont nécessaires, demandez au président de nommer un comité des règlements administratifs pour préparer les règlements révisés et envoyez-les à votre conseil de la PTA / parlementaire de district. À son tour, il soumettra vos règlements à la PTA de l’État de Californie pour approbation.

Consultant – Aider le président à bien gérer les réunions est un autre aspect de votre nouveau poste.

Par exemple, si une question sur la procédure parlementaire se pose, le président peut demander votre avis avant de prendre une décision. C’est pourquoi en savoir plus sur les règles d’ordre de Robert pour les bases parlementaires s’avérera utile.

Commencez l’année en travaillant avec le conseil d’administration pour établir des règles de base pour les réunions.

Cela pourrait inclure un accord sur le nombre de personnes pouvant s’exprimer en faveur et contre une motion et le temps accordé à chaque orateur. Si ces normes convenues fonctionnent bien, envisagez de les ajouter aux règles permanentes de votre unité.

Pour que les réunions se déroulent sans heurts, encouragez les participants à concentrer la discussion sur le point à l’ordre du jour. Vous pouvez également aider tout le monde à rester sur la tâche en agissant en tant que chronométreur afin que les réunions commencent et se terminent à l’heure.

Et, n’oubliez pas de garder une liste d’orateurs pour le président à utiliser lorsque les gens lèvent la main pour être reconnus. De cette façon, tout le monde a une chance égale d’être entendu.

Mentor – Les députés comptent souvent sur le parlementaire pour clarifier la façon dont les réunions sont organisées et comment participer pour atteindre les principaux buts et objectifs de votre APT.

Soyez proactif pour sensibiliser à la façon dont la procédure parlementaire est un moyen fiable de gérer les réunions. Cela inclut la compréhension des cinq « règles du jeu » de base:

• Ordre – Un point à la fois
• Égalité des chances – Possibilité de participer
• Justice – Équité / Tout le monde comprend
• Droit de la minorité – D’être entendu
• Droit de la majorité – De décider

Expliquer les bases, fournir des instructions lors des réunions avec mini-formation ou des documents sur les motions, le vote et les règles de débat. Pour une diffusion plus large, publiez ces conseils sur votre site Web PTA, vos nouvelles électroniques ou vos médias sociaux.

Vous encadrez également le comité de nomination. Cela comprend la mise en place de sa première réunion et l’élection du président.

Pour l’aider à démarrer, fournissez des informations de vos règlements administratifs sur les procédures de nomination et d’élection. Prenez le temps d’expliquer les postes à pourvoir et qui est admissible à siéger au conseil pour le prochain mandat.

Le saviez-vous ? Members Membres du Conseil d’administration de la PTA:

• Respecter les procédures financières de la PTA telles qu’elles sont décrites dans les règlements administratifs et les directives nationales et nationales de la PTA
• Protéger la vie privée des membres en utilisant les informations des membres uniquement pour le travail de la PTA
• Assister à des ateliers ou des formations parrainés par la PTA
• Tenir à jour un livre de procédures à transmettre à un successeur, sur support papier ou électronique
• Travailler en équipe pour améliorer la vie de tous les enfants et de leurs familles

Autres informations utiles/h3>

Ressources:

PTA de l’État de Californie – www.capta.org

• Onglet des leaders de la PTA et plus
• Boîte à outils de la PTA de l’État de Californie
• Gérer votre PTA en toute simplicité
• Guide d’assurance – Également envoyé chaque année aux présidents de la PTA

Services en ligne:

• Système de contact des agents – Pour saisir les informations des agents et des membres du conseil d’administration et générer des rapports utiles
• Règlements électroniques – Pour réviser et mettre à jour les règlements des unités PTA
• Centre de soutien à la déclaration fiscale – Pour aider les unités à répondre aux exigences de déclaration fédérales et étatiques
• MyPTEZ – Pour gérer les besoins comptables PTA et générer des rapports financiers
• TOTEM – SYSTÈME D’ADHÉSION ÉLECTRONIQUE – Pour adhérer et renouveler l’adhésion et pour que les APT gèrent l’adhésion

ZEP national – www.PTA.organisation

• Exécutez votre onglet PTA et plus
• Ateliers d’apprentissage en ligne
• Blog One Voice