Federal Acquisition Regulation (FAR) hade sin början i den väpnade Upphandlingsförordningen som inrättades 1947 som styr den federala regeringens inköpsprocess. Det är tänkt att säkerställa inköpsförfaranden är standard, konsekvent, och genomförs på ett opartiskt sätt. Även om dessa regler införs strikt på arbete som utförs med den federala regeringen, kommer många statliga organisationer som department of transportation att ha politik på plats som liknar FAR.

Vi kommer att fokusera vår uppmärksamhet på FAR Cost-principen som beskrivs i del 31 som definierar när och i vilken utsträckning kostnader kan återvinnas. FAR Cost-principen säger att innan en entreprenör kan återhämta en viss kostnad måste den vara tillåten (per FAR Part 31 och kontraktet), allokerbar och rimlig. Denna princip är oerhört viktig eftersom regeringen kan återkräva eventuella kostnader som inte är tillåtna, rimliga eller allokerbara för kontraktet. Kort sagt, om du inte följer denna princip kan regeringen be om pengarna tillbaka.

far Part 31.205 innehåller cirka 50 utvalda kostnader som beskriver de som uttryckligen är tillåtna och uttryckligen otillåtna. De kostnader som specifikt klassificeras som otillåtna är kostnader som regeringen inte kommer att betala för under några villkor. Det är viktigt att ditt redovisningssystem kan segregera dessa kostnader för att förhindra komplikationer i fakturering eller en potentiell statlig revision. Exempel på uttryckligen otillåtna kostnader inkluderar alkoholhaltiga drycker, underhållning, donationer, lagstiftande lobbying, blommor eller böter.

Tänk på, långt del 31.205 täcker inte varje del av kostnaden. Om en kostnad inte nämns innebär det inte att det antingen är tillåtet eller otillåtet. Bestämning av tillåtlighet är analogt baserad. Så tillåtligheten av en kostnad som liknar den i fråga kommer att tillämpas. Använd den kostnadsprincip som bäst fångar den väsentliga karaktären av kostnaden i fråga.

Med denna segregering av kostnader i åtanke är det viktigt att ditt företag använder ett redovisningssystem som gör denna process enkel och verkställbar. Kom ihåg att det är upp till dig att avgöra om en kostnad är tillåten, allokerbar och rimlig. De flesta AE-specifika redovisningslösningar ska kunna fördela en kostnad till ett projekt och kategorisera kostnaden som antingen tillåten eller otillåten. Denna uppgift blir mycket svårare om ditt företag använder en generisk bokföringslösning.

Så om ditt företag gör statligt arbete (eller vill vara) och du använder ett generiskt redovisningssystem kan det vara dags att ta en titt på en AE-specifik lösning. För mer information om Ajera, en redovisning och projektledning programvara som är specifik för AE företag som gör långt efterlevnad lätt, ta en titt här.

ladda ner whitepaper: Top överväganden för att anta en a&e branschspecifik redovisning plattform förstå begränsningarna i generiska redovisningssystem och hur en a&e branschspecifik lösning hjälper en&e företag växa sin verksamhet och öka lönsamheten.