Le Règlement fédéral sur les acquisitions (FAR) a fait ses débuts dans le Règlement sur les achats de Services armés établi en 1947 régissant le processus d’achat du gouvernement fédéral. Il vise à garantir que les procédures d’achat sont standard, cohérentes et menées de manière impartiale. Bien que ces réglementations soient imposées strictement au travail effectué avec le gouvernement fédéral, de nombreuses organisations étatiques telles que le ministère des transports auront des politiques similaires à celles du FAR.

Nous concentrerons notre attention sur le principe du coût FAR décrit dans la partie 31 qui définit quand et dans quelle mesure les coûts peuvent être recouvrés. Le principe du coût FAR stipule qu’avant qu’un entrepreneur puisse recouvrer un coût particulier, il doit être admissible (selon la partie FAR 31 et le contrat), imputable et raisonnable. Ce principe est extrêmement important parce que le gouvernement peut recouvrer tous les coûts jugés non admissibles, raisonnables ou imputables au contrat. En bref, si vous n’adhérez pas à ce principe, le gouvernement peut demander leur remboursement.

La partie FAR 31.205 contient environ 50 coûts sélectionnés détaillant ceux qui sont expressément admissibles et expressément non admissibles. Les coûts qui sont spécifiquement classés comme non admissibles sont des coûts que le gouvernement ne paiera à aucune condition. Il est important que votre système comptable soit capable de séparer ces coûts pour éviter des complications lors de la facturation ou d’un éventuel audit gouvernemental. Des exemples de coûts expressément non admissibles comprennent les boissons alcoolisées, les divertissements, les dons, le lobbying législatif, les fleurs ou les amendes.

Gardez à l’esprit que la partie FAR 31.205 ne couvre pas tous les éléments de coût. Si un coût n’est pas mentionné, cela n’implique pas qu’il soit admissible ou non admissible. La détermination de l’admissibilité est basée de manière analogue. Ainsi, l’admissibilité d’un coût similaire à celui en question sera appliquée. Utiliser le principe du coût qui reflète le mieux la nature essentielle du coût en cause.

Avec cette ségrégation des coûts à l’esprit, il est important que votre entreprise utilise un système comptable qui rend ce processus facile et exécutoire. N’oubliez pas que c’est à vous de déterminer si un coût est admissible, réparti et raisonnable. La plupart des solutions comptables spécifiques à l’EA devraient être en mesure d’allouer un coût à un projet et de le catégoriser comme admissible ou non. Cette tâche devient beaucoup plus difficile si votre entreprise utilise une solution comptable générique.

Donc, si votre entreprise fait du travail gouvernemental (ou le souhaite) et que vous utilisez un système comptable générique, il est peut-être temps de jeter un coup d’œil à une solution spécifique à l’AE. Pour plus d’informations sur Ajera, un logiciel de comptabilité et de gestion de projet spécifique aux entreprises AE qui facilite la conformité FAR, jetez un œil ici.

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