Die Federal Acquisition Regulation (FAR) hatte ihre Anfänge in der Beschaffungsverordnung der Streitkräfte, die 1947 für den Einkaufsprozess der Bundesregierung eingeführt wurde. Es soll sicherstellen, dass die Einkaufsverfahren standardisiert, konsistent und unparteiisch durchgeführt werden. Während diese Vorschriften streng auf die Arbeit mit der Bundesregierung auferlegt werden, werden viele staatliche Organisationen wie das Verkehrsministerium ähnliche Richtlinien wie FAR haben.

Wir werden unsere Aufmerksamkeit auf das in Teil 31 skizzierte FAR-Cost-Prinzip richten, das definiert, wann und in welchem Umfang Kosten gedeckt werden können. Das FAR-Kostenprinzip besagt, dass ein Auftragnehmer, bevor er bestimmte Kosten zurückfordern kann, zulässig (gemäß FAR Part 31 und dem Vertrag), zuordenbar und angemessen sein muss. Dieses Prinzip ist unglaublich wichtig, da die Regierung alle Kosten decken kann, die nicht zulässig, angemessen oder dem Vertrag zuzuordnen sind. Kurz gesagt, wenn Sie sich nicht an dieses Prinzip halten, kann die Regierung ihr Geld zurückfordern.

FAR Part 31.205 enthält rund 50 ausgewählte Kosten, in denen diejenigen aufgeführt sind, die ausdrücklich zulässig und ausdrücklich nicht zulässig sind. Die Kosten, die speziell als unzulässig eingestuft werden, sind Kosten, die die Regierung unter keinen Umständen bezahlen wird. Es ist wichtig, dass Ihr Buchhaltungssystem in der Lage ist, diese Kosten zu trennen, um Komplikationen bei der Abrechnung oder einer möglichen staatlichen Prüfung zu vermeiden. Beispiele für ausdrücklich unzulässige Kosten sind alkoholische Getränke, Unterhaltung, Spenden, legislative Lobbyarbeit, Blumen oder Geldstrafen.

Beachten Sie, dass FAR Part 31.205 nicht jedes Kostenelement abdeckt. Wenn Kosten nicht erwähnt werden, bedeutet dies nicht, dass sie zulässig oder nicht zulässig sind. Die Bestimmung der Zulässigkeit erfolgt analog. Es wird also die Zulässigkeit von Kosten angewendet, die denen in Frage kommen. Verwenden Sie das Kostenprinzip, das die wesentliche Natur der fraglichen Kosten am besten erfasst.

Angesichts dieser Kostentrennung ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen ein Buchhaltungssystem verwendet, das diesen Prozess einfach und durchsetzbar macht. Denken Sie daran, es liegt an Ihnen zu bestimmen, ob Kosten zulässig, zuordenbar und angemessen sind. Die meisten AE-spezifischen Buchhaltungslösungen sollten in der Lage sein, einem Projekt Kosten zuzuweisen und die Kosten entweder als zulässig oder nicht zulässig zu kategorisieren. Diese Aufgabe wird viel schwieriger, wenn Ihr Unternehmen eine generische Buchhaltungslösung verwendet.

Wenn Ihre Firma also Regierungsarbeit leistet (oder dies gerne tun würde) und Sie ein generisches Buchhaltungssystem verwenden, ist es möglicherweise an der Zeit, sich eine AE-spezifische Lösung anzusehen. Weitere Informationen zu Ajera, einer Buchhaltungs- und Projektmanagement-Software speziell für AE-Unternehmen, die die Einhaltung von Vorschriften erleichtert, finden Sie hier.

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