I ritardi di pagamento sono un evento comune per qualsiasi attività commerciale e possono minacciare la solvibilità di una società. I conti dei clienti più non pagati che hai, maggiore è il problema di liquidità. Debiti non solo portare a enormi perdite di interesse, ma se si finisce per dover compensare i pagamenti con prestiti, si dovrà sostenere costi aggiuntivi.
Inseguire i clienti per effettuare i loro pagamenti può essere piuttosto frustrante e scomodo per il tuo business, e può consumare il tuo tempo prezioso e risorse. Da qui il motivo per cui si dovrebbe imparare a scrivere e inviare una lettera dovuta passato che può aiutare a migliorare il flusso di cassa e impostare il vostro business per il successo e rendere l’intero processo meno faticoso e incoraggiare i vostri clienti a fare i loro pagamenti molto più veloce. Ecco cosa dovresti fare:
Sommario
Invia un promemoria proattivo
Un promemoria proattivo viene solitamente inviato 7-15 giorni prima della scadenza del pagamento. Questo è di solito un promemoria educato e amichevole e può essere considerato come una chiamata di cortesia. Inizia con “Per la vostra convenienza” per dimostrare che questo non è un fastidioso e-mail, semplicemente una chiamata di cortesia o un gesto utile.
Mantieni la lettera personale e amichevole e ricorda loro i tuoi metodi di pagamento.
Esempio:
Caro Paul,
Per vostra comodità, vorrei inviarvi un rapido promemoria che il pagamento per la fattura A7165F sarà dovuto il 15 agosto 2020.
Puoi effettuare i pagamenti tramite il nostro numero di conto bancario (numero) o tramite (qualsiasi altro metodo di pagamento che accetti)
Spero che tu abbia un meraviglioso riposo della tua giornata e non vedo l’ora di fare affari con te di nuovo presto!
Tutto il meglio,
Brian
Prima lettera scaduta
La prima lettera scaduta viene solitamente inviata il primo giorno in cui è dovuto il pagamento. È importante far sapere al cliente che sei a conoscenza della loro delinquenza e che sei in cima ai tuoi crediti. In questo modo, avrai promosso una cultura in cui il cliente dà la priorità alle tue fatture. Nella maggior parte dei casi, la maggior parte dei clienti ritardare nel fare i loro pagamenti a causa di disorganizzazione o preferenza per termini di pagamento più lunghi-non malizia. Come tale, la vostra prima lettera dovuta passato dovrebbe essere cordiale ma ferma.
Quando scrivi la tua prima lettera scaduta, usa un linguaggio più formale per mostrare la tua serietà e per evitare che il ritardo nel pagamento diventi un problema personale. Per evitare tensioni o difese, inquadrare delicatamente la lettera dicendo: “Il tuo account con noi ora appare come scaduto.”Assicurati di includere il riferimento alla fattura, la data di scadenza e un breve promemoria della tua politica di pagamento.
Segui questa lettera con una chiamata. Se possibile, è possibile registrare la conversazione per un accurato record-keeping. Se non si ottiene alcuna risposta a questa lettera o se non riescono a effettuare i pagamenti, ci risentiamo dopo 45-50 giorni.
Esempio:
Caro Paul,
Vorremmo informarti che il tuo account con noi ora appare come scaduto.
Vorremmo questa fattura (numero di fattura) alla vostra attenzione immediata.
È possibile effettuare i pagamenti tramite il nostro numero di conto bancario (numero) o via (tutti gli altri metodi di pagamento si accettano)
Saremmo davvero grati se si potesse farci sapere lo stato di questo pagamento. Si prega di telefonare al (numero di telefono) se avete domande riguardanti il saldo dovuto sul tuo conto.
Come già sapete, i nostri termini di pagamento sono 45 giorni dalla data di emissione della fattura, e una tassa di ritardo del 4% viene addebitato sul tuo conto se il pagamento non viene ricevuto entro i 45 giorni dalla data di emissione.
Grazie per aver dedicato il vostro tempo a partecipare a questo problema e il vostro business continuato.
Cordiali saluti,
Brian
60 Giorni Lettera scaduta
La probabilità di raccolta riuscita se una fattura è tra 60-90 giorni scaduti. È importante seguire le chiamate durante questo periodo e inviare una serie di e-mail di stringhe. Una fattura scaduta per così tanto tempo è meno probabile che sia dovuta a semplice disorganizzazione. È probabile che ci sia un problema di fondo. Questa lettera dovrebbe essere ferma, avere parole in grassetto ed essere scritta in un linguaggio formale. Data la ridotta probabilità di raccogliere il debito con successo dopo questo periodo, il tuo follow-up email dovrebbe includere un piano di pagamento o consigli su come possono ottenere qualche assistenza per chiarire il loro equilibrio.
Esempio:
Caro Paul,
Ti informiamo che il tuo account è SCADUTO da 60 giorni per la fattura (numero di fattura)
Questo problema richiede la tua attenzione immediata. Si prega di effettuare il pagamento il più presto possibile.
Fattura # Data di scadenza: __________ Importo:______________ + 4% tasse in ritardo, data valutata: ______________
Opzioni di pagamento: __________
Gentilmente informarci per quanto riguarda lo stato attuale di questo pagamento. Se avete domande riguardanti questa fattura o il saldo dovuto sul vostro conto, vi preghiamo di contattarci immediatamente.
Continueremo a contattarti per cercare di risolvere la questione.
Secondo le nostre politiche aziendali, il periodo di pagamento è di 45 giorni. Si prega di notare che, secondo le nostre politiche, non siamo in grado di continuare a fare affari con un cliente che è attualmente scaduta, o che è stato 60+ dovuto.
Sinceramente,
Brian
90 giorni Lettera scaduta
90-120 giorni fatture scadute sono significativamente più difficili da raccogliere su. Il tuo follow-up e-mail e le chiamate dovrebbero essere ferma e formale e dovrebbe utilizzare diverse tattiche come testo in grassetto o caratteri ingranditi. La lettera dovrebbe anche indicare i numerosi tentativi che hai fatto nel tentativo di risolvere il problema e le conseguenze della loro incapacità di effettuare i pagamenti.
Esempio:
Caro Paul,
Questa lettera è molto importante e richiede la tua attenzione immediata. Nonostante l’invio di diversi promemoria, non hai fatto alcun tentativo di cancellare il saldo che è seriamente scaduto. Riteniamo di avervi dato abbastanza tempo e di essere stati più pazienti con voi. Pertanto, riteniamo che non vi sia altro ricorso se non quello di cancellare questo debito e segnalarlo come una “perdita di crediti inesigibili” al ______________ attraverso un deposito. Per evitare questo, si prega di rimettere il pagamento oggi per l’intero importo dovuto. Se non si riesce a effettuare il pagamento entro i prossimi tre giorni, si avrà altra scelta che agire.
Le seguenti fatture richiedono la vostra attenzione immediata:
Fattura # Data di scadenza: ______________ Importo:______________ + 4% tasse in ritardo, data valutata: ______________
Opzioni di pagamento: ______________
Gentilmente informarci per quanto riguarda lo stato attuale di questo pagamento. Se avete domande su questa fattura o sul saldo dovuto sul vostro conto, vi preghiamo di contattarci immediatamente.
Si prega di contattarci su (numero di telefono) se si desidera impostare un piano di rimborso.
Secondo le nostre politiche aziendali, il periodo di pagamento è di 45 giorni. Si prega di notare che, secondo le nostre politiche, non siamo in grado di continuare a fare affari con un cliente che è attualmente scaduta, o che è stato 60+ dovuto.
Sinceramente,
Brian
Lettera finale scaduta
C’è ancora qualche possibilità di riscossione per le fatture che sono oltre 120 giorni scaduti, e quindi, si dovrebbe ancora considerare l’invio di ulteriori comunicazioni. Nella vostra lettera finale, includere la conseguenza del loro mancato pagamento del debito (crediti inesigibili-write-off, punteggio di credito) e qualsiasi altra lingua per far loro sapere che si sarà prendere le azioni appropriate per segnalare la loro delinquenza alle agenzie di raccolta e altri organismi competenti.
Esempio:
Caro Paul,
Questa lettera richiede la tua attenzione immediata. Nonostante l’invio di diverse e-mail e di effettuare diverse chiamate per arrivare a pagare il debito, non abbiamo ricevuto alcuna risposta da voi circa il vostro account gravemente delinquente. Sentiamo di averti dato più che abbastanza tempo e di essere stato più paziente con te. Quindi:
• Abbiamo la sensazione che non vi è alcun ricorso, ma per inoltrare il tuo account per l’agenzia di raccolta
• Questa azione sarà compromettere seriamente il vostro rating di credito
Gentilmente di contattarci immediatamente se si desidera impostare un piano di rimborso
di seguito sono gravemente a causa del passato:
Fattura: ____________________ Data di scadenza: Importo +4% per il ritardo, rilasciato in Data
le opzioni di Pagamento: ____________________
vi preghiamo Gentilmente di informarci sullo stato attuale di questo pagamento. Se avete domande su questa fattura o sul saldo dovuto sul vostro conto, vi preghiamo di contattarci immediatamente.
Si prega di contattarci su (numero di telefono) se si desidera impostare un piano di rimborso.
Secondo le nostre politiche aziendali, il periodo di pagamento è di 45 giorni. Si prega di notare che, secondo le nostre politiche, non siamo in grado di continuare a fare affari con un cliente che è attualmente scaduta, o che è stato 60+ dovuto.
cordiali saluti,
Brian
Se si invia tutti scaduti lettere al suo cliente e non riescono a rispondere alle vostre lettere, effettuare i loro pagamenti, o di impostare un piano di pagamento con voi, si può cercare assistenza legale da portare il caso alla corte di modesta entità se l’importo non è enorme. È inoltre possibile cercare servizi legali per consigli su come ottenere il cliente a fornire il loro equilibrio se l’importo è al di sopra del limite di tribunale per controversie di modesta entità.
i contenuti di Base del passato a causa della lettera
- il Tuo nome e indirizzo completo
- è Il nome della società e indirizzo completo
- Il nome del debitore e il loro indirizzo completo
- la data in cui Il Passato a Causa della Lettera è stato inviato
- Dettagli del pagamento dovuto dal debitore
- Quantità di denaro che è coinvolto nella transazione
- La data in cui il debitore doveva pagare
- La prossima scadenza per il pagamento
- ulteriori tasse o multe coinvolti a causa del ritardo di pagamento
- Una descrizione dei passaggi che la tua azienda prenderà nel caso in cui il debitore non risponda positivamente alla Lettera scaduta
- La firma della persona o del funzionario che invia la lettera scaduta
Quando scrivi una lettera scaduta, dovresti spiegare brevemente la situazione transnazionale. Assicurati di indicare chiaramente i suoi elementi. Inoltre, assicurati di essere educato ma fermo. Lascia che la tua lingua sia chiara e concisa. Ultimo ma non meno importante, indicare che il pagamento da parte del debitore è richiesto tempestivamente prima di qualsiasi ulteriore azione è intrapresa.
Non fare minacce. Controlla la tua emozione e impedirgli di versare nella lettera dovuta passato. Inoltre, non scrivere una lettera scaduta che è più lunga di 1 pagina.