den føderale erhvervelse forordning (FAR) havde sin begyndelse i Armed Services Indkøb forordning etableret i 1947 regulerer den føderale regerings indkøbsproces. Det er beregnet til at sikre, at indkøbsprocedurer er standard, konsistente og gennemføres på en upartisk måde. Mens disse regler pålægges strengt på arbejde udført med den føderale regering, vil mange statslige organisationer som department of transportation have politikker på plads svarende til FAR.

Vi vil fokusere vores opmærksomhed på FAR Cost-princippet beskrevet i del 31, der definerer hvornår og i hvilket omfang omkostninger kan inddrives. FAR Cost-princippet siger, at før en entreprenør kan inddrive en bestemt omkostning, skal den være tilladt (pr.FAR Del 31 og kontrakten), allokerbar og rimelig. Dette princip er utroligt vigtigt, fordi regeringen kan inddrive eventuelle omkostninger, der ikke findes tilladte, rimelige eller allokerbare til kontrakten. Kort sagt, hvis du ikke overholder dette princip, kan regeringen bede om deres penge tilbage.

FAR Part 31.205 indeholder omkring 50 udvalgte omkostninger, der beskriver dem, der udtrykkeligt er tilladte og udtrykkeligt ikke tilladte. De omkostninger, der specifikt er klassificeret som ikke-tilladte, er omkostninger, som regeringen ikke betaler for under nogen betingelse. Det er vigtigt, at dit regnskabssystem er i stand til at adskille disse omkostninger for at forhindre komplikationer i fakturering eller en potentiel regeringsrevision. Eksempler på udtrykkeligt ikke-tilladte omkostninger inkluderer alkoholholdige drikkevarer, underholdning, donationer, lovgivningsmæssig lobbyvirksomhed, blomster, eller bøder.

husk, langt del 31.205 dækker ikke alle omkostningselementer. Hvis en omkostning ikke nævnes, betyder det ikke, at den enten er tilladt eller ikke tilladt. Bestemmelse af tilladelighed er analogt baseret. Så tilladelsen af en pris svarende til den pågældende vil blive anvendt. Brug det omkostningsprincip, der bedst fanger den væsentlige karakter af de omtvistede omkostninger.

med denne adskillelse af omkostninger i tankerne er det vigtigt, at din virksomhed bruger et regnskabssystem, der gør denne proces let og håndhævelig. Husk, det er op til dig at afgøre, om en pris er tilladt, allokerbar og rimelig. De fleste AE-specifikke regnskabsløsninger skal være i stand til at allokere en omkostning til et projekt og kategorisere omkostningerne som enten tilladte eller ikke tilladte. Denne opgave bliver meget vanskeligere, hvis din virksomhed bruger en generisk regnskabsløsning.

så hvis din virksomhed laver regeringsarbejde (eller gerne vil være), og du bruger et generisk regnskabssystem, kan det være på tide at se på en AE-specifik løsning. For mere information om Ajera, et regnskabs-og projektstyringsprogram, der er specifikt for AE-firmaer, der gør langt overholdelse let, se her.

Hent hvidbogen: Top overvejelser for at vedtage en a &E branchespecifik regnskabsplatform forstå begrænsningerne i generiske regnskabssystemer, og hvordan en a&E branchespecifik løsning hjælper en& e virksomheder vokser deres forretning og øger rentabiliteten.