plățile întârziate sunt un eveniment comun pentru orice afacere și poate amenința solvabilitatea unei companii. Cu cât aveți mai multe conturi de clienți neplătite, cu atât este mai mare problema lichidității. Datoriile restante nu numai că duc la pierderi uriașe de dobândă, dar dacă ajungeți să compensați plățile cu împrumuturi, va trebui să suportați costuri suplimentare.
urmărirea clienților pentru a-și efectua plățile poate fi destul de frustrantă și incomodă pentru afacerea dvs. și vă poate consuma timpul și resursele valoroase. Prin urmare, motivul pentru care ar trebui să învețe cum să scrie și trimite o scrisoare din trecut, care vă poate ajuta să îmbunătățească fluxul de numerar și a stabilit afacerea ta pentru succes și face întregul proces mai puțin obositoare și să încurajeze clienții să facă plățile lor mult mai repede. Iată ce ar trebui să faceți:
cuprins
trimiteți un memento proactiv
un memento proactiv este trimis de obicei cu 7-15 zile înainte de scadența plății. Acesta este de obicei un memento politicos și prietenos și poate fi considerat un apel de curtoazie. Începeți cu „pentru confortul dvs.” pentru a arăta că acesta nu este un e-mail cicălitor, ci doar un apel de curtoazie sau un gest util.
păstrați scrisoarea personală și prietenoasă și reamintiți-le metodele de plată.
exemplu:
dragă Paul,
pentru confortul dvs., aș dori să vă trimit un memento rapid că plata facturii A7165f va fi scadentă pe 15 August 2020.
puteți efectua plățile prin numărul nostru de cont bancar (număr) sau prin (orice alte metode de plată pe care le acceptați)
sper să aveți o odihnă minunată a zilei și aștept cu nerăbdare să fac afaceri cu tine din nou în curând!
toate cele bune,
Brian
Prima Scrisoare din trecut
prima scrisoare din trecut este de obicei trimisă chiar în prima zi în care plata este datorată. Este important să lăsați clientul să știe că sunteți conștient de delincvența lor și că vă aflați pe partea de sus a conturilor de creanțe. În acest sens, veți fi promovat o cultură în care clientul prioritizează facturile. În cele mai multe cazuri, majoritatea clienților întârzie efectuarea plăților din cauza dezorganizării sau preferinței pentru termene de plată mai lungi-nu răutate. Ca atare, prima ta scrisoare din trecut ar trebui să fie cordială, dar fermă.
când scrieți prima scrisoare din trecut, folosiți un limbaj mai formal pentru a vă arăta seriozitatea și pentru a preveni întârzierea plății ca devenind o problemă personală. Pentru a evita tensiunea sau defensivitatea, încadrați scrisoarea delicat spunând: „contul dvs. cu noi apare acum ca fiind depășit.”Asigurați-vă că includeți referința la factură, data scadenței și o scurtă reamintire a politicii dvs. de plată.
urmați această scrisoare cu un apel. Dacă este posibil, vă puteți înregistra conversația pentru o evidență precisă. Dacă nu primiți niciun răspuns la această scrisoare sau dacă nu reușesc să efectueze plățile, retrimiteți după 45-50 de zile.
exemplu:
dragă Paul,
am dori să vă informăm că contul dvs. cu noi apare acum ca restante.
dorim ca această factură (numărul facturii) să fie în atenția dvs. imediată.
puteți efectua plățile prin numărul nostru de cont bancar (număr) sau prin (orice alte metode de plată pe care le acceptați)
am aprecia cu adevărat dacă ne-ați putea anunța starea acestei plăți. Vă rugăm să ne sunați la (numărul de telefon) dacă aveți întrebări cu privire la soldul datorat în contul dvs.
după cum știți deja, condițiile noastre de plată sunt de 45 de zile de la data emiterii facturii, iar o taxă de întârziere de 4% este percepută în contul dvs. dacă plata nu este primită în termen de 45 de zile de la data emiterii.
Vă mulțumim că v-ați dedicat timpul pentru a participa la această problemă și la afacerea dvs. continuă.
Cu stimă,
Brian
60 de zile restante scrisoare
probabilitatea de colectare cu succes în cazul în care o factură este între 60-90 zile restante. Este important să urmăriți apelurile în această perioadă și să trimiteți o serie de e-mailuri șir. O factură care este scadentă pentru acest timp este mai puțin probabil să se datoreze unei simple dezorganizări. Este probabil că există o problemă de bază. Această scrisoare ar trebui să fie fermă, să aibă cuvinte îngroșate și să fie scrisă într-un limbaj formal. Având în vedere probabilitatea redusă de colectare a datoriilor cu succes după această perioadă, e-mailurile de urmărire ar trebui să includă un plan de plată sau sfaturi despre cum pot obține asistență pentru a-și clarifica soldul.
exemplu:
dragă Paul,
am dori să vă informăm că contul dvs. este acum cu 60 de zile restante pentru factură (numărul facturii)
această problemă necesită atenția dvs. imediată. Vă rugăm să efectuați plata cât mai curând posibil.
factura # data scadenta: __________ suma:______________ + 4% taxe de întârziere, data evaluată: ______________
Opțiuni de plată: __________
vă rugăm să ne informați cu privire la stadiul actual al acestei plăți. Dacă aveți întrebări cu privire la această factură sau soldul datorat în contul dvs., vă rugăm să ne contactați imediat.
vom continua să vă contactăm pentru a încerca să rezolvăm această problemă.
conform politicilor companiei noastre, perioada de plată este de 45 de zile. Vă rugăm să rețineți că, conform politicilor noastre, nu putem continua să facem afaceri cu un client care este în prezent expirat sau care a fost peste 60 de ani.
Cu stimă,
Brian
90 de zile restante scrisoare
90-120 zile restante facturile sunt semnificativ mai dificil de a colecta pe. E-mailurile și apelurile dvs. de urmărire ar trebui să fie ferme și formale și ar trebui să utilizeze diferite tactici, cum ar fi textul îngroșat sau fonturile mărite. Scrisoarea ar trebui să precizeze, de asemenea, numeroasele încercări pe care le-ați făcut în încercarea de a rezolva problema și consecințele eșecului lor de a efectua plățile.
exemplu:
dragă Paul,
această scrisoare este foarte importantă și necesită atenția ta imediată. În ciuda trimiterii mai multor mementouri, nu ați făcut nicio încercare de a vă șterge soldul care este în mod serios depășit. Simțim că v-am acordat suficient timp și că am fost mai răbdători cu voi. Prin urmare, considerăm că nu există alt recurs decât să anulăm această datorie și să o raportăm ca o „pierdere a datoriei proaste” către ______________ printr-un depozit. Pentru a evita acest lucru, vă rugăm să remiteți plata astăzi pentru întreaga sumă datorată. Dacă nu reușiți să efectuați plata în următoarele trei zile, nu veți avea de ales decât să acționați.
următoarele facturi necesită atenția dvs. imediată:
Factură # data scadenței: ______________ suma:______________ + 4% taxe de întârziere, data evaluată: ______________
Opțiuni de plată: ______________
vă rugăm să ne informați cu privire la starea actuală a acestei plăți. Dacă aveți întrebări cu privire la această factură sau soldul datorat în contul dvs., vă rugăm să ne contactați imediat.
vă rugăm să ne contactați la (numărul de telefon) dacă doriți să stabiliți un plan de rambursare.
conform politicilor companiei noastre, perioada de plată este de 45 de zile. Vă rugăm să rețineți că, conform politicilor noastre, nu putem continua să facem afaceri cu un client care este în prezent expirat sau care a fost peste 60 de ani.
cu sinceritate,
Brian
scrisoare finală restante
există încă unele șanse de colectare pentru facturile care sunt peste 120 de zile restante, și, prin urmare, ar trebui să ia în considerare în continuare trimiterea de comunicare suplimentare. În scrisoarea dvs. finală, includeți consecința eșecului lor de a plăti datoria (datorii proaste-anulări, scor de credit) și orice altă limbă pentru a le informa că veți lua măsurile adecvate pentru a raporta delincvența lor agențiilor de colectare și altor organisme relevante.
exemplu:
dragă Paul,
această scrisoare necesită atenția ta imediată. În ciuda trimiterii mai multor e-mailuri și a efectuării mai multor apeluri pentru a vă plăti datoria, nu am primit niciun răspuns de la dvs. cu privire la contul dvs. grav delincvent. Simțim că ți-am dat mai mult decât suficient timp și că am fost mai răbdători cu tine. Prin urmare:
• considerăm că nu există nici un recurs, dar pentru a transmite contul dvs. la Agenția de colectare
• această acțiune va afecta grav rating de credit
vă rugăm să ne contactați imediat dacă doriți să configurați un plan de rambursare
următoarele sunt grav restante:
Factură: ____________________ data scadenței: suma + 4% comision de întârziere, data emiterii
Opțiuni de plată: ____________________
vă rugăm să ne informați cu privire la starea actuală a acestei plăți. Dacă aveți întrebări cu privire la această factură sau soldul datorat în contul dvs., vă rugăm să ne contactați imediat.
vă rugăm să ne contactați la (numărul de telefon) dacă doriți să stabiliți un plan de rambursare.
conform politicilor companiei noastre, perioada de plată este de 45 de zile. Vă rugăm să rețineți că, conform politicilor noastre, nu putem continua să facem afaceri cu un client care este în prezent expirat sau care a fost peste 60 de ani.
Cu stimă,
Brian
dacă trimiteți toate scrisorile restante clientului dvs. și nu reușesc să răspundă la scrisorile dvs., să efectueze plățile sau să stabilească un plan de plată cu dvs., puteți solicita asistență juridică prin trimiterea cazului la instanța pentru cereri mici dacă suma nu este imensă. Puteți căuta, de asemenea, servicii juridice pentru sfaturi cu privire la modul de a obține clientul să furnizeze soldul lor în cazul în care suma este mai mare decât limita de creanțe mici instanță.
conținutul de bază al scrisorii restante
- numele dvs. și adresa completă
- numele companiei dvs. și adresa completă a acesteia
- numele debitorului dvs. și adresa completă a acestuia
- data trimiterii scrisorii restante
- Detalii privind plata datorată de debitor
- suma de bani care este implicată în tranzacția
- data la care debitorul trebuia să vă plătească
- următorul termen de plată
- orice taxe suplimentare sau amenzi implicate din cauza întârzierii plăților
- o schiță a pașilor pe care compania dvs. o va lua în cazul în care debitorul nu răspunde pozitiv la scrisoarea scadentă
- semnătura persoanei sau ofițerului care trimite scrisoarea scadentă
când scrieți o scrisoare scadentă, ar trebui să explicați pe scurt Situația transnațională. Asigurați-vă că indicați clar elementele sale. De asemenea, asigurați-vă că sunteți politicos, dar ferm. Lăsați limba dvs. să fie clară și concisă. Nu în ultimul rând, indicați că plata de către debitor este necesară cu promptitudine înainte de a se lua orice măsură suplimentară.
nu face nici o amenințare. Controlează-ți emoția și împiedică-o să se varsă în scrisoarea din trecut. De asemenea, nu scrie o scrisoare din trecut, care este mai mare de 1 pagină.