De Federal Acquisition Regulation (FAR) begon in de Armed Services Procurement Regulation, die in 1947 werd vastgesteld voor het aankoopproces van de federale overheid. Het is bedoeld om ervoor te zorgen inkoopprocedures zijn standaard, consistent, en uitgevoerd op een onpartijdige manier. Hoewel deze regels strikt worden opgelegd aan het werk gedaan met de federale overheid, veel staatsorganisaties zoals het ministerie van transport zal beleid in plaats vergelijkbaar met ver.

We zullen onze aandacht richten op het FAR Cost-beginsel dat in deel 31 wordt beschreven en dat bepaalt wanneer en in welke mate kosten kunnen worden terugverdiend. Het FAR Cost-beginsel bepaalt dat voordat een contractant een bepaalde kosten kan recupereren, deze moeten zijn toegestaan (per FAR deel 31 en het contract), toewijsbaar en redelijk. Dit principe is ongelooflijk belangrijk omdat de overheid alle kosten die niet toegestaan, redelijk, of toewijsbaar aan het contract kan recupereren. Kortom, als je je niet aan dit principe houdt, kan de overheid hun geld terugvragen.

FAR deel 31.205 bevat ongeveer 50 geselecteerde kosten waarin de kosten worden gespecificeerd die uitdrukkelijk zijn toegestaan en uitdrukkelijk niet zijn toegestaan. De kosten die specifiek worden geclassificeerd als niet-toelaatbaar zijn kosten die de overheid onder geen enkele voorwaarde zal betalen. Het is belangrijk dat uw boekhoudsysteem in staat is om deze kosten te scheiden om complicaties bij facturering of een potentiële overheidsaudit te voorkomen. Voorbeelden van uitdrukkelijk niet toe te staan kosten zijn alcoholische dranken, entertainment, donaties, wetgevende lobby, bloemen, of boetes.

houd er rekening mee dat FAR deel 31.205 niet elk element van de kosten dekt. Als een kosten niet wordt vermeld, betekent dit niet dat deze ofwel toelaatbaar ofwel niet toelaatbaar is. De bepaling van de toelaatbaarheid is analoog gebaseerd. Dus de toelaatbaarheid van een kosten vergelijkbaar met de ene in kwestie zal worden toegepast. Gebruik het kostenprincipe dat de essentiële aard van de betrokken kosten het best weergeeft.

Met deze kostenscheiding in het achterhoofd, is het belangrijk dat uw bedrijf een boekhoudsysteem gebruikt dat dit proces eenvoudig en afdwingbaar maakt. Vergeet niet, het is aan jou om te bepalen of een kosten is toegestaan, toewijsbaar, en redelijk. De meeste ae-specifieke boekhoudoplossingen MOETEN in staat zijn om kosten toe te wijzen aan een project en de kosten te categoriseren als toelaatbaar of niet-toelaatbaar. Deze taak wordt veel moeilijker als uw bedrijf een generieke boekhoudoplossing gebruikt.

dus als uw bedrijf overheidswerk doet (of zou willen doen) en u een generiek boekhoudsysteem gebruikt, kan het tijd zijn om een kijkje te nemen naar een ae-specifieke oplossing. Voor meer informatie over Ajera, een accounting en project management software specifiek voor AE bedrijven die FAR compliance gemakkelijk maakt, kijk hier.

download het whitepaper: Belangrijkste overwegingen voor het aannemen van een a&e sectorspecifieke boekhoudplatform begrijpt de beperkingen van generieke boekhoudsystemen en hoe een a&e sectorspecifieke oplossing helpt een&E bedrijven hun activiteiten laten groeien en hun winstgevendheid verhogen.