Los pagos atrasados son una ocurrencia común para cualquier negocio y pueden amenazar la solvencia de una empresa. Cuantas más cuentas de clientes no pagadas tenga, mayor será el problema de liquidez. Las deudas pendientes no solo conducen a enormes pérdidas de intereses, sino que si termina teniendo que compensar los pagos con préstamos, tendrá que incurrir en costos adicionales.

Persiguiendo a los clientes para hacer sus pagos pueden ser bastante incómodos para su negocio, y pueden comer hasta su valioso tiempo y recursos. De ahí la razón por la que debe aprender a escribir y enviar una carta vencida que puede ayudarlo a mejorar el flujo de efectivo y preparar su negocio para el éxito y hacer que todo el proceso sea menos agotador y alentar a sus clientes a hacer sus pagos mucho más rápido. Esto es lo que debes hacer:

Un proactiva recordatorio se envían generalmente 7-15 días antes de que el pago es debido. Por lo general, este es un recordatorio amable y amable y se puede considerar como una llamada de cortesía. Comience con «Para su conveniencia» para mostrar que este no es un correo electrónico molesto, simplemente una llamada de cortesía o un gesto útil.

Mantenga la carta personal y amigable, y recuérdeles sus métodos de pago.

Ejemplo:

La primera vencidos carta es generalmente enviados el primer día en que el pago es debido. Es importante que el cliente sepa que está al tanto de su morosidad y que está al tanto de sus Cuentas Por Cobrar. Al hacer esto, habrá fomentado una cultura en la que el cliente prioriza sus facturas. En la mayoría de los casos, la mayoría de los clientes demoran en hacer sus pagos debido a la desorganización o la preferencia por plazos de pago más largos, no por malicia. Como tal, su primera carta vencida debe ser cordial pero firme.

Al escribir su primera carta vencida, use un lenguaje más formal para mostrar su seriedad y evitar que el retraso en el pago se convierta en un problema personal. Para evitar la tensión o la actitud defensiva, enmarque la carta con delicadeza diciendo: «Su cuenta con nosotros ahora aparece como vencida.»Asegúrese de incluir la referencia a la factura, la fecha de vencimiento y un breve recordatorio de su política de pago.

Siga esta carta con una llamada. Si es posible, puede grabar su conversación para mantener registros precisos. Si no recibe ninguna respuesta a esta carta o si no realiza los pagos, vuelva a enviar después de 45-50 días.

La probabilidad de éxito de la recogida si una factura es de entre 60 a 90 días de mora. Es importante que realice un seguimiento de las llamadas durante este período y envíe una serie de correos electrónicos de cadena. Es menos probable que una factura vencida durante tanto tiempo se deba a una simple desorganización. Es probable que haya un problema subyacente. Esta carta debe ser firme, tener palabras en negrita y estar escrita en un lenguaje formal. Dada la menor probabilidad de cobrar la deuda con éxito después de este período, sus correos electrónicos de seguimiento deben incluir un plan de pago o consejos sobre cómo pueden obtener asistencia para liquidar su saldo.

90-120 días de vencimiento de las facturas son significativamente más difícil de cobrar. Sus correos electrónicos y llamadas de seguimiento deben ser firmes y formales y deben utilizar diferentes tácticas, como texto en negrita o fuentes ampliadas. La carta también debe indicar los numerosos intentos que ha hecho para tratar de resolver el problema y las consecuencias de que no realicen los pagos.

Carta final vencida

Todavía hay alguna posibilidad de cobro para las facturas que están más de 120 días vencidas, y por lo tanto, aún debe considerar enviar una comunicación adicional. En su carta final, incluya las consecuencias de su falta de pago de la deuda (cancelaciones de deudas incobrables, puntaje de crédito) y cualquier otro lenguaje para hacerles saber que tomará las medidas apropiadas para reportar su morosidad a las agencias de cobro y otros organismos relevantes.

Ejemplo:

Querido Pablo,

Esta carta requiere su atención inmediata. A pesar de enviarle varios correos electrónicos y hacer varias llamadas para que pague su deuda, no hemos recibido ninguna respuesta de usted sobre su cuenta gravemente morosa. Sentimos que les hemos dado más que suficiente tiempo y que hemos sido más pacientes con ustedes. Por lo tanto:

• Creemos que no hay otro recurso que reenviar su cuenta a la agencia de cobros

• Esta acción afectará gravemente sus calificaciones crediticias

Póngase en contacto con nosotros inmediatamente si desea configurar un plan de pago

Los siguientes están severamente vencidos:

: ____________________ Fecha de vencimiento: Cantidad + 4% de cargo por demora, fecha de emisión

Opciones de pago: ____________________

Amablemente infórmenos sobre el estado actual de este pago. Si tiene alguna pregunta sobre esta factura o el saldo adeudado en su cuenta, póngase en contacto con nosotros inmediatamente.

Póngase en contacto con nosotros en (número de teléfono) si desea configurar un plan de pago.

Según las políticas de nuestra empresa, el período de pago es de 45 días. Tenga en cuenta que, de acuerdo con nuestras políticas, no podemos continuar haciendo negocios con un cliente que actualmente está vencido o que ha vencido más de 60 años.

Atentamente,

Brian

Pasado Debido Letra de la Palabra 01

Past Due Letter Word 02

Past Due Letter Word 03

Pasado Debido Letra de la Palabra 04

Muestra de Pasado Debido Plantilla de Carta

los 10 días de Vencimiento de Pago Formato de Aviso

Pago vencido a los Creadores de la Carta

Sample of Past Due Payment Reminder with Offering Flexible Plan on Next Payments

Final Pago atrasado con la Advertencia de la Agencia de Informes de Crédito Formato

Si usted envía todos los vencidos cartas a su cliente y no para responder a sus cartas, hacer sus pagos, o establecer un plan de pago con usted, usted puede buscar asistencia legal por llevar el caso a la corte de reclamos pequeños si la cantidad no es enorme. También puede buscar servicios legales para obtener asesoramiento sobre cómo lograr que el cliente proporcione su saldo si la cantidad está por encima del límite de la corte de reclamos menores.

• Su nombre y dirección completa
• El nombre de su empresa y su dirección completa
• El nombre de su deudor y su dirección completa
• La fecha de la Carta que se envía
• Detalles del pago adeudado por el deudor
• Cantidad de dinero que está involucrado en la transacción
• La fecha en que el deudor debía pagar
• La próxima fecha límite de pago
• Cualquier cargo adicional o multas involucrados debido a la demora del pago
• Un esquema de los pasos que su empresa tomará en caso de que el deudor no responda positivamente a la Carta Vencida
• La firma de la persona o funcionario que envía la Carta Vencida

Al escribir una Carta Vencida, debe explicar brevemente la situación transnacional. Asegúrese de indicar claramente sus elementos. Además, asegúrate de ser educado pero firme. Deje que su lenguaje sea claro y conciso. Por último, pero no por ello menos importante, indicar que el deudor debe efectuar el pago sin demora antes de adoptar cualquier otra medida.

No realice amenazas. Controle su emoción y evite que se derrame en la Carta Vencida. Además, no escriba una Carta Vencida que tenga más de 1 página.