El Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) tuvo sus inicios en el Reglamento de Adquisiciones de Servicios Armados establecido en 1947 que rige el proceso de compras del gobierno federal. Su objetivo es garantizar que los procedimientos de compra sean estándar, coherentes y se lleven a cabo de manera imparcial. Si bien estas regulaciones se imponen estrictamente al trabajo realizado con el gobierno federal, muchas organizaciones estatales, como el departamento de transporte, tendrán políticas similares a las de la FAR.

Centraremos nuestra atención en el Principio de Costo de FAR descrito en la parte 31, que define cuándo y en qué medida se pueden recuperar los costos. El principio del costo de las FAR establece que, antes de que un contratista pueda recuperar un costo en particular, debe ser permisible (según la Parte 31 de las FAR y el contrato), asignable y razonable. Este principio es increíblemente importante porque el gobierno puede recuperar cualquier costo que no se considere permisible, razonable o asignable al contrato. En resumen, si no se adhiere a este principio, el gobierno puede solicitar la devolución de su dinero.

Parte 31.205 de la FAR contiene alrededor de 50 costos seleccionados que detallan aquellos que son expresamente permitidos y expresamente no permitidos. Los costos que se clasifican específicamente como no admisibles son costos que el gobierno no pagará bajo ninguna condición. Es importante que su sistema de contabilidad sea capaz de segregar estos costos para evitar complicaciones en la facturación o una posible auditoría gubernamental. Ejemplos de costos expresamente no permitidos incluyen bebidas alcohólicas, entretenimiento, donaciones, cabildeo legislativo, flores o multas.

Tenga en cuenta que la Parte 31.205 de la FAR no cubre todos los elementos de costo. Si no se menciona un costo, no implica que sea permisible o no permisible. La determinación de la permisibilidad se basa de forma análoga. Por lo tanto, se aplicará la permisibilidad de un costo similar al en cuestión. Utilizar el principio de coste que mejor refleje la naturaleza esencial del coste en cuestión.

Con esta segregación de costos en mente, es importante que su empresa use un sistema de contabilidad que haga que este proceso sea fácil y aplicable. Recuerde, depende de usted determinar si un costo es permisible, asignable y razonable. La mayoría de las soluciones de contabilidad específicas de EA deben ser capaces de asignar un costo a un proyecto y categorizar el costo como admisible o no admisible. Esta tarea se vuelve mucho más difícil si su empresa está utilizando una solución de contabilidad genérica.

Entonces, si su empresa está haciendo trabajo gubernamental (o le gustaría hacerlo) y está utilizando un sistema de contabilidad genérico, puede ser el momento de echar un vistazo a una solución específica de EA. Para obtener más información acerca de Ajera, un software de contabilidad y gestión de proyectos específico para empresas de EA que facilita el cumplimiento de normas FAR, eche un vistazo aquí.

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