opóźnienia w płatnościach są częstym zjawiskiem dla każdej firmy i mogą zagrozić wypłacalności firmy. Im więcej masz nieopłaconych rachunków klientów,tym większy problem z płynnością. Niespłacone długi nie tylko prowadzą do ogromnych strat odsetkowych, ale jeśli w końcu będziesz musiał zrekompensować płatności pożyczkami, będziesz musiał ponieść dodatkowe koszty.
ściganie klientów w celu dokonania płatności może być dość frustrujące i niewygodne dla Twojej firmy, a także może pochłonąć twój cenny czas i zasoby. Stąd powód, dla którego powinieneś nauczyć się pisać i wysyłać zaległe pismo, które może pomóc poprawić przepływ środków pieniężnych i ustawić firmę na sukces i sprawić, że cały proces będzie mniej męczący i zachęcić klientów do dokonywania płatności znacznie szybciej. Oto, co powinieneś zrobić:
spis treści
Wyślij proaktywne Przypomnienie
proaktywne Przypomnienie jest zwykle wysyłane 7-15 dni przed terminem płatności. Jest to zwykle uprzejme i przyjazne przypomnienie i może być traktowane jako połączenie uprzejmości. Zacznij od „dla Twojej wygody”, aby pokazać, że nie jest to dokuczliwy e-mail, tylko uprzejmy telefon lub pomocny gest.
Zachowaj list osobisty i przyjazny oraz przypomnij im o swoich metodach płatności.
przykład:
drogi Pawle,
dla Twojej wygody chciałbym wysłać szybkie przypomnienie, że płatność za fakturę A7165F będzie należna 15 sierpnia 2020 roku.
możesz dokonać płatności za pośrednictwem naszego numeru konta bankowego (numer) lub za pośrednictwem (inne akceptowane metody płatności)
Mam nadzieję, że masz wspaniały odpoczynek i czekamy na współpracę z tobą wkrótce!
Wszystkiego najlepszego,
Brian
pierwsza przeterminowana litera
pierwsza przeterminowana litera jest zwykle wysyłana pierwszego dnia płatności. Ważne jest, aby poinformować klienta, że jesteś świadomy ich przestępczości i że jesteś na szczycie swoich należności. W ten sposób będziesz rozwijać kulturę, w której klient traktuje priorytetowo faktury. W większości przypadków większość klientów opóźnia dokonywanie płatności z powodu dezorganizacji lub preferencji dłuższych terminów płatności-nie złośliwości. Jako taki, twój pierwszy zaległy list powinien być serdeczny, ale stanowczy.
pisząc pierwszy zaległy list, użyj bardziej formalnego języka, aby pokazać swoją powagę i zapobiec opóźnieniu płatności jako problem osobisty. Aby uniknąć napięcia lub defensywy, ułóż list delikatnie mówiąc: „Twoje konto u nas wydaje się przeterminowane.”Upewnij się, że dołączasz odniesienie do faktury, datę jej wymagalności oraz krótkie przypomnienie o zasadach płatności.
Jeśli to możliwe, możesz nagrać rozmowę w celu dokładnego prowadzenia dokumentacji. Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi na ten list lub jeśli nie dokonasz płatności, Wyślij ponownie po 45-50 dniach.
przykład:
drogi Pawle,
informujemy, że Twoje konto u nas jest przeterminowane.
chcielibyśmy, aby ta faktura (numer faktury) do natychmiastowej uwagi.
możesz dokonać płatności za pośrednictwem naszego numeru konta bankowego (numer) lub za pośrednictwem (inne akceptowane metody płatności)
będziemy naprawdę wdzięczni, jeśli możesz poinformować nas o statusie tej płatności. Zadzwoń do nas (numer telefonu), jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące salda należnego na koncie.
jak już wiesz, nasze warunki płatności wynoszą 45 dni od daty wystawienia faktury, a opłata za opóźnienie w wysokości 4% jest pobierana na twoje konto, jeśli płatność nie zostanie otrzymana w ciągu 45 dni od daty wystawienia.
dziękuję za poświęcenie czasu na zajęcie się tym zagadnieniem i kontynuowanie działalności.
60 dni przeterminowania
prawdopodobieństwo pomyślnego pobrania faktury, jeśli faktura jest w okresie 60-90 dni przeterminowania. Ważne jest, aby śledzić połączenia w tym okresie i wysyłać serię e-maili ciągów. Faktura, która jest przeterminowana przez tak długi czas, jest mniej prawdopodobna z powodu prostej dezorganizacji. Jest prawdopodobne, że istnieje podstawowy problem. List ten powinien być mocny, mieć pogrubione słowa i być napisany w języku formalnym. Biorąc pod uwagę zmniejszone prawdopodobieństwo windykacji długu pomyślnie po tym okresie, e-maile follow up powinny zawierać plan płatności lub porady, w jaki sposób mogą uzyskać pomoc, aby wyczyścić swoje saldo.
przykład:
drogi Pawle,
chcielibyśmy poinformować, że Twoje konto jest już 60 dni po terminie płatności za fakturę (numer faktury)
ten problem wymaga natychmiastowej uwagi. Prosimy o dokonanie płatności tak szybko, jak to możliwe.
Faktura # Data wymagalności: __________ kwota:______________ + 4% opłaty za zwłokę, Data oceny: ______________
opcje płatności: __________
Uprzejmie informujemy o aktualnym stanie tej płatności. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tej faktury lub salda należnego na koncie, skontaktuj się z nami natychmiast.
będziemy nadal kontaktować się z Tobą, aby spróbować rozwiązać tę sprawę.
zgodnie z Polityką naszej firmy okres płatności wynosi 45 dni. Prosimy pamiętać, że zgodnie z naszymi zasadami nie jesteśmy w stanie kontynuować współpracy z klientem, który jest obecnie przeterminowany lub który ma ponad 60 lat.
list przeterminowany 90 dni
faktury przeterminowane 90-120 dni są znacznie trudniejsze do pobrania. Twoje e-maile i połączenia powinny być firmowe i formalne i powinny wykorzystywać różne taktyki, takie jak pogrubiony tekst lub powiększone czcionki. List powinien również określać liczne próby, które podjąłeś, próbując rozwiązać problem i konsekwencje ich nie dokonania płatności.
przykład:
drogi Pawle,
ten list jest bardzo ważny i wymaga natychmiastowej uwagi. Pomimo wysłania Ci kilku przypomnień, nie podjąłeś żadnej próby wyczyszczenia salda, które jest poważnie przeterminowane. Czujemy, że daliśmy ci wystarczająco dużo czasu i że byliśmy dla ciebie bardziej cierpliwi. Dlatego uważamy, że nie ma innego wyjścia, jak odpisać ten dług i zgłosić go jako „złą stratę długu” do ______________ przez kartotekę. Aby tego uniknąć, uprzejmie przekaż swoją płatność już dziś do pełnej kwoty należnej. Jeśli nie dokonasz płatności w ciągu najbliższych trzech dni, nie będziesz miał wyboru i musisz działać.
następujące faktury wymagają natychmiastowej uwagi:
Faktura # Data wymagalności: ______________ kwota:______________ + 4% opłaty za zwłokę, Data oceny: ______________
opcje płatności: ______________
Uprzejmie informujemy o aktualnym statusie tej płatności. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tej faktury lub salda należnego na koncie, skontaktuj się z nami natychmiast.
skontaktuj się z nami (numer telefonu), jeśli chcesz skonfigurować plan spłaty.
zgodnie z Polityką naszej firmy okres płatności wynosi 45 dni. Prosimy pamiętać, że zgodnie z naszymi zasadami nie jesteśmy w stanie kontynuować współpracy z klientem, który jest obecnie przeterminowany lub który ma ponad 60 lat.
Z poważaniem,
Brian
ostatni list przeterminowany
nadal istnieje szansa na pobranie faktur, które są w terminie ponad 120 dni, dlatego powinieneś rozważyć wysłanie dodatkowej komunikacji. W ostatnim piśmie, to konsekwencja ich nie spłacić dług (zły dług-odpisy, ocena kredytowa) i każdy inny język niech wiedzą, że będzie podjęcie odpowiednich działań w celu zgłoszenia ich przestępczości do agencji windykacyjnych i innych odpowiednich organów.
przykład:
drogi Pawle,
ten list wymaga twojej natychmiastowej uwagi. Pomimo wysłania kilku e-maili i wykonania kilku połączeń, aby skłonić cię do spłaty długu, nie otrzymaliśmy od ciebie żadnej odpowiedzi na temat Twojego poważnie zaległego konta. Czujemy, że daliśmy ci więcej niż wystarczająco dużo czasu i że byliśmy dla ciebie bardziej cierpliwi. W związku z tym:
• uważamy, że nie ma innego wyjścia, jak tylko przekazać swoje konto do agencji windykacyjnej
• to działanie poważnie wpłynie na twoje ratingi kredytowe
uprzejmie skontaktuj się z nami natychmiast, jeśli chcesz skonfigurować plan spłaty
następujące kwestie są poważnie przeterminowane:
Faktura: ____________________ termin płatności: kwota + 4% opłaty za zwłokę, Data Wydania
opcje płatności: ____________________
Uprzejmie informujemy o aktualnym statusie tej płatności. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tej faktury lub salda należnego na koncie, skontaktuj się z nami natychmiast.
skontaktuj się z nami (numer telefonu), jeśli chcesz skonfigurować plan spłaty.
zgodnie z Polityką naszej firmy okres płatności wynosi 45 dni. Prosimy pamiętać, że zgodnie z naszymi zasadami nie jesteśmy w stanie kontynuować współpracy z klientem, który jest obecnie przeterminowany lub który ma ponad 60 lat.
pozdrawiam,
Brian
jeśli wyślesz wszystkie zaległe listy do swojego klienta, a on nie odpowie na twoje listy, nie dokona płatności lub nie skonfiguruje planu płatności z tobą, możesz zwrócić się o pomoc prawną, kierując sprawę do sądu ds. drobnych roszczeń, jeśli kwota nie jest ogromna. Możesz również skorzystać z usług prawnych w celu uzyskania porady, w jaki sposób zmusić klienta do dostarczenia salda, jeśli kwota przekracza limit sądu ds. drobnych roszczeń.
Podstawowa treść listu przeterminowanego
- Twoje imię i nazwisko oraz PEŁNY adres
- nazwa Twojej firmy i jej pełny adres
- nazwa Twojego dłużnika i jego pełny adres
- data wysłania listu przeterminowanego
- szczegóły dotyczące płatności należnej od dłużnika
- kwota pieniędzy, która jest zaangażowana w transakcję transakcja
- data, w której dłużnik miał ci zapłacić
- następny termin płatności
- wszelkie dodatkowe opłaty lub grzywny związane z opóźnieniem płatności
- zarys kroków które Twoja firma przyjmie w przypadku, gdy dłużnik nie zareaguje pozytywnie na pismo przeterminowane
- podpis osoby lub urzędnika wysyłającego pismo przeterminowane
pisząc pismo przeterminowane, należy krótko wyjaśnić sytuację międzynarodową. Pamiętaj, aby wyraźnie wskazać jego elementy. Upewnij się również, że jesteś uprzejmy, ale stanowczy. Niech twój język będzie jasny i zwięzły. Na koniec należy wskazać, że płatność przez dłużnika jest wymagana niezwłocznie przed podjęciem jakichkolwiek dalszych działań.
nie rób żadnych zagrożeń. Kontroluj swoje emocje i zapobiegaj ich rozlewaniu się do przeterminowanego listu. Nie pisz również listu przeterminowanego, który jest dłuższy niż 1 strona.