a késedelmes fizetések minden vállalkozás számára gyakoriak, és veszélyeztethetik a vállalat fizetőképességét. Minél több kifizetetlen ügyfélszámlája van, annál nagyobb a likviditási probléma. A fennálló tartozások nemcsak hatalmas kamatveszteségekhez vezetnek, de ha végül kölcsönökkel kell kompenzálnia a kifizetéseket, akkor további költségeket kell viselnie.
az ügyfelek kifizetéseinek üldözése meglehetősen frusztráló és kényelmetlen lehet az Ön vállalkozása számára, és felemésztheti értékes idejét és erőforrásait. Ezért kell megtanulnia, hogyan kell írni és küldeni egy késedelmes levelet, amely segíthet javítani a cash flow-t, és beállíthatja vállalkozását a sikerre, és kevésbé fárasztóvá teszi az egész folyamatot, és ösztönzi ügyfeleit, hogy sokkal gyorsabban teljesítsék kifizetéseiket. Itt van, mit kell tennie:
Tartalomjegyzék
proaktív Emlékeztető küldése
a proaktív emlékeztetőt általában 7-15 nappal a fizetés esedékessége előtt küldik el. Ez általában udvarias és barátságos emlékeztető, és udvariassági hívásnak tekinthető. Kezdje azzal, hogy” az Ön kényelme érdekében ” megmutatja, hogy ez nem egy zsémbes e-mail, csupán udvariassági hívás vagy hasznos gesztus.
tartsa a levelet személyes és barátságos, és emlékeztesse őket a Fizetési módok.
példa:
kedves Pál,
az Ön kényelme érdekében gyors emlékeztetőt szeretnék küldeni Önnek, hogy az A7165F számla kifizetése 15.augusztus 2020-én esedékes.
tudod, hogy a kifizetések keresztül bankszámlaszám (szám) vagy keresztül (bármely más fizetési módok elfogadja)
remélem, van egy csodálatos többi a nap, és várom, hogy az üzleti veled hamarosan újra!
minden jót,
Brian
első lejárt levél
az első lejárt levelet általában a fizetés esedékességének első napján küldik el. Fontos, hogy az ügyfél tudja, hogy tisztában van a bűnözés, és hogy a tetején a követelések. Ennek során elősegíti azt a kultúrát, ahol az ügyfél prioritást élvez a számláin. A legtöbb esetben a legtöbb ügyfél késlelteti a kifizetéseket a szervezetlenség vagy a hosszabb fizetési feltételek előnyben részesítése miatt-nem rosszindulat miatt. Mint olyan, az első késedelmes levelének szívélyesnek, de szilárdnak kell lennie.
az első késedelmes levél írásakor használjon formálisabb nyelvet, hogy megmutassa komolyságát, és megakadályozza, hogy a késedelmes fizetés személyes problémává váljon. A feszültség vagy a védekezés elkerülése érdekében finoman keretezze be a levelet azzal, hogy: “a nálunk lévő fiókja most késedelmesnek tűnik.”Győződjön meg róla, hogy tartalmazza a számlára való hivatkozást, az esedékesség dátumát, valamint egy rövid emlékeztetőt a Fizetési politikájáról.
kövesse ezt a levelet egy hívással. Ha lehetséges, rögzítheti a beszélgetést a pontos nyilvántartás érdekében. Ha nem kap választ erre a levélre, vagy ha nem teljesítik a kifizetéseket, küldje el újra 45-50 nap után.
példa:
kedves Paul,
szeretnénk tájékoztatni Önt, hogy számlája nálunk most késedelmesnek tűnik.
ezt a számlát (számlaszámot) szeretnénk azonnal felhívni.
a kifizetéseket bankszámlaszámunkon (szám) vagy (bármely más elfogadott fizetési mód) keresztül hajthatja végre
nagyra értékelnénk, ha tudassa velünk a fizetés állapotát. Kérjük, hívjon minket (telefonszám), ha bármilyen kérdése van a számláján esedékes egyenleggel kapcsolatban.
mint már tudja, fizetési feltételeink a számla kiállításától számított 45 nap, és 4% – os késedelmi díj kerül felszámításra a számlájára, ha a kifizetés a kiállítás napjától számított 45 napon belül nem érkezik meg.
Köszönjük, hogy időt szánt arra, hogy foglalkozzon ezzel a kérdéssel és a folyamatos üzleti tevékenységével.
Üdvözlettel,
Brian
60 nappal lejárt levél
a sikeres beszedés valószínűsége, ha a számla 60-90 nappal lejárt. Fontos, hogy ebben az időszakban kövesse nyomon a hívásokat, és küldjön egy sor e-mailt. Az ilyen hosszú időre esedékes számla kevésbé valószínű, hogy az egyszerű szervezetlenség miatt következik be. Valószínű, hogy van egy mögöttes kérdés. Ennek a levélnek szilárdnak kell lennie, félkövér szavakkal kell rendelkeznie, és hivatalos nyelven kell írni. Tekintettel az adósság sikeres beszedésének csökkentett valószínűségére ezen időszak után, a nyomon követési e-maileknek tartalmazniuk kell egy fizetési tervet vagy tanácsot arról, hogyan kaphatnak segítséget egyenlegük tisztázásához.
példa:
kedves Paul,
szeretnénk tájékoztatni Önt, hogy számlája már 60 nappal lejárt a számla miatt (számlaszám)
Ez a probléma azonnali figyelmet igényel. Kérjük, hogy a lehető leghamarabb fizessen be.
számla # esedékesség dátuma: __________ összeg:______________ + 4% késedelmi díjak, becsült dátum: ______________
fizetési lehetőségek: __________
kérjük, értesítsen minket a fizetés aktuális állapotáról. Ha bármilyen kérdése van a számlával vagy a számláján esedékes egyenleggel kapcsolatban, kérjük, azonnal lépjen kapcsolatba velünk.
továbbra is elérjük Önt, hogy megpróbáljuk megoldani ezt az ügyet.
vállalati irányelveink szerint a fizetési határidő 45 nap. Kérjük, vegye figyelembe, hogy irányelveink szerint nem tudjuk folytatni az üzleti tevékenységet olyan ügyféllel, aki jelenleg lejárt, vagy aki 60+ esedékes.
Üdvözlettel,
Brian
90 napon túl esedékes levél
90-120 napon túl esedékes számlák lényegesen nehezebb gyűjteni. Az e-mailek és hívások nyomon követésének szilárdnak és formálisnak kell lennie, és különböző taktikákat kell alkalmaznia, például félkövér szöveget vagy nagyított betűtípusokat. A levélnek tartalmaznia kell azt a számos kísérletet is, amelyet a probléma megoldására tett, és a kifizetések elmulasztásának következményeit.
példa:
kedves Pál,
Ez a levél nagyon fontos, és azonnali figyelmet igényel. Annak ellenére, hogy több emlékeztetőt küldött neked, nem tett kísérletet arra, hogy törölje az egyenlegét, amely komolyan lejárt. Úgy érezzük, hogy elég időt adtunk nektek, és türelmesebbek voltunk veletek. Ezért úgy érezzük, hogy nincs más megoldás, mint leírni ezt az adósságot, és jelenteni, mint a “rossz adósság veszteség” a ______________ egy iktatáson keresztül. Ennek elkerülése érdekében kérjük, fizesse meg ma a teljes esedékes összeget. Ha a következő három napon belül nem teljesíti a fizetést, akkor nincs más választása, mint cselekedni.
a következő számla(ok) azonnali figyelmet igényelnek:
számla # esedékesség dátuma: ______________ összeg:______________ + 4% késedelmi díjak, becsült dátum: ______________
fizetési lehetőségek: ______________
kérjük, értesítsen minket a fizetés aktuális állapotáról. Ha bármilyen kérdése van a számlával vagy a számláján esedékes egyenleggel kapcsolatban, kérjük, azonnal lépjen kapcsolatba velünk.
kérjük, forduljon hozzánk (telefonszám), ha szeretne létrehozni egy visszafizetési tervet.
vállalati irányelveink szerint a fizetési határidő 45 nap. Kérjük, vegye figyelembe, hogy irányelveink szerint nem tudjuk folytatni az üzleti tevékenységet olyan ügyféllel, aki jelenleg lejárt, vagy aki 60+ esedékes.
Üdvözlettel,
Brian
végső késedelmes levél
még mindig van némi esély a számlák beszedésére, amelyek meghaladják a 120 napot, ezért továbbra is fontolóra kell vennie további kommunikáció küldését. Az utolsó levél tartalmazza a következménye, hogy nem fizeti meg az adósságot (rossz adósság-leírások, hitel pontszám), és bármely más nyelven, hogy tudassa velük, hogy akkor megteszi a megfelelő intézkedéseket, hogy jelentse a bűnözés a gyűjtemény ügynökségek és más illetékes szervek.
példa:
kedves Paul,
Ez a levél azonnali figyelmet igényel. Annak ellenére, hogy több e-mailt küldünk Önnek, és több hívást kezdeményez, hogy kifizesse az adósságát, nem kaptunk választ Öntől a súlyosan késedelmes számlájáról. Úgy érezzük, hogy több mint elég időt adtunk nektek, és türelmesebbek voltunk veletek. Ezért:
* úgy érezzük, hogy nincs más lehetőség, mint továbbítani fiókját a beszedési Ügynökségnek
* Ez a művelet súlyosan befolyásolja a hitelminősítéseit
kérjük, azonnal lépjen kapcsolatba velünk, ha visszafizetési tervet szeretne létrehozni
a következők súlyosan késedelmesek:
számla: ____________________ esedékesség dátuma: összeg + 4% késedelmi díj, Kiadás dátuma
fizetési lehetőségek: ____________________
kérjük, értesítsen minket a fizetés aktuális állapotáról. Ha bármilyen kérdése van a számlával vagy a számláján esedékes egyenleggel kapcsolatban, kérjük, azonnal lépjen kapcsolatba velünk.
kérjük, forduljon hozzánk (telefonszám), ha szeretne létrehozni egy visszafizetési tervet.
vállalati irányelveink szerint a fizetési határidő 45 nap. Kérjük, vegye figyelembe, hogy irányelveink szerint nem tudjuk folytatni az üzleti tevékenységet olyan ügyféllel, aki jelenleg lejárt, vagy aki 60+ esedékes.
Üdvözlettel,
Brian
>
ha elküldi az összes lejárt levelet az ügyfélnek, és nem válaszol a leveleire, nem teljesíti a kifizetéseket, vagy nem állít össze fizetési tervet veled, akkor jogi segítséget kérhet, ha az ügyet a kis értékű követelések bíróságához viszi, ha az összeg nem hatalmas. Jogi szolgáltatásokat is kérhet tanácsért arról, hogyan lehet az ügyfelet egyenleg benyújtására kérni, ha az összeg meghaladja a kis értékű követelések Bíróságának határát.
A késedelmes levél alapvető tartalma
- az Ön neve és teljes címe
- az Ön cégének neve és teljes címe
- az Adós neve és teljes címe
- a késedelmes levél elküldésének dátuma
- az adós által fizetendő összeg részletei
- az adós által fizetendő összeg a tranzakció
- az a dátum, amikor az adósnak fizetnie kellett volna Önnek
- a következő fizetési határidő
- a késedelmes fizetés miatt felmerülő további díjak vagy bírságok
- a lépések vázlata amelyet vállalata vállal arra az esetre, ha az adós nem reagál pozitívan a késedelmes levélre
- a késedelmes levelet küldő személy vagy tisztviselő aláírása
késedelmes levél írásakor röviden el kell magyaráznia a transznacionális helyzetet. Ügyeljen arra, hogy egyértelműen jelezze annak elemeit. Is, győződjön meg arról, hogy udvarias, de határozott. Legyen világos és tömör a nyelved. Végül, de nem utolsósorban jelezze, hogy az adósnak haladéktalanul fizetnie kell a további intézkedések meghozatala előtt.
ne tegyen semmilyen fenyegetést. Irányítsd az érzelem, és megakadályozzák, hogy ömlött a múlt miatt levelet. Ezenkívül ne írjon késedelmes levelet, amely hosszabb, mint 1 oldal.