viivästyneet maksut ovat yleisiä missä tahansa liiketoiminnassa ja voivat uhata yrityksen vakavaraisuutta. Mitä enemmän maksamattomia asiakastilejä on, sitä suurempi on maksuvalmiusongelma. Maksamattomat velat eivät johda vain valtaviin korkotappioihin, mutta jos joudut lopulta korvaamaan maksut lainoilla, sinulle tulee lisäkustannuksia.
asiakkaiden jahtaaminen maksujensa suorittamiseksi voi olla yrityksesi kannalta melko turhauttavaa ja epämukavaa, ja se voi syödä arvokasta aikaasi ja resurssejasi. Siksi miksi sinun pitäisi oppia kirjoittamaan ja lähettää aiemmin erääntynyt kirje, joka voi auttaa sinua parantamaan kassavirtaa ja perustaa yrityksesi menestykseen ja tehdä koko prosessi vähemmän väsyttävää ja kannustaa asiakkaita tekemään maksuja paljon nopeammin. Tässä on mitä sinun pitäisi tehdä:
Sisällysluettelo
lähetä ennakoiva muistutus
ennakoiva muistutus lähetetään yleensä 7-15 päivää ennen maksun erääntymistä. Tämä on yleensä kohtelias ja ystävällinen muistutus, ja sitä voidaan pitää kohteliaisuuskutsuna. Aloita ”for your convenience” osoittaa, että tämä ei ole nalkuttava sähköposti, vain kohteliaisuuspuhelu tai hyödyllinen ele.
pidä kirje henkilökohtaisena ja ystävällisenä ja muistuta heitä maksutavoistasi.
esimerkki:
Dear Paul,
for your convenience, I would like to like you a quick reminder that the payment for Invoice a7165f will be erääntyy on the 15th of August 2020.
voit suorittaa maksut pankkitilinumeromme (numero) tai (millä tahansa muulla hyväksymälläsi maksutavalla)
toivon, että sinulla on ihana loppupäivä ja odotan innolla asiointia kanssasi taas pian!
kaikki parhaat,
Brian
First Past Due Letter
first past Due letter Lähetetään yleensä heti ensimmäisenä maksupäivänä. On tärkeää kertoa asiakkaalle, että olet tietoinen hänen rikollisuudestaan ja että olet Tilisaataviesi päällä. Näin olet edistänyt kulttuuria, jossa asiakas priorisoi laskusi. Useimmissa tapauksissa suurin osa asiakkaista viivyttelee maksujen suorittamisessa epäjärjestyksen tai pidempien maksuehtojen suosimisen vuoksi-ei ilkeyden vuoksi. Siksi ensimmäisen kirjeesi pitäisi olla sydämellinen mutta luja.
kirjoittaessasi ensimmäistä erääntynyttä kirjettäsi, käytä virallisempaa kieltä osoittaaksesi vakavuutesi ja estääkseen maksuviivästyksen muuttumisen henkilökohtaiseksi asiaksi. Välttääksesi jännittyneisyyden tai puolustautuneisuuden, kehystä kirjettä hienovaraisesti sanomalla: ”tilisi meillä näyttää nyt menneeltä.”Varmista, että liität mukaan viitetiedot laskusta, sen eräpäivän ja lyhyen muistutuksen maksupolitiikastasi.
seuraa tätä kirjettä kutsulla. Jos mahdollista, voit tallentaa keskustelusi tarkasti muistiin. Jos et saa vastausta tähän kirjeeseen tai jos he eivät suorita maksuja, lähetä uudelleen 45-50 päivän kuluttua.
esimerkki:
rakas Paul,
haluamme ilmoittaa, että tilisi meillä näyttää nyt menneeltä.
toivomme, että tämä lasku (laskun numero) tulee välittömästi tietoonne.
voit suorittaa maksut pankkitilimme numeron (numeron) tai (minkä tahansa muun hyväksymäsi maksutavan) kautta
olisimme todella kiitollisia, jos voisitte ilmoittaa meille tämän maksun tilan. Soita meille (puhelinnumero), jos sinulla on kysyttävää tilillesi erääntyvästä saldosta.
kuten jo tiedät, maksuehtomme ovat 45 päivää laskun lähettämispäivästä, ja tililtäsi veloitetaan 4%: n myöhästymismaksu, jos maksua ei saada 45 päivän kuluessa laskun antamispäivästä.
Kiitos, että omistitte aikanne tämän lehden käsittelemiseen ja jatkamiseen.
vilpittömästi,
Brian
60 päivää erääntynyt kirje
onnistumisen todennäköisyys, jos lasku on 60-90 päivää erääntynyt. On tärkeää, että seuraat puheluita tänä aikana ja lähettää sarjan merkkijono sähköposteja. Lasku, joka on erääntynyt näin pitkäksi aikaa, ei todennäköisesti johdu yksinkertaisesta epäjärjestyksestä. On todennäköistä, että taustalla on jokin ongelma. Kirjeen tulee olla jämäkkä, siinä tulee olla rohkeat sanat ja se tulee kirjoittaa muodollisella kielellä. Koska pienempi todennäköisyys kerätä velan onnistuneesti tämän ajanjakson jälkeen, seuranta sähköpostit pitäisi sisältää maksusuunnitelma tai neuvoja siitä, miten he voivat saada apua selvittää saldonsa.
esimerkki:
rakas Paul,
haluaisimme ilmoittaa, että tililläsi on nyt 60 päivää erääntynyt lasku (laskun numero)
tämä asia vaatii välitöntä huomiotasi. Olkaa hyvä ja maksakaa mahdollisimman pian.
lasku # eräpäivä: __________ määrä:______________ + 4% myöhästymismaksut, arvioitu päivämäärä: ______________
maksuvaihtoehdot: __________
ystävällisesti ilmoittakaa meille tämän maksun nykytilasta. Jos sinulla on kysyttävää tästä laskusta tai tilillesi erääntyvästä saldosta, ota meihin yhteyttä välittömästi.
tavoitamme teidät edelleen yrittääksemme saada asian ratkaistua.
yhtiön käytäntöjen mukaan maksuaika on 45 päivää. Huomioithan, että kohti meidän politiikkaa, emme voi jatkaa liiketoimintaa asiakkaan kanssa, joka on tällä hetkellä erääntynyt, tai joka on ollut 60+ erääntynyt.
vilpittömästi,
Brian
90 päivää erääntynyt kirje
90-120 päivää erääntyneitä laskuja on huomattavasti vaikeampi periä. Seuranta sähköpostit ja puhelut pitäisi olla yritys ja muodollinen ja pitäisi käyttää erilaisia taktiikoita, kuten lihavoitu tekstiä tai suurennettuja fontteja. Kirjeessä pitäisi myös mainita lukuisia yrityksiä olet tehnyt yrittää saada ongelma ratkaistu ja seuraukset niiden laiminlyönti suorittaa maksuja.
esimerkki:
rakas Paul,
Tämä kirje on hyvin tärkeä ja vaatii välitöntä huomiotasi. Huolimatta lähettää sinulle useita muistutuksia, et ole tehnyt mitään yritystä tyhjentää saldo, joka on vakavasti ohi johtuu. Koemme, että olemme antaneet teille riittävästi aikaa ja että olemme olleet kärsivällisempiä teitä kohtaan. Siksi olemme sitä mieltä, että ei ole muuta keinoa kuin mitätöidä tämä velka ja ilmoittaa se ”huono-velka tappio” ______________ arkistoinnin kautta. Välttääksesi tämän, Maksa ystävällisesti maksu tänään koko erääntyvä summa. Jos et suorita maksua kolmen päivän kuluessa, sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin toimia.
seuraavat laskut vaativat välitöntä huomiotasi:
lasku # eräpäivä: ______________ määrä:______________ + 4% myöhästymismaksut, arvioitu päivämäärä: ______________
maksuvaihtoehdot: ______________
ystävällisesti ilmoittakaa meille tämän maksun nykytilasta. Jos sinulla on kysyttävää tästä laskusta tai tilillesi erääntyvästä saldosta, ota meihin yhteyttä välittömästi.
ota meihin yhteyttä (puhelinnumero), jos haluat laatia takaisinmaksusuunnitelman.
yhtiön käytäntöjen mukaan maksuaika on 45 päivää. Huomioithan, että kohti meidän politiikkaa, emme voi jatkaa liiketoimintaa asiakkaan kanssa, joka on tällä hetkellä erääntynyt, tai joka on ollut 60+ erääntynyt.
vilpittömästi,
Brian
lopullinen erääntynyt kirje
on vielä mahdollisuus periä laskut, jotka ovat yli 120 päivää erääntyneet, ja siksi kannattaa vielä harkita lisäviestinnän lähettämistä. Mainitse lopullisessa kirjeessäsi, mikä on niiden laiminlyönnin seuraus velasta (luottotappiot, luottopisteet) ja millä tahansa muulla kielellä, jotta voit kertoa heille, että ryhdyt asianmukaisiin toimiin ilmoittaaksesi heidän laiminlyönnistään perintätoimistoille ja muille asiaankuuluville elimille.
esimerkki:
rakas Paul,
Tämä kirje vaatii välitöntä huomiotasi. Huolimatta siitä, että olemme lähettäneet sinulle useita sähköposteja ja soittaneet useita puheluita saadaksesi sinut maksamaan velkasi, Emme ole saaneet sinulta mitään vastausta vakavasti laiminlyödystä tilistäsi. Koemme, että olemme antaneet sinulle enemmän kuin tarpeeksi aikaa ja että olemme olleet kärsivällisempiä kanssasi. Siksi:
* mielestämme ei ole muuta mahdollisuutta kuin toimittaa tilisi perintätoimistolle
* tämä toimenpide vaikuttaa vakavasti luottoluokituksiisi
ystävällisesti ota meihin yhteyttä välittömästi, jos haluat laatia takaisinmaksusuunnitelman
seuraavat ovat pahasti erääntyneet:
lasku: ____________________ eräpäivä: määrä +4% viivästysmaksu, liikkeeseenlaskupäivä
maksuvaihtoehdot: ____________________
ystävällisesti ilmoittakaa meille tämän maksun nykytilasta. Jos sinulla on kysyttävää tästä laskusta tai tilillesi erääntyvästä saldosta, ota meihin yhteyttä välittömästi.
ota meihin yhteyttä (puhelinnumero), jos haluat laatia takaisinmaksusuunnitelman.
yhtiön käytäntöjen mukaan maksuaika on 45 päivää. Huomioithan, että kohti meidän politiikkaa, emme voi jatkaa liiketoimintaa asiakkaan kanssa, joka on tällä hetkellä erääntynyt, tai joka on ollut 60+ erääntynyt.
vilpittömästi,
Brian
jos lähetät asiakkaallesi kaikki erääntyneet kirjeet, eivätkä he vastaa kirjeisiisi, suorita maksujaan tai tee kanssasi maksusuunnitelmaa, voit hakea oikeusapua viemällä asian vähäisten korvausten tuomioistuimeen, jos summa ei ole valtava. Voit myös hakea lakiasiainpalvelusta neuvoja siitä, miten saada asiakas toimittamaan saldonsa, jos summa ylittää vähäisiin vaatimuksiin sovellettavan tuomioistuimen rajan.
menneen erääntyneen kirjeen perussisältö
- nimesi ja täydellinen osoitteesi
- yrityksesi nimi ja täydellinen osoite
- velallisen nimi ja täydellinen osoite
- päivämäärä, jolloin erääntynyt kirje on lähetetty
- tiedot velallisen maksusta
- taloustoimi
- päivä, jolloin velallisen piti maksaa sinulle
- seuraava maksuaika
- mahdolliset lisämaksut tai sakot, joita maksuviivästyksestä aiheutui
- vaiheista jonka yhtiösi ottaa vastaan siltä varalta, että velallinen ei vastaa myöntävästi aiemmin erääntyneeseen kirjeeseen
- sen henkilön tai virkailijan allekirjoitus, joka lähettää aiemmin erääntyneen kirjeen
kirjoitettaessa erääntynyttä kirjettä, on selitettävä valtioiden välinen tilanne lyhyesti. Muista ilmoittaa sen elementit selkeästi. Varmista myös, että olet kohtelias mutta jämäkkä. Anna kielesi olla selkeää ja ytimekästä. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä mainittava, että velallisen on maksettava maksu viipymättä, ennen kuin jatkotoimenpiteisiin ryhdytään.
Älä tee uhkauksia. Hillitse tunteitasi ja estä sitä valumasta menneisyyteen. Älä myöskään kirjoita aiemmin erääntynyttä kirjettä, joka on pidempi kuin 1 sivu.