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de http://www.presentation-pointers.com/showarticle/articleid/20/

Conseils pratiques Pour des Documents efficaces: De bons Documents Permettent aux Membres du Public de Se souvenir de Votre Message
Par Marjorie Brody
Lorsque la présentation ou la session de formation se termine, l’apprentissage doit-il également se terminer? Absolument pas. Pourtant, souvent, cela peut arriver.
Il est essentiel que les présentateurs utilisent le plus grand nombre des cinq types de matériel suivants pour que les membres du public puissent les ramener à la maison. Ces éléments aident non seulement à se souvenir de l’orateur et de son message, mais surtout aident les participants à poursuivre leur apprentissage. Des études montrent que les gens ne se souviennent que de 10% de ce qu’ils ont entendu après plusieurs jours. Un document efficace peut augmenter ce pourcentage.
Quels types de matériaux peuvent être utilisés?
1) Documents (ou classeurs)
L’utilisation de documents qui permettent aux membres du public de prendre des notes pendant la présentation est un excellent moyen pour eux de capturer des idées clés. Quand ils prennent des notes avec leurs propres mots, c’est plus significatif. Les documents doivent être visuellement intéressants, mais avoir beaucoup d’espace blanc pour l’écriture.
Selon un article paru dans le numéro de février 1999 du magazine Presentations, il y a cinq étapes à suivre pour améliorer vos documents:

• Restez concentré sur votre objectif — personnalisez toujours votre document en fonction de ce que vous essayez d’accomplir.

• Évitez une surabondance d’informations avoid évitez la tentation de surcharger les membres du public d’informations simplement parce que c’est possible. Comme pour la présentation elle-même, votre document ne doit pas inclure de « vidages de données ». » Supprimez tout matériel qui ne supporte pas directement votre message.

• Utilisez des graphiques autant que possible any chaque fois que vous pouvez mettre un graphique dans un document par rapport au texte, faites-le. Les gens étudieront un graphique ou un diagramme pour apprendre des informations, mais peuvent ignorer une explication détaillée des mêmes données.

• N’ayez pas peur des espaces blancs — de larges marges et beaucoup de place pour prendre des notes sont recommandées. Une bonne ligne directrice à suivre est de ne pas remplir plus des 2/3 de la page avec des mots ou des graphiques.

• Assurez-vous qu’il a l’air bien — l’apparence de votre document est vitale. Lorsque les gens le ramassent, le document doit être agréable (qualité du papier) et bien paraître (qualité d’impression ou de copie). Un document ne peut pas sauver une présentation horrible, mais un document bien conçu et planifié peut faire la différence entre une bonne présentation et une excellente présentation.

2) Marques de livres ou cartes de portefeuille laminées (également utilisées dans les minuteries de jour)
Ces marques de livres ou cartes peuvent avoir des idées clés du programme comme rappel pour les participants. Assurez-vous d’inclure votre nom, votre numéro de téléphone et d’autres informations de contact. Récemment, j’ai utilisé une série de cinq petites cartes aux couleurs vives. Chacun avait une lettre de l’alphabet dessus – A à E. Au dos de chacun se trouvaient des informations « pourboire rapide » et des points à puces. Sur une carte, j’ai listé mes adresses e-mail et de site Web.
3) Petits cadeaux ou bibelots qui sont en quelque sorte un rappel du sujet.
Donner une règle, par exemple, peut vous rappeler une croissance personnelle. Un paquet de graines peut être utilisé pour transmettre la pensée des graines pour réussir. Je donne aux gens une petite bougie pour leur rappeler leur propre pouvoir stellaire afin qu’ils laissent briller leur lumière. Attention, cependant, vous ne voulez pas aller trop loin avec ce genre de rappel. Tous les petits cadeaux que vous utilisez doivent contenir toutes vos informations listed nom, numéros de téléphone, adresse,
4) Les livres, les livrets, les bandes audio et vidéo et les logiciels sont d’excellents outils d’apprentissage.
Ces outils d’apprentissage peuvent être un rappel des informations données dans votre présentation especially surtout si vous en êtes l’auteur! Évidemment, ces livres, cassettes, etc., peut également aider à promouvoir vos ventes de services et de produits. Une autre idée est d’envoyer ces types d’outils d’apprentissage régulièrement – peut-être une fois par mois – aux membres du public afin qu’il y ait un apprentissage continu.
5) Bulletins d’information, lettres de rappel et autres feuilles de conseils
Chaque participant d’un Brody Communications Ltd. le programme de formation reçoit notre newsletter trimestrielle insérée dans leur manuel. Chaque numéro contient un article écrit par moi qui a une application pratique sur le lieu de travail. Les présentateurs peuvent également utiliser ce type de matériel en demandant aux membres du public de s’inscrire à une liste de diffusion, puis d’envoyer régulièrement des lettres et des bulletins aux participants
Copyright de l’article© Brody Communications Ltd. 1999

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de http://www.linguistics.ucsb.edu/faculty/bucholtz/sociocultural/handouttips.html

Documents de présentation

copyright © 2004-2007 par Mary Bucholtz, Université de Californie à Santa Barbara

Les documents sont cruciaux dans la recherche linguistique, il est donc important que vous maîtrisiez ce genre de discours. Voici quelques lignes directrices de base pour créer un document efficace pour la linguistique socioculturelle.

Faites attention au contenu du document, pas à son apparence

Rendre le document facile à naviguer.

Éléments du document

Section Titre

Cela se produit en haut de la page 1 (et nulle part ailleurs ; il n’y a pas d’en-tête avec le titre sur chaque page). Cette section comprend plus que le titre. Vous devriez avoir les informations suivantes, généralement dans cet ordre, généralement centrées (c’est-à-dire, modélisez-le sur le manuscrit de l’article que cette présentation deviendra éventuellement) : titre de l’article, votre nom, (votre affiliation universitaire et peut-être votre département: pour des conférences, des entretiens d’embauche, etc.), votre adresse e-mail. C’est un marqueur pour un débutant de mettre trop d’informations dans la section titre; si vous souhaitez inclure le lieu de la présentation (par exemple, l’acronyme de la conférence, tel que AAA ou LSA) et la date, vous pouvez l’ajouter dans l’en-tête de la première page ou sous votre adresse e-mail, mais ne listez pas le titre de la session, l’organisateur, etc.

Body

Cela peut varier un peu, en fonction de la nature de votre présentation. Vous pouvez structurer le corps à l’aide d’en-têtes et / ou d’un format de contour, ou si votre présentation est principalement axée sur les données, vous pouvez simplement autoriser les lecteurs à suivre en utilisant les exemples de numéros. Ne surchargez pas votre document; un ou deux niveaux de titre sont les plus utilisés.

Citations

Vous pouvez inclure des citations d’autres chercheurs le cas échéant, mais vous ne devez pas les numéroter. Citez l’auteur, la date et le numéro de page entre parenthèses, puis ajoutez la référence complète dans votre section de référence à la fin du document.

Exemples

Tous les exemples de données doivent être numérotés. Les tableaux et les figures doivent être numérotés séparément des exemples de données. Autrement dit, si vous avez une table qui se produit après l’exemple de données (4), appelez-la la table 1 et suivez-la avec l’exemple de données (5). Numéroter tous les exemples, tableaux et figures en utilisant uniquement des chiffres arabes. Par convention, les exemples de données sont généralement numérotés entre parenthèses au-dessus des données : (1), (2). N’écrivez pas « exemple » avant le numéro de l’exemple.

Les tables

Gardent leur conception simple et ne les utilisent que pour la présentation de matériel qui ne fonctionnera pas mieux dans un exemple de données ou un graphique quelconque (par exemple, les listes de marqueurs de discours et leur fonction dans le discours fonctionnent bien dans un tableau; les statistiques simples peuvent être mieux présentées dans un tableau, mais souvent un graphique est préférable à cet effet). Les transcriptions ne devraient presque jamais être dans des tableaux. Tous les tableaux doivent avoir des légendes claires et informatives : pas « Tableau 1: Commutation de codes » mais « Tableau 1: Pourcentage de codeswitching dans la narration, par sexe. » Regardez des exemples de tableaux publiés pour trouver un format efficace. Les tables sont plus difficiles à concevoir que vous ne le pensez.

Figures

Les figures comprennent des graphiques et des graphiques. Si vous avez des graphiques, assurez-vous qu’ils sont clairement visibles sur le document. Les graphiques en couleur sont jolis mais chers; une photocopie claire en noir et blanc est généralement très bien. Comme les tableaux, les figures devraient également avoir des légendes informatives.

Transcriptions

Fournissent des numéros de ligne pour les transcriptions de plus de quelques lignes (généralement 5 environ). Les numéros de ligne doivent être des chiffres arabes sans parenthèses ni points. Essayez de formater votre numérotation de manière à ce que les longues lignes ne se retrouvent pas dans la colonne de numérotation ou dans la colonne nom du locuteur.

Ne pas:

1: blahblahblahblah blahblahblahblah blahblahblahblah
blahblahblahblah blahblahblahblah.
2 B: bla-bla-bla-bla-bla-bla-bla-bla.

Do:

1 A: bla-bla-bla-bla-bla-bla-bla-bla-bla-bla
2 B: bla-bla-bla-bla-bla-bla-bla-bla.

N’incluez que le texte dont vous avez absolument besoin pour faire votre argument et utilisez des ellipses pour marquer le texte omis; si vous devez utiliser une longue transcription, mettez en surbrillance le matériel en discussion (par exemple, souligné ou en gras, flèche dans la marge).

Conventions de transcription

Vous devez lister toutes les conventions de transcription que vous utilisez dans le document, et seulement celles-ci. Pour gagner de la place, vous pouvez simplement citer votre source pour les conventions de transcription, si vous utilisez un système largement connu comme celui de Jefferson ou de Du Bois.

Ne listez que les références mentionnées dans la présentation (oralement ou sur le document). Ce ne sont généralement pas plus de cinq ou dix pour une courte conversation, ou une page pour une conversation plus longue.

+++++++++++++ je ne sais pas si c’est le cas, mais je ne sais pas si c’est le cas, mais je ne sais pas si c’est le cas, mais je ne sais pas si c’est le cas, mais je ne sais pas si c’est le cas, mais je ne sais pas si c’est le cas, mais je ne sais pas si c’est le cas, mais je ne sais pas si c’est le cas, mais je ne sais pas si c’est le cas, mais je ne sais pas si c’est le cas, mais je ne sais pas si c’est le cas, mais je ne sais pas si c’est le cas, mais je ne sais pas si c’est le cas, mais je ne sais pas si c’est le cas. /div> Votre document de présentation est la manifestation concrète durable de votre présentation. C’est une partie importante de l’expérience totale pour le public:

Mais la plupart d’entre nous se concentrent sur la préparation de ce qui se passe pendant la présentation, pas sur ce qui se passe après. Voici les avantages d’avoir des documents:

Avantages pour le présentateur

1. Ils vous permettent de réduire la quantité de matériel que vous couvrez dans votre présentation et donc de ne pas surcharger d’informations.
2. Ils vous permettent d’arrêter de vous soucier d’oublier ce que vous voulez dire.
3. Les membres du public auront un rappel concret rendant votre présentation plus mémorable.
4. Les membres du public peuvent facilement vous contacter plus tard.

Avantages pour les membres du public

1. Ils permettent aux membres du public de se détendre à l’idée de noter ce que vous dites.
2. S’ils aiment prendre des notes, ils ont un endroit pour le faire.
3. S’ils sont inspirés par votre sujet, ils ont plus d’informations à ce sujet.
4. S’ils veulent se rafraîchir plus tard sur ce que vous avez couvert, ils ont un endroit où aller.

Conseils pour les documents de présentation

1. Préparez vos documents à temps

Ne le laissez pas jusqu’au dernier moment pour créer votre document. Je suis coupable de ça. Nous sommes plus préoccupés par la présentation réelle et ne pas nous ridiculiser sur la scène, alors vous travaillez sur ce que vous allez dire et les diapositives, puis 30 minutes avant votre présentation, vous réalisez que vous devriez avoir un document et assembler quelque chose à la hâte. Les documents sont beaucoup trop importants pour être relégués à une réflexion après coup.

2. Ne vous contentez pas d’imprimer vos diapositives

C’est paresseux et peu efficace. Si vos diapositives sont des diapositives à puces (non recommandées), elles seront souvent des phrases réduites qui n’auront plus de sens pour le lecteur une semaine plus tard. Et s’il s’agit de diapositives visuelles (recommandées), il est également peu probable qu’elles aient un sens sans texte supplémentaire. Si vous présentez avec des diapositives PowerPoint visuelles, l’une des façons les plus simples de créer un document est de taper le texte du document dans le volet « Notes” de l’écran d’édition PowerPoint. Imprimez ensuite vos diapositives sous forme de ”Notes ». Vous aurez un document efficace.

3. Assurez-vous que votre document reflète votre présentation

Un membre du public devrait pouvoir relier le document à la présentation à laquelle il vient d’assister. Si vous utilisez le volet Notes de PowerPoint comme je l’ai suggéré ci-dessus, cela se produira naturellement car vous serez guidé par les visuels que vous utilisez dans la présentation. Votre document doit avoir le même titre que votre présentation et suivre la même structure afin que les membres du public puissent facilement trouver les informations qu’ils souhaitent.

4. Ajouter plus d’informations

Les présentations ne sont pas un bon format pour transférer beaucoup d’informations. Cependant, ils sont bons pour inspirer les gens à en savoir plus sur un sujet. Cette information supplémentaire peut être dans le document. Et si vous êtes le genre de personne qui veut dire au public tout ce que vous savez sur le sujet you vous pouvez le mettre dans le document.

5. Incluez les références

Si vous citez des recherches, incluez les références dans le document. Pour la plupart des présentations (les présentations scientifiques à un public scientifique seraient une exception), n’encombrez pas votre présentation ou vos diapositives de références. Mais soyez en mesure de dire: « La référence pour cette recherche est dans votre document. » Faites savoir à votre public où il peut en savoir plus: livres, sites Web, blogs, etc.

6. Envisagez de créer une feuille d’action

Les documents sont un excellent endroit pour aider les gens à mettre en œuvre les idées de votre présentation. Vous pouvez soit énumérer une série d’actions que les gens peuvent entreprendre, soit fournir une feuille de calcul que les gens remplissent sur les actions qu’ils prendront à la suite de votre présentation. Demandez à des personnes de remplir la feuille d’action vers la fin de votre présentation.

7. Rendez votre document autonome

Le document peut être transmis à des personnes qui n’étaient pas à votre présentation. Ou un membre du public peut le regarder dans un an, lorsqu’il aura oublié la majeure partie de votre présentation. Assurez-vous que cela aura du sens pour eux. Pour les personnes qui n’étaient pas présentes, incluez de brèves informations établissant votre crédibilité à votre sujet.

8. Fournir un espace blanc

Certaines personnes aiment prendre des notes pendant une présentation. Fournissez beaucoup d’espace blanc (ou même quelques pages vierges au dos) afin qu’ils puissent prendre des notes sur le document et ainsi conserver toutes les informations relatives à votre présentation au même endroit.

9. Donnez à votre document un aspect professionnel

Le document est le rappel concret de votre présentation. Il peut également être transmis à d’autres personnes qui n’étaient pas à votre présentation. Cela devrait donc améliorer la perception que les gens ont de vous:

• Demandez à quelqu’un de le relire
• Créez une apparence cohérente avec votre marque (cela peut inclure un logo et des couleurs)

10. Considérez quelles ressources supplémentaires vous pouvez fournir à votre public

Vous n’êtes pas limité au papier. Mon amie enseignante de bioéthique qui présente lors de conférences sur la bioéthique et l’éducation à travers le monde fournit à chacun de ses participants un DVD avec des plans de cours et des ressources.

11. Envisagez de créer une page web

Cliff Atkinson suggère de créer une « page d’accueil » pour votre présentation dans son livre The Backchannel. Si vous n’avez pas de site Web, vous pouvez créer un objectif squidoo ou une page de fans Facebook. Ou si vous souhaitez faire plus que cela, créez un site web wiki (essayez pbworks orwikispaces) ou utilisez un logiciel de blog. Les deux peuvent être faits gratuitement et juste un peu de courage technique (techphobics ne devrait pas essayer cela). Toutes ces options permettent aux lecteurs de commenter ce que vous avez écrit, c’est donc un excellent moyen de poursuivre la conversation avec les membres du public. Par exemple, les membres du public peuvent vous poser des questions qu’ils n’étaient pas en mesure de poser à l’époque.

Si vous décidez de passer par le web, vous pouvez réduire le document papier à une page avec les points les plus importants de votre présentation, vos coordonnées et l’adresse Web.

12. Distribuez le document au début de votre présentation

C’est un sujet de débat permanent parmi les présentateurs. Certaines personnes craignent que si elles distribuent le document en premier, les gens cesseront d’écouter et commenceront à le feuilleter. Le problème ici n’est pas le document, c’est que votre présentation n’est pas assez engageante.

Ne pas le distribuer avant la présentation suggère que vous pensez mieux savoir comment les gens devraient prêter attention à vos informations. Laissez votre public décider par lui-même.

Des recherches récentes suggèrent que fournir des documents aux étudiants universitaires avant la conférence ne nuit pas à leur apprentissage.

Mise à jour:Dans les commentaires de cet article, Cathy Moore, Mike Slater et Adam Lawrenceont identifié trois bonnes raisons de distribuer votre document après votre présentation. J’ai souligné ces raisons dans un nouvel article: Trois bonnes raisons de distribuer votre document après votre présentation.

13. Dites aux gens si ce n’est pas dans le document

Enfin, si vous allez sur une tangente en réponse à une question, faites-leur savoir que la réponse n’est pas dans le document.