Les paiements en retard sont courants pour toute entreprise et peuvent menacer la solvabilité d’une entreprise. Plus vous avez de comptes clients impayés, plus le problème de liquidité est important. Les dettes impayées entraînent non seulement d’énormes pertes d’intérêts, mais si vous devez compenser les paiements par des prêts, vous devrez engager des coûts supplémentaires.
Chasser les clients pour effectuer leurs paiements peut être assez frustrant et inconfortable pour votre entreprise, et cela peut consommer votre temps et vos ressources précieux. D’où la raison pour laquelle vous devriez apprendre à rédiger et à envoyer une lettre en souffrance qui peut vous aider à améliorer les flux de trésorerie et à préparer votre entreprise au succès, à rendre l’ensemble du processus moins fatigant et à encourager vos clients à effectuer leurs paiements beaucoup plus rapidement. Voici ce que vous devriez faire:
Table des matières
Envoyer un rappel proactif
Un rappel proactif est généralement envoyé 7 à 15 jours avant l’échéance du paiement. Il s’agit généralement d’un rappel poli et amical et peut être considéré comme un appel de courtoisie. Commencez par ”Pour votre commodité » pour montrer qu’il ne s’agit pas d’un e-mail lancinant, simplement d’un appel de courtoisie ou d’un geste utile.
Gardez la lettre personnelle et amicale, et rappelez-leur vos méthodes de paiement.
Exemple:
Cher Paul,
Pour votre commodité, je voudrais vous rappeler rapidement que le paiement de la Facture A7165F sera dû le 15 août 2020.
Vous pouvez effectuer les paiements via notre numéro de compte bancaire (numéro) ou via (tout autre moyen de paiement que vous acceptez)
J’espère que vous passerez une merveilleuse journée et que vous aurez hâte de faire à nouveau affaire avec vous bientôt!
Tout le meilleur,
Brian
Première lettre en souffrance
La première lettre en souffrance est généralement envoyée le premier jour où le paiement est dû. Il est important de faire savoir au client que vous êtes au courant de son retard et que vous êtes au-dessus de vos comptes clients. Ce faisant, vous aurez favorisé une culture où le client priorise vos factures. Dans la plupart des cas, la plupart des clients tardent à effectuer leurs paiements en raison de la désorganisation ou de la préférence pour des délais de paiement plus longs – et non de la malveillance. En tant que tel, votre première lettre en souffrance doit être cordiale mais ferme.
Lorsque vous rédigez votre première lettre en souffrance, utilisez un langage plus formel pour montrer votre sérieux et éviter que le retard de paiement ne devienne un problème personnel. Pour éviter les tensions ou la défensive, encadrez délicatement la lettre en disant: « Votre compte chez nous apparaît maintenant comme étant en souffrance. »Assurez-vous d’inclure la référence à la facture, la date d’échéance et un bref rappel de votre politique de paiement.
Suivez cette lettre par un appel. Si possible, vous pouvez enregistrer votre conversation pour une tenue de dossiers précise. Si vous n’obtenez aucune réponse à cette lettre ou s’ils ne parviennent pas à effectuer les paiements, renvoyez-la après 45 à 50 jours.
Exemple:
Cher Paul,
Nous tenons à vous informer que votre compte chez nous apparaît désormais comme étant en souffrance.
Nous aimerions que cette facture (numéro de facture) soit portée à votre attention immédiate.
Vous pouvez effectuer les paiements via notre numéro de compte bancaire (numéro) ou via (tout autre moyen de paiement que vous acceptez)
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous faire part de l’état de ce paiement. Veuillez nous appeler au (numéro de téléphone) si vous avez des questions concernant le solde dû sur votre compte.
Comme vous le savez déjà, nos conditions de paiement sont de 45 jours à compter de la Date d’émission de la facture, et des frais de retard de 4% sont facturés sur votre compte si le paiement n’est pas reçu dans les 45 jours suivant la Date d’émission.
Merci de consacrer votre temps à ce problème et à la poursuite de vos activités.
Cordialement,
Brian
Lettre de 60 jours en souffrance
La probabilité d’un recouvrement réussi si une facture est entre 60 et 90 jours en retard. Il est important que vous suiviez les appels pendant cette période et que vous envoyiez une série d’e-mails de chaîne. Une facture qui est en souffrance depuis si longtemps est moins susceptible d’être due à une simple désorganisation. Il est probable qu’il y ait un problème sous-jacent. Cette lettre doit être ferme, comporter des mots en gras et être écrite dans un langage formel. Compte tenu de la probabilité réduite de recouvrer la dette avec succès après cette période, vos courriels de suivi doivent inclure un plan de paiement ou des conseils sur la façon dont ils peuvent obtenir de l’aide pour éclaircir leur solde.
Exemple:
Cher Paul,
Nous tenons à vous informer que votre compte est maintenant en RETARD de 60 jours pour la facture (numéro de facture)
Ce problème nécessite votre attention immédiate. Veuillez effectuer votre paiement dès que possible.
Date d’échéance de la facture: __________ Montant:______________ + 4% frais de retard, date d’évaluation: ______________
Options de paiement: __________
Veuillez nous informer de l’état actuel de ce paiement. Si vous avez des questions concernant cette facture ou le solde dû sur votre compte, veuillez nous contacter immédiatement.
Nous continuerons à vous joindre pour essayer de résoudre cette question.
Selon les politiques de notre entreprise, le délai de paiement est de 45 jours. Veuillez noter que conformément à nos politiques, nous ne pouvons pas continuer à faire des affaires avec un client qui est actuellement en souffrance ou qui a 60 ans ou plus.
Sincèrement,
Brian
Lettre en souffrance de 90 jours
Les factures en souffrance de 90 à 120 jours sont beaucoup plus difficiles à recouvrer. Vos courriels et appels de suivi doivent être fermes et formels et utiliser différentes tactiques telles que du texte en gras ou des polices agrandies. La lettre doit également indiquer les nombreuses tentatives que vous avez faites pour tenter de résoudre le problème et les conséquences de leur incapacité à effectuer les paiements.
Exemple:
Cher Paul,
Cette lettre est très importante et nécessite votre attention immédiate. Malgré l’envoi de plusieurs rappels, vous n’avez pas tenté d’effacer votre solde qui est sérieusement en souffrance. Nous pensons que nous vous avons donné suffisamment de temps et que nous avons été plus patients avec vous. Par conséquent, nous pensons qu’il n’y a pas d’autre recours que de radier cette dette et de la déclarer comme une « perte de créances douteuses » au ______________ par un dépôt. Pour éviter cela, veuillez remettre votre paiement aujourd’hui pour le montant total dû. Si vous ne parvenez pas à effectuer le paiement dans les trois prochains jours, vous n’aurez d’autre choix que d’agir.
La ou les factures suivantes nécessitent votre attention immédiate :
No de facture Date d’échéance: ______________ Montant:______________ + 4% frais de retard, date d’évaluation: ______________
Options de paiement: ______________
Veuillez nous informer de l’état actuel de ce paiement. Si vous avez des questions concernant cette facture ou le solde dû sur votre compte, veuillez nous contacter immédiatement.
Veuillez nous contacter au (numéro de téléphone) si vous souhaitez mettre en place un plan de remboursement.
Selon les politiques de notre entreprise, le délai de paiement est de 45 jours. Veuillez noter que conformément à nos politiques, nous ne pouvons pas continuer à faire des affaires avec un client qui est actuellement en souffrance ou qui a 60 ans ou plus.
Sincèrement,
Brian
Lettre finale en souffrance
Il y a encore une chance de recouvrement pour les factures qui sont en retard de plus de 120 jours, et par conséquent, vous devriez toujours envisager d’envoyer une communication supplémentaire. Dans votre lettre finale, incluez les conséquences de leur non-paiement de la dette (créances irrécouvrables – radiations, pointage de crédit) et toute autre langue pour leur faire savoir que vous prendrez les mesures appropriées pour signaler leur retard aux agences de recouvrement et autres organismes compétents.
Exemple:
Cher Paul,
Cette lettre nécessite votre attention immédiate. Malgré l’envoi de plusieurs courriels et plusieurs appels pour vous faire payer votre dette, nous n’avons reçu aucune réponse de votre part concernant votre compte sérieusement en souffrance. Nous pensons que nous vous avons donné plus qu’assez de temps et que nous avons été plus patients avec vous. Par conséquent:
•Nous pensons qu’il n’y a pas d’autre recours que de transférer votre compte à l’agence de recouvrement
•Cette action affectera gravement vos notes de crédit
Veuillez nous contacter immédiatement si vous souhaitez mettre en place un plan de remboursement
Les éléments suivants sont gravement en souffrance:
Facture: ____________________ Date d’échéance : Montant + 4% de frais de retard, date d’émission
Options de paiement: ____________________
Veuillez nous informer de l’état actuel de ce paiement. Si vous avez des questions concernant cette facture ou le solde dû sur votre compte, veuillez nous contacter immédiatement.
Veuillez nous contacter au (numéro de téléphone) si vous souhaitez mettre en place un plan de remboursement.
Selon les politiques de notre entreprise, le délai de paiement est de 45 jours. Veuillez noter que conformément à nos politiques, nous ne pouvons pas continuer à faire des affaires avec un client qui est actuellement en souffrance ou qui a 60 ans ou plus.
Sincèrement,
Brian
Si vous envoyez toutes les lettres en souffrance à votre client et qu’il ne répond pas à vos lettres, n’effectue pas ses paiements ou n’établit pas de plan de paiement avec vous, vous pouvez demander une assistance juridique en portant l’affaire devant la cour des petites créances si le montant n’est pas énorme. Vous pouvez également consulter des services juridiques pour obtenir des conseils sur la façon d’amener le client à fournir son solde si le montant dépasse la limite de la cour des petites créances.
Contenu de base de la lettre en souffrance
- Votre nom et votre adresse complète
- Le nom de votre société et son adresse complète
- Le nom de votre débiteur et leur adresse complète
- La date à laquelle la Lettre en souffrance est envoyée
- Détails du paiement dû par le débiteur
- Montant d’argent qui est impliqué dans la transaction
- La date à laquelle le débiteur était censé vous payer
- La prochaine échéance de paiement
- Tous les frais ou amendes supplémentaires liés à un retard de paiement
- Un aperçu des étapes que votre entreprise prendra au cas où le débiteur ne répond pas positivement à la Lettre en Souffrance
- La signature de la personne ou du dirigeant qui envoie la Lettre en Souffrance
Lors de la rédaction d’une Lettre en Souffrance, vous devez expliquer brièvement la situation transnationale. Assurez-vous d’indiquer clairement ses éléments. Assurez-vous également d’être poli mais ferme. Laissez votre langage être clair et concis. Enfin, indiquez que le paiement par le débiteur est requis rapidement avant toute autre mesure.
Ne faites aucune menace. Contrôlez votre émotion et empêchez-la de se répandre dans la lettre en souffrance. De plus, n’écrivez pas de lettre en souffrance de plus de 1 page.