sena betalningar är en vanlig företeelse för alla företag och kan hota solvens ett företag. Ju mer obetalda kundkonton du har desto större är likviditetsproblemet. Utestående skulder leder inte bara till stora ränteförluster, men om du slutar behöva kompensera betalningarna med lån måste du medföra extra kostnader.
jagar kunder att göra sina betalningar kan vara ganska frustrerande och obehagligt för ditt företag, och det kan äta upp din värdefulla tid och resurser. Därför anledningen till varför du bör lära dig att skriva och skicka en förfallna brev som kan hjälpa dig att förbättra kassaflödet och ställa ditt företag upp för framgång och göra hela processen mindre tröttsamt och uppmuntra dina kunder att göra sina betalningar mycket snabbare. Här är vad du bör göra:
Innehållsförteckning
skicka en proaktiv påminnelse
en proaktiv påminnelse skickas vanligtvis 7-15 dagar innan betalningen förfaller. Detta är vanligtvis en artig och vänlig påminnelse och kan betraktas som ett artighetssamtal. Börja med ”för din bekvämlighet” för att visa att detta inte är en gnagande e-post, bara en artighet samtal eller en bra gest.
Håll brevet personligt och vänligt och påminn dem om dina betalningsmetoder.
exempel:
kära Paul,
för din bekvämlighet vill jag skicka dig en snabb påminnelse om att betalningen för faktura A7165F kommer att betalas den 15 augusti 2020.
Du kan göra betalningarna via vårt bankkontonummer (nummer) eller via (alla andra betalningsmetoder du accepterar)
Jag hoppas att du har en underbar vila av din dag och ser fram emot att göra affärer med dig snart igen!
allt det bästa,
Brian
första förfallna bokstaven
det första förfallna brevet skickas vanligtvis den allra första dagen betalningen förfaller. Det är viktigt att låta kunden veta att du är medveten om deras brottslighet och att du är på toppen av dina kundfordringar. Genom att göra detta har du främjat en kultur där kunden prioriterar dina fakturor. I de flesta fall försenar de flesta kunder att göra sina betalningar på grund av desorganisation eller preferens för längre betalningsvillkor-inte ondska. Som sådan, din första förfallna brev bör vara hjärtlig men fast.
När du skriver ditt första förfallna brev, använd ett mer formellt språk för att visa din allvar och för att förhindra att sen betalning blir en personlig fråga. För att undvika spänning eller försvar, rama in brevet delikat genom att säga, ”ditt konto hos oss visas nu som förfallna.”Se till att du inkluderar hänvisningen till fakturan, det datum det berodde på och en kort påminnelse om din betalningspolicy.
Följ upp detta brev med ett samtal. Om möjligt kan du spela in din konversation för korrekt registrering. Om du inte får något svar på detta brev eller om de inte gör betalningarna, skicka om efter 45-50 dagar.
exempel:
kära Paul,
Vi vill informera dig om att ditt konto hos oss nu visas som förfallna.
vi vill ha denna faktura (fakturanummer) till din omedelbara uppmärksamhet.
Du kan göra betalningarna via vårt bankkontonummer (nummer) eller via (alla andra betalningsmetoder du accepterar)
Vi skulle verkligen uppskatta om du kunde meddela oss statusen för denna betalning. Ring oss på (telefonnummer) om du har några frågor angående saldot på ditt konto.
som du redan vet är våra Betalningsvillkor 45 dagar från dagen för utfärdandet av fakturan och en förseningsavgift på 4% debiteras ditt konto om betalningen inte tas emot inom 45 dagar från utfärdandedatumet.
Tack för att ägna din tid att delta i denna fråga och din fortsatta verksamhet.
Med vänliga hälsningar,
Brian
60 dagar förfallna brev
sannolikheten för framgångsrik insamling om en faktura är mellan 60-90 dagar förfallna. Det är viktigt att du följer upp samtal under denna period och skickar en serie strängmeddelanden. En faktura som är förfallen för denna långa är mindre sannolikt att bero på enkel desorganisation. Det är troligt att det finns en underliggande fråga. Detta brev ska vara fast, ha djärva ord och skrivas på ett formellt språk. Med tanke på den minskade sannolikheten för att samla in skulden framgångsrikt efter denna period, din uppföljning e-post bör innehålla en betalningsplan eller råd om hur de kan få lite hjälp att klara upp sin balans.
exempel:
kära Paul,
vi vill informera dig om att ditt konto nu har förfallit till 60 dagar för fakturan (fakturanummer)
det här problemet kräver din omedelbara uppmärksamhet. Vänligen gör din betalning så snart som möjligt.
faktura # förfallodatum: __________ belopp:______________ + 4% förseningsavgifter, bedömt datum: ______________
betalningsalternativ: __________
Vänligen informera oss om aktuell status för denna betalning. Om du har några frågor angående denna faktura eller saldot på ditt konto, vänligen kontakta oss omedelbart.
Vi kommer att fortsätta att nå dig för att försöka lösa denna fråga.
enligt vår företagspolicy är betalningsperioden 45 dagar. Observera att enligt våra policyer kan vi inte fortsätta göra affärer med en kund som för närvarande är förfallen eller som har varit 60+ förfallen.
Med vänliga hälsningar,
Brian
90 dagar förfallna brev
90-120 dagar förfallna fakturor är betydligt svårare att samla på. Din uppföljning e-post och samtal bör vara fast och formell och bör använda olika taktik såsom fetstil eller förstorade teckensnitt. Brevet bör också ange de många försök du har gjort för att försöka få problemet löst och konsekvenserna av deras underlåtenhet att göra betalningarna.
exempel:
kära Paul,
detta brev är mycket viktigt och kräver din omedelbara uppmärksamhet. Trots att du skickat flera påminnelser har du inte gjort något försök att rensa ditt saldo som är allvarligt förfallet. Vi känner att vi har gett dig tillräckligt med tid och att vi har varit mer tålmodiga med dig. Därför anser vi att det inte finns någon annan möjlighet än att skriva av denna skuld och rapportera den som en ”dålig skuldförlust” till ______________ genom en arkivering. För att undvika detta, vänligen skicka din betalning idag för hela beloppet. Om du inte betalar inom de närmaste tre dagarna har du inget annat val än att agera.
följande fakturor kräver din omedelbara uppmärksamhet:
faktura # förfallodatum: ______________ belopp:______________ + 4% förseningsavgifter, bedömt datum: ______________
betalningsalternativ: ______________
Vänligen informera oss om aktuell status för denna betalning. Om du har några frågor om denna faktura eller saldot på ditt konto, vänligen kontakta oss omedelbart.
vänligen kontakta oss på (telefonnummer) om du vill skapa en återbetalningsplan.
enligt vår företagspolicy är betalningsperioden 45 dagar. Observera att enligt våra policyer kan vi inte fortsätta göra affärer med en kund som för närvarande är förfallen eller som har varit 60+ förfallen.
Med vänliga hälsningar,
Brian
sista förfallna brev
det finns fortfarande en viss chans att samla in fakturor som är över 120 dagar förfallna, och därför bör du fortfarande överväga att skicka ytterligare kommunikation. I ditt sista brev, inkludera konsekvensen av deras underlåtenhet att betala skulden (osäkra fordringar-avskrivningar, kreditpoäng) och något annat språk för att låta dem veta att du kommer att vidta lämpliga åtgärder för att rapportera deras brottslighet till inkassobyråer och andra relevanta organ.
exempel:
kära Paul,
detta brev kräver din omedelbara uppmärksamhet. Trots att du skickade flera e-postmeddelanden och ringde flera samtal för att få dig att betala din skuld, vi har inte fått något svar från dig om ditt allvarligt brottsliga konto. Vi känner att vi har gett dig mer än tillräckligt med tid och att vi har varit mer tålmodiga med dig. Därför:
• vi anser att det inte finns något annat sätt än att vidarebefordra ditt konto till inkassobyrån
• * denna åtgärd kommer att påverka dina kreditbetyg allvarligt
vänligen kontakta oss omedelbart om du vill skapa en återbetalningsplan
Följande är allvarligt förfallna:
faktura: ____________________ förfallodatum: belopp + 4% förseningsavgift, utfärdat Datum
betalningsalternativ: ____________________
Vänligen informera oss om aktuell status för denna betalning. Om du har några frågor om denna faktura eller saldot på ditt konto, vänligen kontakta oss omedelbart.
vänligen kontakta oss på (telefonnummer) om du vill skapa en återbetalningsplan.
enligt vår företagspolicy är betalningsperioden 45 dagar. Observera att enligt våra policyer kan vi inte fortsätta göra affärer med en kund som för närvarande är förfallen eller som har varit 60+ förfallen.
Med vänliga hälsningar,
Brian
om du skickar ut alla förfallna brev till din klient och de inte svarar på dina brev, gör sina betalningar eller skapar en betalningsplan med dig, kan du söka juridisk hjälp genom att ta ärendet till domstolen om beloppet inte är stort. Du kan också söka juridiska tjänster för råd om hur man får kunden att lämna sin balans om beloppet ligger över gränsen för småmålsdomstolen.
grundläggande innehållet i förfallna brev
- ditt namn och fullständig adress
- namnet på ditt företag och dess fullständiga adress
- namnet på din gäldenär och deras fullständiga adress
- det datum då det förfallna brevet skickas
- detaljer om den betalning som gäldenären är skyldig
- summa pengar som är inblandade i transaktionen
- det datum då gäldenären skulle betala dig
- nästa tidsfrist för betalning
- eventuella extra avgifter eller böter på grund av sen betalning
- en översikt över stegen vilket ditt företag kommer att ta om gäldenären inte svarar positivt på det förfallna brevet
- undertecknandet av den person eller tjänsteman som skickar det förfallna brevet
när du skriver ett förfallna brev bör du förklara den transnationella situationen kortfattat. Se till att ange dess element tydligt. Se också till att du är artig men fast. Låt ditt språk vara tydligt och koncist. Sist men inte minst, ange att betalning av gäldenären krävs omedelbart innan ytterligare åtgärder vidtas.
gör inga hot. Kontrollera dina känslor och förhindra att det spiller in i det förflutna brevet. Skriv inte heller ett förfallna brev som är längre än 1 sida.